ניהול מתקדם של קבצים וקבצים מצורפים עם Gmail

לחץ לצפייהכשזה מגיע לאימייל, Gmail מקבל הרבה דברים נכון - מלבד ניהול קבצים מצורפים. נניח שאתה רוצה לדפדף או למיין את הקבצים המצורפים שלך ב-Gmail בכל דרך אחרת מלבד כרונולוגית, או שאתה רוצה לבחור כמה קבצים מצורפים להורדה מבלי לקרוא כל הודעה. עם Gmail, טיפול בהמוני קבצים מצורפים הוא כמעט בלתי אפשרי. האם לא יהיה נחמד אם תוכל לנהל את הקבצים המצורפים שלך במערכת קבצים רגילה או במערכת של תיקיות חכמות? אתה יכול, והיום אני אראה לך איך.

להלן אדון בשני כלים שונים: הgDisk ל-Mac בלבדואתכונן Gmail ל-Windows בלבד. השניים עושים דברים שונים מאוד שכדאי לשים לב אליהם לפני שנמשיך. gDisk עובד הכי טוב בתורניהול התקשרויותכְּלִי. כלומר, כאשר שולחים לך קבצים מצורפים על ידי אנשים אחרים, gDisk הוא כלי מצוין לגישה ולניהול הקבצים המצורפים הללו. מצד שני, כונן Gmail הוא ללא ספק השלט הטוב יותרניהול קבציםכְּלִי. אם אתה רוצה כלי שיכול לקרוא ולכתוב ל-Gmail בדיוק כמו דיסק קשיח, כונן Gmail הוא מדהים.

כעת, לאחר שהבנתם את ההבדלים, בואו נסתכל כיצד ניתן להשתמש בהם.

ניהול קבצי Gmail עבור Windows: סיומת מעטפת כונן Gmail

תוסף המעטפת של Gmail Drive (מבוסס על לינוקס בלבדGmailFS*) למעשה משתלב ישירות בסייר Windows, והופך את Gmail לכונן פיזי שניתן לכתוב אליו ולקרוא ממנו.

אתה יכול ליצור תיקיות ולהעלות קבצים עם כונן Gmail דרך סייר Windows כמו שאתה עושה עם כמעט כל כונן ותיקיה אחרים, אבל אם אי פעם תרצה להוסיף קבצים לכונן Gmail שלך ממחשב שלא מותקן בו, זה עדיין אֶפשָׁרִי.

הטריק ב-Gmail Drive הוא שכל קובץ שמופיע ב-Gmail Drive שלך ​​גלוי בחשבון Gmail שלך עם GMAILFS: איפשהו בנושא. כונן Gmail יכול אפילו לארגן קבצים לתיקיות בהתאם לנושא. לדוגמה, לשלוח לעצמך מייל ריק עם הנושא שלGMAILFS: /music/.צריך ליצור תיקיית מוזיקה בכונן Gmail שלך. לאחר מכן שליחת מייל עם קובץ מצורף בשם my_song.mp3 עם הנושאGMAILFS: /music/my_song.mp3עליך למקם את my_song.mp3 בתיקיית המוזיקה שלך בכונן Gmail, שניתן לדפדף באמצעות סייר Windows.

נכון, רוב הזמן תרצה ליצור תיקיות או להוסיף קבצים דרך הממשק בפועל, תוך שימוש בו כמו שאתה עשוי להשתמש בכל תיקיה אחרת במערכת הקבצים המקומית שלך. בכך טמון היופי של Gmail Drive/GmailFS: אתה יכול למעשה להתייחס אליו כאל כונן פיזי במחשב שלך, על פי רוב שוכחים שזה הכל חוץ. למרות שהוא לא דינמי כמו gDisk (ראה להלן), הוא כן נותן לך שיטה מתוחכמת לניהול קבצים באמצעות Gmail ככלי האחסון המרוחק שלך.

אם כן רצית להוסיף קובץ מצורף שנשלח על ידי מישהו אחר למערכת הקבצים שלך, זה המקום שבו זה שימושי לדעת איך Gmail Drive עובד. כדי להוסיף קובץ מצורף לכונן Gmail שלך מתוך Gmail, פשוט העבר את האימייל לעצמך, שנה את הנושא כך שיתאים לפורמט Gmail Drive. לדוגמה, אם מישהו שלח לך קובץ בשם resume.doc, פשוט העבר את המייל לעצמך עם הנושא שלGMAILFS: /resume.docוהוא אמור להופיע בשורש של כונן Gmail שלך.

ניהול קבצים מצורפים ב-Gmail עבור מחשבי Mac: gDisk

בצד ההפוך של מטבע מערכת ההפעלה נמצא gDisk. עם gDisk, אתה יכול לחתוך ולחתוך באופן דינמי את הקבצים המצורפים שלך ב-Gmail בכל מיני דרכים באמצעות תוויות, ואז למיין ולהוריד אותם בנפרד או בחתיכות. הנה כמה טיפים לאופן שבו אני משתמש ב-gDisk ב-Mac שלי:

צור תווית קבצים מצורפים ומסנן עבור כל הקבצים המצורפים:ההגדרה שאני מתאר כאן תאפשר לך לגשת לכל הקבצים המצורפים שלך ב-Gmail דרך gDisk בכל עת, באופן אוטומטי.

אם עדיין לא עשית זאת, לךהורד עותק של gDiskמ-SourceForge. בפעם הראשונה שתפעיל אותו, תצטרך לתת לו את שם המשתמש והסיסמה שלך ב-Gmail כדי להתחבר לחשבון שלך. עכשיו כשאתה בפנים, הגיע הזמן ליצור תווית מצורף. לשם כך, לחץ על הלחצן New Label וצור תווית חדשה (השתמשתי ב-Attachments). לחץ על אישור ו-gDisk תיצור את התווית הזו בחשבון Gmail שלך עם ‎.gDisk מצורף אליו - לדוגמה Attachments.gDisk. (אם אתה סקרן, התשובה היא כן; אתה יכול ליצור תוויות gDisk ב-Gmail על ידי יצירת תווית חדשה והוספת .gDisk לסוף.)

מנקודה זו ואילך, כל אימייל עם קובץ מצורף שתווית עם Attachments.gDisk יופיע בממשק gDisk בתיקיית Attachments, מה שיאפשר לך להוריד, להעלות או למיין בקלות קבצים בסדר אלפביתי, כרונולוגי או לפי גודל קבצים. אתה יכול אפילו לחפש במהירות בכל הקבצים המצורפים. עם זאת, עבור תווית קבצים מצורפים זו, איננו רוצים לתייג ידנית כל דוא"ל בקובץ מצורף. במקום זאת, נגדיר מסנן Gmail שיתויג אוטומטית את כל האימיילים שלנו עם קבצים מצורפים.

כדי לעשות זאת, לחץ על הקישור צור מסנן ב-Gmail וסמן את תיבת הסימון יש קובץ מצורף. עבור לשלב הבא ותגיד למסנן שלך להחיל את התווית Attachments.gDisk על כל הודעות הדוא"ל התואמות. אם ברצונך לסמן כל קובץ מצורף שקיבלת עד לנקודה זו, הקפד לסמן את תיבת הסימון "החל מסנן גם על שיחות xxx למטה". כשתסיים, לחץ על צור מסנן.

כעת פתח את gDisk ולחץ על תווית הקבצים המצורפים שלך. צריכה להיות לך גישה נוחה לכל קובץ מצורף שאי פעם קיבלת ב-Gmail, כולל היכולת למיין, לחפש ולהוריד קובץ מצורף אחד או כמה בלחיצה כפולה פשוטה. ל-gDisk עשוי לקחת מעט זמן לרשום את כל הקבצים המצורפים שלך, בהתאם למספר הקבצים המצורפים שלך, אבל כך או כך זו דרך מהירה יותר לגשת לכל הקבצים המצורפים האלה מאשר מה שאתה יכול להשיג עם Gmail.

בנוסף, בפעם הבאה ששטח האחסון שלך ב-Gmail יגמר לך, זוהי דרך מצוינת למצוא ולחסל את הקבצים האלה שגוזלים את השטח הגדול ביותר בדיסק.

כמובן, אתה יכול להרחיב שיטה זו לתוויות מצורפות אחרות, ספציפיות יותר, על מנת ליצור "תיקיות חכמות" באמצעות gDisk ו-Gmail. לדוגמה, עבורהראה לנו את הפיירפוקס שלךצילומי מסך, יצרתי תווית שמתייגת אוטומטית כל אימייל המכיל קובץ מצורף עם הנושא "הראה לנו את הפיירפוקס שלך" עם תווית gDisk מיוחדת. כך כשאני מתחיל לעיין במאות ההגשות, אני יכול להוריד את כל התמונות במקום לעבור עליהן אחת אחת ב-Gmail.

האפשרויות יכולות להתרחב ככל שתזדקק להן כדי להתאים לצרכים שלך. לדוגמה, תווית File-in-Progress.gDisk עשויה להיות דרך טובה לעקוב אחר קבצים שאתה רוצה לגשת אליהם הרבה. ברגע שאתה כבר לא צריך גישה מהירה, פשוט הסר את התווית מהאימייל הזה. פָּשׁוּט.

החיסרון

פתרונות האחסון האלה ב-Gmail שימושיים מאוד, ועד שהשמועות הרבה, אך איטי לפני השטח, GDrive יגיע ויהפוך את הפתרונות האלה לטריוויאליים, הם מספקים דרך נחמדה לגשת לאותה אצווה של קבצים בכל מקום שבו אתה נמצא. עם זאת, יש חיסרון פוטנציאלי ומשמעותי. בעיצומו של המחקר שלי עם הכלים האלה, בסופו של דבר קיבלתי את המסך הנורא הבא "שימוש יוצא דופן".

אני יודע שהרבה אנשים משתמשים בכלים האלה בקביעות ומעולם לא ראו בעיות גדולות, ובמהלך המחקר השתמשתי הן ב-Gmail Drive והן ב-gDisk באופן מעט נרחב בפרק זמן קצר מאוד, כך שרוב הסיכויים שאותו דבר יצליח. לא יקרה לך.אוּלָם, אני לא יכול לומר שההמתנה העצבית עד שחשבון הג'ימייל שלך ישתחרר מנעילה של שימוש יוצא דופן היא מהנה. (אייק!) שיעור: השתמש בחוכמה, ועל אחריותך בלבד.

מכיוון שאני יודע שהרבה קוראי Lifehacker השתמשו ב-Gmail Drive, gDisk ו-GmailFS, אשמח לשמוע כיצד השתמשתם בהם (ואם אי פעם ננעלתם בחוץ עם שימוש נרחב). שתף את הטיפים והחוויות שלך בתגובות.

*סביר להניח ש-GmailFS פועל באותו אופן כמו כונן Gmail, אבל לא בדקתי אותו כדי להיות בטוח.

אדם פאשהוא עורך בכיר של Lifehacker שימשיך לפרוץ לחשבון הג'ימייל שלו עד שגוגל תשכלל אותו לבד. התכונה המיוחדת שלוהתקפת פריצהמופיע בכל יום שלישי ב-Lifehacker. הירשם ל-עדכון RSS של Hack Attackכדי לקבל תשלומים חדשים בקורא החדשות שלך.