ניהול הזרם הקבוע של הדואר האלקטרוני שמתאסף בתיבת הדואר הנכנס שלך מדי יום יכול להרגיש כמו משימה בלתי אפשרית. לפני זמן לא רב, שמרתי בתוכנת האימייל שלי רשימה מתארכת של תיקיות כדי לעקוב אחר הודעות לפי נושא, שולח, פרויקט, דחיפות וכל הקשר אחר שנראה רלוונטי באותה שעה. הייתי מבלה הרבה זמן בגרירה ושחרור בזהירות של כל הודעה מתיבת הדואר הנכנס שלי לתיקיה שנראתה שייכת לאותו יום. לאחר זמן מה היו לי כל כך הרבה תיקיות המערכת הייתה חסרת תועלת לחלוטין. חלק מהתיקיות - גם לאחר עבודת היצירה והאיכלוס שלהן - בקושי פתחתי שוב.
מאז הקטנתי את דלי האימייל שלי לשלושה בלבד: מה שאני מכנה השלישייה האמינה. תוך שימוש בכמה תיקיות פשוטות המבוססות על פעולה, נדרשת מעט מאוד מחשבה כדי לשמור על הדוא"ל שלי ועל תיבת דואר נכנס ריקה באופן עקבי.
פֶּתֶק:מערכת זו היא שינוי של המצויןמהפך תיבת הדואר הנכנסשיטה שפורסמה בMacworldבאפריל 2005 על ידי המלך שלתיבת דואר נכנס אפסמרלין מאן. אני משתמש במערכת של מרלין מאז פרסום המאמר ובמהלך הזמן הזה הוריד את הגרסה שלי מ-5 עד 3 התיקיות המוצעות שלו.
שלישיית האמון
מַעֲקָב
הודעות אלו מייצגות משימות שעליך לבצע; בין אם זו תגובה שתיקח יותר משתי דקות (כל דבר פחות מזה, פשוט תגיב במקום!) או איזושהי פעולה. כל ההודעות הללו מייצגות פריט ברשימת המטלות שלך.
דוגמאות להודעות שעשויות להגיע לכאן כוללות: בקשה לעדכן את אתר האינטרנט, או הודעה מחבר תיכון שאבד מזמן שלא דיברת איתו שנים שאתה רוצה להקדיש זמן לכתיבה עם עדכונים על חייך . כדי לוודא שאתה באמת עוקב אחר ההודעות בתיקייה זו, עליך לעיין בה באופן קבוע. לחילופין, כאשר אתה מוסיף הודעה לתיקיה זו, וודא שאתהגַםהוסף אותו לרשימת המטלות שלך. הנה עוד כיצד לעשות זאתלהפריד את האימייל שלך מהמטלות שלך.
ארכיון
תיקיית הארכיון היא ספריית ההפניה לדוא"ל ארוכת הטווח שלך. הצב את כל ההודעות המכילות מידע שאולי תרצה לאחזר בשלב מסוים בעתיד ארוך הטווח בארכיון. כל השרשורים שהושלמו, הבקשות שהושלמו, התזכירים שקראת, השאלות שענית עליהן ודואר האלקטרוני של הפרויקט שהושלם נכנס לארכיון. בעיקרון, בכל פעם שדוא"ל "נסגר", אבל אתה עשוי למצוא אותו שימושי בשלב מסוים בעתיד, שים אותו בארכיון.
השלכת הכל ישירות לארכיון עשויה להיראות מפחידה עבור מגישים מסורים. זה היה בשבילי בהתחלה. עם זאת, הארכיון הוא ה"ערימה" שלך לעומת "קובץ;" רק זכור שזה ניתן לחיפוש לחלוטין, וכל הודעה שתציב שם תהיה ניתנת לאחזור באמצעות שאילתה מעוצבת היטב.
לְהַחזִיק
תיקיית החזק היא עט החזקה זמני עבור הודעות חשובות שתזדקק להן גישה מהירה במהלך הימים הקרובים. אם אתה מחכה שמישהו אחר יחזור אליך עם מידע חיוני, או שאתה מנהל שרשור על נושא רגיש לזמן, שמור אותו בתיקיית החזקה. עבורכם GTDers, פריטים בתיקיית Hold עשויים להתכתב עם פריטים בשבועות הקרובים בקובץ הטיקלר שלכם.
דוגמאות להודעות שייכנסו ל-Hold הן: מספר אישור של FedEx למשלוח שבדרך, או הודעה מעמית לעבודה שאומרת, "אחזור אליך ביום שלישי בנושא הפרויקט הגדול".
יש לסקור את התיקיה הזו על בסיס קבוע ולנקות אותה מכיוון שאין צורך עוד בתוכן ההודעה (כלומר, ש-FedEx נמסר או שעמיתך יחזור אליך).
רוקן את תיבת הדואר הנכנס שלך
כעת, כשטריו מהימנה במקום, הגיע הזמן לרוקן את תיבת הדואר הנכנס שלך. בין אם אתה מתחיל בתיבת דואר נכנס עמוסה מדי עם חודשים של הודעות או 2 תריסר שהגיעו מאז פגישת העיבוד האחרונה שלך, השיטה זהה. החל מההודעה הישנה ביותר, פתח אותה ו:
אם זה מצריך תגובה או פעולה שייקח פחות מדקה אחת כדי להשלים, עשה זאת במקום ולאחר מכן העבר את ההודעה לארכיון.
אם היא דורשת פעולה מצידך שייקח יותר מדקה אחת להשלמתה, העבר אותה לתיקיית המעקב.
אם זה פיסת מידע או הבטחה שאתה מחכה לה ממישהו אחר, העבר אותה ל-Hold.
אם זו הודעת מידע שאולי תרצה להתייחס אליה מאוחר יותר, העבר אותה לארכיון.
אם זה לא מועיל, מחק אותו.
שטפו, שטפו וחזרו על כל הודעה בתיבת הדואר הנכנס שלכם עד שהיא ריקה לחלוטין.
שמור אותו ריק
לאחר שהורדת את תיבת הדואר הנכנס שלך לאפס הודעות, שמירה על כך היא עניין של לחזור על התהליך שלמעלה כמה פעמים ביום. תזמן זמנים לעיבוד דוא"ל לתוך לוח הזמנים שלך - כמו פעם ראשונה בבוקר, פעם אחת אחרי ארוחת צהריים ופעם אחר הצהריים המאוחרות. אמן את עצמך לפעול לפי כלל הזהב:
לעולם אל תשאיר הודעת דוא"ל קריאה בתיבת הדואר הנכנס שלך.
התחייבו לקבל החלטה לגבי גורלה של כל הודעה שאתם קוראים בתיבת הדואר הנכנס במקום. בין אם אתה מגיב מיד או מגיש אותו במעקב, בארכיון או ב-Hold, לעולם אל תשאיר הודעה בתיבת הדואר הנכנס שלך כדי לפנות מקום לדואר נכנס עתידי - כי תמיד יהיו עוד.
המלכוד
עכשיו, רק בגלל שיש לך את כל ההודעות שלך מתויקות בצורה מסודרת במעקב, ארכיון והחזק לא אומר שאתה פנוי וברור. החלק הקשה של המערכת הזו הוא לבקר מחדש בעקביות במעקב והחזק ולהשלים את ה"לולאות הפתוחות" המאוחסנות שם. כדי למנוע מעצמך להתרכך לתחושת שלמות מוחלטת, סמן את כל ההודעות ב-Hold and Followup כלא נקראו כדי שתוכל לפקוח עין על מספר הפריטים המצטיינים.
אזהרה
כמובן שהמערכת המדויקת הזו לא תעבוד עבור כולם בכל מצב. לדוגמה, אני משתמש בעוד כמה תוויות ספציפיות ל-Lifehacker ב-LH Gmail שלי, למשל, בנוסף לשלושה אלה. אבל בכל פעם שאני מוסיף דלי חדש אני חושב על זה הרבה זמן - ותוספות חדשות הן לעתים קרובות תיקיות חיפוש זמניות או שמורות שבסופו של דבר נמחקות, בעוד ש-Trusted Trio היא מרכיב קבוע.
איך אתה מארגן את הדוא"ל שלך כדי לוודא ששום דבר לא יחליק בין הסדקים? ספר לנו בתגובות או לטיפים ב-lifehacker.com.
הערה: מאמר זה עודכן בינואר 2008, כדי לשקף את שינוי שם התיקייה Action to Follow Up,הסיבות המפורטות כאן.
עדכון: הנה כמה טיפים בנושאכיצד ליישם מערכת זו באמצעות Gmail.
ג'ינה טראפני, העורך של Lifehacker, מאמין שריב בדוא"ל הוא מיומנות נדרשת שרבים שואפים אליה אך מעטים משיגים. התכונה החצי שבועית שלה,חנון לחיות, מופיע מדי רביעי ושישי ב-Lifehacker. הירשם ל-עדכון חנון לחיותכדי לקבל תשלומים חדשים בקורא החדשות שלך.
