אתה מכיר את המיילים האלה שקראת פעם אחת, קורא שוב, ועדיין לא בטוח מה השולח מנסה לומר? זה מעצבן, נכון? כולנו מזהים דוא"ל נורא כשאנחנו מקבלים אחד, אבל לעתים קרובות אנו אשמים באותם חטאים באימייל בעצמנו.
זה נראה ברור מאליו: כדי להיות מובן, כל צורה של תקשורת צריכה בהירות. אבל דוא"ל הוא אמצעי מהיר, וערכי כתיבה חיוניים כמו בהירות תופסים לעתים קרובות את המושב האחורי לזמן. הבעיה: במקום להקדיש כמה דקות נוספות כדי לקרוא מחדש ולבדוק את הדוא"ל שלך, אתה שולח אותו, אף אחד לא מבין אותו, ואתה משקיע יותר זמן בפיתוחרַעתִקשׁוֹרֶת.
בוא נדבר קצת על איך אתה יכול להציג יותר בהירות בדוא"ל שלך.
הערה: כשאנחנו מדברים על ערכי כתיבת דוא"ל השבוע, אנחנו מדברים בעיקר על דוא"ל הקשור לעבודה. אם אתה שולח פתק לחבר, השתגע עם כל סגנון כתיבה שאתה מעדיף.
זבל נכנס, זבל יוצא
כמו שג'ינה צירפה את זהספר Lifehacker:
הפתגם הישן של מדעי המחשב, Garbage in, garbage out (GIGO) אומר שאם אתה נותן למחשב קלט שגוי, הוא מחזיר פלט חסר תועלת. בני אדם הרבה יותר סלחניים ממחשבים, אבל במובנים רבים GIGO חלה גם על התכתבות באימייל.
כשאתה כותב (או עורך) את האימייל שלך, מטרת הדוא"ל שלך צריכה להיות ברורה משורת הנושא ולשמור על בהירות זו לאורך כל הדרך. אל תגרמו לנמען לפענח את מה שאתם רוצים. היו מקדימים מההתחלה ואל תבלבלו את המייל שלכם בשפה מיותרת.
בהירות עדיפה על פיקחות
אולי אתה מתאר לעצמך מפתח מילים מופתי, אבל אל תיתן למילים שלך להפריע למסר שלך. באמנות התכנות יוניקס, הסופר אריק סטיבן ריימונד מציג אתיסודות הפילוסופיה של יוניקס, וכפי שעשינוציין לפני, כללים אלה חלים לעתים קרובות יפה על תחומים אחרים של פרודוקטיביות אישית.
קחו למשל את כלל הבהירות, הטוען כי "עדיפה בהירות על פיקחות". אנו מקבלים מאות מיילים בתיבת הדואר הנכנס של Lifehacker מדי יום, ואני מודה לאלים בכל פעם שאני רואה מייל עם שורת נושא ברורה ושאלה, הצעה או טיפ שקל לגרור; אני מקלל את ספקי האימייל בכל פעם שההודעה קבורה בשפתה.
בפעם הבאה שאתה כותב דוא"ל, הקדש גרם נוסף של תשומת לב לבהירות. האם אתה יכול להבין על מה הדוא"ל לפי שורת הנושא? האם אתה קובר את ההודעה שלך? אם לא, כל הכבוד לך! אם אינך קדוש (אני לא), העריך מחדש את הודעות האימייל שלך שגויות. חוסר בהירות הוא כמעט תמיד האשם בתיבת הדואר הנכנס שלי.
מה איתך? בואו לשמוע על כללי המייל שאתם חיים לפיהם בתגובות.