אנחנו אובססיביים לתכנון מתי נסיים את העבודה. אבל כשאנחנו צריכים להתכופף ולהוציא את התוכניות שלנו לפועל, אנחנו דוחפים משימות אחורה עוד ועוד, עד לרגע האחרון - או גרוע מכך, מעבר למועד שנקבע.
פוסט זה הופיע במקור ב-בלוג Zapier.
זה קורה לכולנו. אבל חלקנו נאבקים עם מועדים יותר מאחרים. עם זאת, זו לא לגמרי אשמתנו: המוח שלנו אוחז בהטיה נסתרת שמובילה אותנו למלכודת הזו.
למה אנחנו מפספסים מועדים
בית האופרה של סידני היה אמור להסתיים ב-1963, תמורת 7 מיליון דולר. אני בטוח שאתה יודע לאן זה הולך: גרסה מוקטנת שנפתחה באיחור של 10 שנים, ב-1973, עם תג מחיר סופי של102 מיליון דולר.
המפתחים נפלו קורבן לכשל בתכנון— הנטייה המובנית שלנו לזלזל בכמה זמן לוקח לבצע משימה. זה נוטה לגרום לנו לייחס אי עמידה בזמנים לגורמים חיצוניים, ולא לחוסר היכולת שלנו לתכנן ביעילות.
כאשר אנו מתכננים בהתחלה את עומס העבודה שלנו, המועד האחרון בדרך כלל רחוק מספיק כדי שהוא מופשט במקצת, והכשל בתכנון משפיע על החשיבה שלנו. ככל שהמועד מתקרב, הוא נעשה ריאליסטי יותר ואנחנו מתחילים למעשה לבצע את העבודה.
חלק מהסיבה שאנחנו נופלים לכשל התכנון שוב ושוב הוא בגללאנחנו לא מתכננים שיהוקים. כאשר אנו מעריכים את הזמן שאנו צריכים למשימה או פרויקט, אנו מדמיינים את התרחיש הטוב ביותר עבור כל שלב המעורב. באופן בלתי נמנע, אנחנולַעֲשׂוֹתתקלות, והעבודה מתנפחת לממדים עצומים, מה שמקשה עלינו לעמוד בלוחות הזמנים שלנו.
למה אנחנו עדיין צריכים מועדים
למרות שהלחץ בעבודה על דדליין יכול להיות מתסכל,מליסה דאל מ-Science of Usמציין כי מועדים הם "לעתים קרובות הסיבה היחידה שאנשים אי פעם עושים משהו."
מבחינה היסטורית, למילה "דדליין" הייתה משמעות מילולית יותר. "דד-ליין" היה במקורתור מסביב לכלא"שאסור לאסיר לעבור מעליהם, יום או לילה, בעונש של ירי".
כעת, כשמועדים קשורים למקום העבודה, אנחנו רפויים יותר בעונשים. אבל הרעיון עומד: מועדים יכולים להיות חיים או מוות עבור הפרודוקטיביות, הפרויקט או העבודה שלך.
חוק פרקינסוןהוא פתגם שאומר "העבודה מתרחבת כדי למלא את הזמן הפנוי להשלמתה". לחלופין, במילים אחרות, משימה תארך כמה זמן שתאפשר לה. זו הסיבה שלפעמים אנחנו נדהמים עד כמה אנחנו יכולים להספיק בפרקי זמן קצרים. זו גם הסיבה שלעתים קרובות אנו מתאמצים להשלים משהו ברגע האחרון, למרות זמן הובלה של ימים או שבועות.
אם אתה לוקח בחשבון את חוק פרקינסון, אתה יכול לראות איך אין מועדים פירושו ששום דבר כמעט לא ייעשה. כאשר יש לך אינסוף זמן להשלים משימה, ייקח לך אינסוף זמן לבצע.
כיצד להתגבר על הטיית המועדים
אז איך נוכל להתגבר על כשל התכנון ולגרום למועדים לעבוד עבורנו? קשה להפליא לנצח הטיה קוגניטיבית מובנית, אבל בניית מודעות לגבי האופן שבו מועדים משנים את ההתנהגות שלנו יכולה לעזור לנו להיות פרודוקטיביים יותר - למרות החסרונות.
1. טען מראש את השבוע שלך
כאשר אתה מתכנן את עומס העבודה שלך לשבוע או לחודש קדימה, או אפילו ליום בודד, הטען אותו מראש כדי לקבלהתחל עם המועדים שלך. תכננו לעבוד קודם על המשימות הקשות, החשובות והדוחקות ביותר (מבחינת מועדים), ולהשאיר תקופות מאוחרות יותר פתוחות. באופן בלתי נמנע, העבודה שלך ייקח יותר זמן ממה שציפית, וחובות אחרות יצוצו שיוציאו אותך מהמסלול.
עומס קל יותר בהמשך השבוע או החודש נותן לך את הגמישות למתוח את העבודה שלך בזמן שאתה נתקל בבעיות בדרך, מבלי להיתקל במשימות חדשות שתכננת להתמודד.
2. תן לעצמך מאגר
הנה טריק שלמדתי משווק Zapier Matthew Guay: קבע תאריכי יעד עבור איומיים לפניתאריך היעד "האמיתי". עשיתי את זה בעצמי בעבר, וזה אילץ אותי להסתמך על התאריך שהכנסתי למנהל המשימות שלי, למרות שידעתי שזה קצת מוקדם, כי לא היה לי תיעוד של תאריך היעד בפועל . לא היה לי כלל לגבי כמה ימי חיץ לתת לעצמי, אז אף פעם לא ידעתי כמה מאוחר יותר הדדליין האמיתי, ולכן לא יכולתי להרשות לעצמי לפספס את המועדים שנתתי לעצמי.
אם אתה נורא בעמידה בזמנים שלך, זו יכולה להיות דרך ערמומית להערים על עצמך למצב ללא חלופות.
3. התחייבו למועדים ציבוריים
"אני נשבע חגיגית לסיים את הכתבה עד השעה 17:00"
אם תבטיח את ההבטחה הזו בראש שלך, אף אחד לא יידע מתי לא תכבד אותה. תגיד את זה בקול, אבל האחריות נכנסת לתמונה.
הצהרה פומבית לגבי המטרות שלך מביאה את הגאווה שלך למשוואה, אז אתה צריך לשקול את הרצון שלך לסחבת מול נכונותך להיכשל בפומבי.
כשאוולין ווא יצא לכתוב את "Brideshead Revisited", הוא דווחלהציב לעצמו מטרהלהשלים אותו תוך שלושה חודשים. הוא פרסם את מטרתו לציבור, ואמר, "גיבשתי כעת את התוכנית של רומן חדש שייקח כשלושה חודשים לכתוב".
וואו לא ממש עמד במועד האחרון שלו - הוא ביקש להאריך אותו מספר פעמים - אבל הוא כתב במהירות בניסיון לעמוד בו; הוא ידע שאנשים אחרים מצפים ממנו לסיים את הספר בזמן.
4. קבל תזכורות אוטומטיות לגבי תאריכי יעד קרובים
אם אחד מהדברים לעיל לא מביא אותך להילוך לעמוד במועד האחרון, פנה להגדרת תזכורת אוטומטית עם משהו כמוזאפייר, כלי לאוטומציה של אפליקציות.
כדי ליישם את הטקטיקה הזו, השתמש ביומן Google כדי לרשום את המועד האחרון שלך כאירוע קרוב, ולאחר מכן השתמש ב-Zapier כדי לקבל התראת SMS, הודעת Slack, אימייל או כל אמצעי תקשורת שאתה מעדיף שיזכיר לך כשאתה במרחק של 24, 12 או 8 שעות. מהמועד האחרון. גם הזמן מראש וההודעה ניתנים להתאמה אישית. הפוך את זה למניע, כלול ציטוט או, כמו Waugh, הפוך את זה לתזכורת פומבית.
מועדים נועדו לפספס. אבל עם הבנה מעמיקה יותר של למה אנחנו קובעים מועדים, וכיצד אנחנו מתקשרים איתם, אנחנו יכולים לגרום להם לפעול לטובתנו. כשאתה ניגש לשולחן שלך עם ביטחון רב יותר לגבי היכולת שלך לעבוד עם מועדים, אל תשכחחוק הופשטטר: "זה תמיד לוקח יותר זמן ממה שאתה מצפה, אפילו כשאתה לוקח בחשבון את חוק הופשטטר."
למה אנחנו מפספסים מועדים ואיך לעצור| זאפייר
יְפֵהפִיָההוא מייסד שותף שללְהִתְקַיֵם, פלטפורמת ניתוח אישית שתעזור לך לעקוב ולהבין את חייך. היא גם כותבת עבורזאפייר,צוות,ואחרים, היה בעבר מעצב התוכן הראשון של Buffer וראש תחום התוכן ב-Attendly.
תמונה מאתפוליגרף(שטרסטוק).
