האימייל אינו שבור; אנחנו

יש זרימה מתמדת של "אימייל הוא/אינו שבור" מאמרים ברחבי האינטרנט, אבל רובם מפספסים את הנקודה. הדואר האלקטרוני כמערכת אינו שבור, אבל אנחנו, דרך התנהגויות האימייל שלנו, כן.

כמעט כל המאמרים שנכתבו לאחרונה על תיקון אימייל התרכזו בטכנולוגיה ובבניית לקוח טוב יותר או ביישום המפרט מקרוב יותר או בחיבור בין שתי מערכות. כל אלה הם רעיונות נהדרים ויש להם המון ערך, אבל הם לא יפתרו את הבעיה המובנית שאנשים חווים בדוא"ל, אבל שרוב המאמרים לא מצליחים לבטא: אנחנו חושבים שהמייל שבור כי אנחנו מוצפים מזה ונעשים פחות אמיתיים עבודה שנעשתה בגלל זה.

אז במקום לשאול איך אנחנו יכולים להפוך את האימייל לטוב/מהיר יותר/מגניב יותר, אנחנו צריכים לשאול את עצמנו איך אנחנו יכולים לעשות יותר עבודה תוך כדי שימוש בדוא"ל. למרבה הצער, חוויות רבות הראו בעשור האחרון לערך שהבעיה הזו לא נפתרת בקלות על ידי טכנולוגיה חדשה, עד כמה שהייתי אוהב את זה. זה נפתר על ידי ללמד אנשים התנהגויות דוא"ל טובות יותר. זה בהחלט פתרון פחות סקסי, אבל נחשו מה? זה הניתן להשגה. הנה כמה רעיונות שנתקלתי בהם מאחרים, ואשר מצדיקים חקירה נוספת. כולם נועדולעזור לנו לעשות יותר עבודה אמיתית, וזו הבעיה האמיתית ב-timesink של האימייל.

• הפסק לבדוק דוא"ל ברציפות וכבה את ההתראות בשולחן העבודה.זה מגוחך לחלוטין שאנו מאפשרים ל-Outlook לבדוק דוא"ל כל 5 דקות, לאפשר לטלפון שלנו לקבל הודעות דחיפה, או לשמור על לשונית Gmail פתוחה כל הזמן. זה לגמרי הורג אותנו מבחינת פרודוקטיביות. ב-90% מכל המקרים אנחנואל תעשהצריך לדעת מיד שיש הודעה חדשה. לפילוח זמן בדיקת האימייל שלנו ל-2, 4 או 8 פעמים ביום יש יתרונות עצומים. אנחנו מפחיתים מאוד את העונשים על החלפת משימות, והסרת ההתראות כדי שלא נתפתה היא דרך ענקית. (אד. הערה: ראה את זה של ג'ושפוסט קודם, או התחינה שלנולמה אתה צריך לשכוח התראות דחיפה.)

• הגדר חוזה חברתי עם הקולגות שלך.מספר פוסטים הזכירו שהמייל עבר מעבר למטרה המקורית שלו, וזה נכון. עם זאת, אנחנו עדיין יכולים להשתמש בו. אבל אנחנולא יכולהמשך להשתמש בו כאשר לכל אחד יש ציפיות שונות לגבי שיעור התשובות שלו. הטמענו בדוא"ל את הדחיפות והמהירות של שיחת טלפון, וזה לא טוב כי אנחנו לא יכולים להתמודד עם זה כמו שיחת טלפון. בעבודה או בקרב עמיתיך הקרובים, אנשים צריכים להבין ולכבד כיצד אחרים מתייחסים לזמני תגובה. אם אדם אחד מרגיש שיש להגיב למייל תוך שעתיים ואחר תוך 8-24, יהיו נקודות כאב ברורות. תן לסובבים אותך לדעת את הציפיות שלך וכבד את שלהם. התמודד עם הבדלים כבן אדם, כלומר ללכת או להתקשר למישהו אם אתה יודע שזמן התגובה הטיפוסי שלו אינו מהיר מספיק עבור הבעיה שלך. זהו תחום שבו טכנולוגיה חדשה קטנה יכולה להועיל מאוד: בעת חיבור הודעה למישהו, יש אינדיקטור של כמה זמן הוא צפוי להגיב, בהתחשב ב"חוזה החברתי" שלו ודפוסים אופייניים.

• פרודוקטיביות מול האצה.הרעיון הזה מגיע מדוד לוי, שמציין שבחברה שלנו בלבלנו פרודוקטיביות עם האצה, או ביצוע יותר דברים מהר יותר. הפרודוקטיביות צריכה למעשה להיות יותר כמו לעשות את הדברים הנכונים בצורה טובה יותר. כשמשתמשים בדוא"ל, שליחת טונות של הודעות קצרות ולא מלאות הורגת אותנו. אנחנו צריכים לקחת את הזמן כדי לבנות מסרים שימושיים ופרודוקטיביים, משהו שרובנו לא עושים. לוי מציין כי "'פסק זמן' הוא עונש בגלל ההתמקדות שלנו בפריון בחברה שלנו". אוץ'.

יש עוד הרבה דברים שאפשר לומר בעניין, אבל אני רוצה לעזור לנסח מחדש את הדיון הזה על "אימייל מקולקל" על ידי כך שאעזור לכולם להבין שזה לא הטכנולוגיה שבורה, אלא העובדה שהטכנולוגיה לא עוזרת אנחנו עושים את המשימות והעבודה העיקריים שלנו בגלל ההתנהגויות שלנו באמצעות זה. אני גם מאוד מתרגש לקראתטכנולוגיה שמגיעהכדי לעזור לתקן את זה, אבל אני גם מאמין בתוקף שרוב הפתרון טמון בעזרה לאנשים להבין טוב יותר איך להשתמש בטכנולוגיה בצורה טובה יותר כדי לעזור לנו כבני אדםלְהַעֲבִירולבצע עבודה. זה בהחלט נושא גדול עבורי, ואני מקווה שנתקדם הרבה בעניין.

האימייל לא שבור, אנחנו| יהושע לימן

יהושע לימןהוא מפתח ויועץ אתרים אשר נלהב להחזיר זמן באמצעות פרודוקטיביות ליחידים ולמשפחות. הוא למד מידע ועומס דוא"ל הן מהזוויות האקדמיות והן מהזוויות התעשייה ומשתף את הממצאים שלו בבלוג שלו.

רוצה לראות את העבודות שלך כאן? שלח מייל ל[מוגן באימייל]!

תמונה מאתשמל.