איך אני מארגן את ערימות הנייר שלי למשהו שניתן לניהול?

Lifehacker יקר,
אני מוצף במסמכים! מסמכי מס ישנים, קבלות, חשבונות, חוזים, פוליסות ביטוח, אישורים, יש לי יותר מדי מהם, וחצי מהם עותקים דיגיטליים. יש לך הצעות שיעזרו לי לארגן את הכל?

חָתוּם,
אבוד ב-Docs

תמונה מאתקית' וויליאמסון.

היקר אבודים במסמכים,
אנחנו מבינים מאיפה אתה בא. בין החשבונות שיכולים להגיע גם בצורת נייר וגם בצורה דיגיטלית, מסמכים כמו פוליסות ביטוח ומסמכי מס שמגיעים תמיד בנייר, לבין חשבונות ודפי בנק שמגיעים לרוב רק בדיגיטל, לכולנו יש מסמכים מונחים במגוון פורמטים, הכל מהם אנחנו צריכים לארגן ולשמור. למרבה המזל, יש היופ: בואו נעבור על כמה דרכים לארגן את כל המסמכים האלה ובפורמטים דומים, כך שלעולם לא תצטרכו לתהות היכן הם נמצאים.

עבור לדיגיטל איפה שאפשר

דיברנו עלכמה דרכים נהדרות ללכת ללא נייר במידת האפשר-במיוחד אם אתה מוצא את עצמך מכור למסמכי הנייר שאתה מקבל בדואר - ואפילו דנה באילו מסמכים אתה צריך לשמור עותקי נייר או עם אילו מסמכים בטוחים לעבור לדיגיטל לחלוטין. ובכל זאת, יציאה ללא נייר היא רק צעד אחד לקראת אילוף חיית ניהול המסמכים.תמונה מאתאנדרס רואדה.

רוב הבנקים, מנפיקי כרטיסי האשראי ומוסדות פיננסיים אחרים מחפשים לחסוך כסף בכל מקום אפשרי, וזה מגיע גם לעלויות המשלוח הנדרשות כדי לשלוח לך דוחות וחשבונות חודשיים. אתה יכול להשתמש בזה לטובתך ולבקש לקבל רק דוחות וחשבונות דיגיטליים מהמוסדות הפיננסיים שבהם אתה משתמש. החזרי מס, W-2 ומסמכים פיננסיים אחרים שעליך להחזיק בהם לעיון עתידי יכולים להיסרק, להצפין ולאחסן בארכיון עם גיבוי מקומי ומחוצה לו. השתמש בתהליך זה כדי לסרוק ולאחסן מסמכים שאולי תצטרך עותקים מהם, אבל לא רוצה להיפטר מגרסאות הנייר של אף אחד מהם, כמו תעודות, תעודות וחוזי עבודה.

מעבר לדיגיטל שבו אתה יכול מגיע גם עם יתרון צדדי בכך שהוא נותן לך את היכולת לארגן ולסנן בקלות דברים כמו חשבונות, פוליסות ביטוח ומסמכים אחרים המגיעים בדוא"ל מהמוסדות והחברות ששולחים אותם אליך. קל מאוד לארגן את כל החשבונות שלך כאשר אתה יודע את הכתובות או החברות ששולחות לך אותם, ותוכל ליצור מסננים מותאמים אישית בתוכנת הדואר שלך כדי למיין את כולם בתיקייה אחת, למשל. הדבר נכון גם לגבי מסמכי הביטוח שלך, דוחות השקעה רבעוניים ומסמכים חשובים אחרים: כולם יכולים להיות במרחק של תווית Gmail או תיקיית דואר אם תעבור לדיגיטל.

ארגן את עותקי הנייר

גם אחרי שהקפדתם להירשם לחיוב אלקטרוני, סרקתם מסמכים ישנים שאתם יודעים שאתם יכולים בלעדיהם, הצפנתם וגבו מסמכים רגישים, ותלית בשמחה את התעודה על הקיר בידיעה שאם יקרה לו משהו אתם' יהיה לך עותק דיגיטלי כדי להוכיח שהרווחת אותו, עדיין תצטרך לארגן את הנייר שיש לך. שמירה על הקבצים שלך פזורים בבית בקופסאות נעליים היא לא דרך להישאר מאורגן. הדרך הטובה ביותר לארגן את עותקי הנייר שלך היא להשיג ארון תיוק - אפילו יחידה בגובה חצי עם תיקיות תלויות - ולהתחיל לאכלס אותו במסמכי הנייר הישנים שאתה יודע שתצטרך לשמור בנייר.תמונה מאתחייל טבעוני.

ברגע שיש לך ארון תיקים וכמה תיקיות תלויות, קבל יוצר תוויות כדי שתוכל לראות בבירור אילו תיקיות מכילות אילו קבצים בכל פעם שאתה פותח את הארון. דיברנו עלכיצד לנצל בצורה הטובה ביותר את ארון הקבצים שלךלפני זמן מה, אבל בנוסף לשמירה על תיקייה אחת מלאה במסמכים לכל ארון תיוק ותוויתם ברורה, שמור את מסמכי הארכיון - פוליסות הביטוח ומסמכי ההטבות שאתה רוצה בהישג יד לעיון אבל יודע שתצליח' לא לגשת לעתים קרובות - מאחור. שמור תיקיות העברה למסמכים שאליהם תיגש לעתים קרובות יותר, כמו חשבונות או הצהרות מבנקים או חברות שאינן מציעות עותקים אלקטרוניים. שמירה על המסמכים שאתה יודע שתצטרך בחזית תחסוך ממך את הצורך לדפדף בתריסר תיקיות כדי למצוא פריט בודד כשתזדקק לו.

בנוסף, הקפד לעבור על המסמכים האלה על בסיס קבוע: חודשי, למשל, כדי לשמור עליהם מסודרים. אם אתה מוצא את עצמך מוסיף פריטים חדשים לתיקיות שלך לפחות פעם בחודש, נצל את ההזדמנות הזו כדי לנקות מסמכים ישנים שאתה יודע שאינך צריך יותר, כמו הצהרות שגילן יותר משנה או משהו כזה, או מסמכים שאתה יודע שיכולים להיות. נסרק ונשמר בארכיון דיגיטלי.

קנה מגרסה צולבת

כשאתה עובר את תהליך הארגון והדיגיטציה של הרבה מהמסמכים הישנים שלך, תגלה שבנית הר קטן של ניירת שעתה תצטרך להשליך בבטחה. מגרסה צולבת (להבדיל מגרסת רצועות) נותנת לך דרך קלה להשמיד מסמכים ישנים, דיגיטליים או מיותרים בבית מבלי לדאוג שהמידע שעלול להיות עליהם ייפול לידיו של גנב זהות פוטנציאלי. אתה לא צריך לקפוץ עבור מגרסה מיקרו-קאט אלא אם כן אתה באמת רוצה: חיתוך צולב צריך להספיק, ואת הנייר שנותר מאחור ניתן למחזר בקלות או להשתמש כחומר אריזה.תמונה מאתג'ו הול.

לבונוס נוסף, הצב את המגרסה ממש ליד פח מיחזור הנייר שלך, והנח את שניהם קרוב ככל האפשר למקום שבו אתה מביא את הדואר הביתה. כך ברגע שנכנסים לדלת עם הדואר שלכם, תוכלו לזרוק זבל למיחזור ולגרס חומר פרסומי (כמו "המחאות הנוחות" שאתם מקבלים מחברת האשראי שלכם) הקשורים לכספים או לחשבונות האישיים שלכם, ורק ללכת ברגל. משם עם דואר שאתה מתכנן לקרוא או לתיק.

קבל כספת חסינת אש או כספת

עבור אותם מסמכים חשובים שבהם יש לך רק עותק אחד: כמו פוליסות ביטוח חיים, צוואות, דיפלומות, תעודות לידה, או מסמכים חשובים מאוד הקשורים לזהות שלך שלעולם לא תרצה לאבד, מומלץ לאחסן אותם במקום בטוח. צור עותקים דיגיטליים, כמובן, אבל עבור מסמכים שבהם עותק אף פעם לא זהה לדבר האמיתי, כדאי לשים את המקור בקופסה חסינת אש השמורה במקום בטוח בבית, או כספת אצל המוסד הפיננסי שלך.

אני מחזיק ארגז חסין אש בארון שלי, די קרוב אליערכת חירוםושקית באגים למקרה חירום. כך המסמכים היקרים ביותר שלי מוגנים מפני ריסוק או שריפה אם אני לא יכול להגיע אליהם לפני שאני צריך לעזוב, ואם יהיה לי זמן לתפוס את תיק החירום שלי, אני יכול לאסוף גם את הניירות החשובים שלי. קופסה קטנה חסינת אש שתשמור על פריטים בפנים בטוחים מאש למשך חצי שעה רק תחזיר אותך$25 דולר באמזון. תעודת הלידה, הדרכון, התעודות ומסמכים חשובים אחרים שווים לפחות כל כך הרבה, ומוגשים יותר בקופסה כזו מאשר בחלק האחורי של ארון התיוק שלך.

אני מקווה שאלו כמה הצעות שיעזרו לך להתקדם בדרך לאילוף ערימת הנייר מסביב לבית שלך. דיגיטציה וארגון עושים דרך ארוכה, אבל חשוב לא פחות להגדיר את עצמך כדי לשמור על העיתון שאתה לא יכול לחסל מחייך מסודר. בהצלחה!

אַהֲבָה,
Lifehacker

נ.ב. האם יש לכם הצעות ל"אבודים במסמכים" שיעזרו לו לחפור מערימת הנייר ההולכת וגדלה שלו, חשובה וחסרת תועלת? שתף את ההצעות והטיפים שלך לארגון בהערות למטה.