קרדיט: NicoElNino - Shutterstock
סביר להניח שאתה מקבל יותר הודעות אימייל ביום מאי פעם - חבילות של מידע חשוב קבורות בין ערימת זבל הולכת וגדלה. ישנם ניוזלטרים שאתה לא זוכר שנרשמת אליהם ושומרים לך מבצעיםבְּהֶחלֵטלא נרשם לשילוב עם הזמנות ללוח שנה ושאלה דחופה מלקוח. התוצאה היא תיבת דואר נכנס שמסיח את הדעת תמידית, בלשון המעטה.
כיצד לעצור הסחות דעת באימייל
בהתחשב עד כמה זה נפוץ, הייתם חושבים שהיינו מציעים דרך יעילה להפחית את האופי המסיח את הדעת של תיבות הדואר הנכנס שלנו. אבל מכיוון שאנחנו גם צריכים לפחות חלק ממה שנמצא בתוכו, נקיטת גישה רב-שכבתית היא הדרך היעילה והמציאותית ביותר למנוע מהאימייל שלנו לשאוב יותר מדי מתשומת הלב שלנו.
השתק את ההתראות האלה, אחת ולתמיד
הצעד הראשון הוא הפשוט ביותר. אם לא השתקת את הודעות האימייל שלך, ואתה גורם לעצמך לזמזומים או צלצולים אינסופיים, הגיע הזמן לעשות שינוי. העבר את הטלפון שלך למצב "נא לא להפריע" או השבת את ההתראות עבור אפליקציית הדוא"ל שלך.
אם אתה מקבל הודעות דוא"ל במחשב שלך, השתיק גם אותן. הדרך הקלה ביותר לעשות זאת היא מההגדרות של תיבת הדואר הנכנס שלך. פתח את שירות הדוא"ל שבו אתה משתמש, עבור להגדרות ומצא את האפשרות לבטל את ההתראות.
בדוק את תיבת הדואר הנכנס שלך באותה שעה בכל יום
כמובן, אתה צריך לבדוק את המיילים שלך בשלב מסוים כדי לא לפספס שום דבר חשוב. ועכשיו כשההתראות שלך כבויות, אתה עלול להתפתות לבדוק את תיבת הדואר הנכנס כל, הו, חמש או 10 דקות, רק כדי לראות מה הגיע בדממה הרעננה. אבל המפתח כאן הוא לאמן את עצמך לצלול לתיבת הדואר הנכנס שלך באותה שעה בכל יום.
החליטו על שני זמנים מוגדרים - פעם אחת בבוקר ופעם אחר הצהריים - שיהיו זמן ייעודי לתיבת הדואר הנכנס. פזרו את הזמנים הללו לפחות בכמה שעות, ואל תבחרו זמנים החופפים למשימות יומיומיות רגילות אחרות. ייתכן שתרצה גם ליידע את הקולגות שלך על לוח הזמנים הזה, כדי שהם ידעו מתי הם ישמעו ממך או איך ליצור איתך קשר אם הם צריכים תגובה מהירה יותר על משהו.
השתמש בזמן הדוא"ל שלך ביעילות רבה יותר
תוכל לצמצם עוד יותר את הסחות הדעת באימייל על ידי שימוש יעיל יותר בזמני תיבת הדואר הנכנס שלך.נסו להקדיש, לכל היותר, שלוש דקות בתשובהלכל מייל נתון, ולהגביל אותם לשלושה משפטים או פחות. זה יעזור לך להשתפר בתשובה מהירה יותר ובתמציתיות.
אתה יכול גם למיין את האימיילים שלך לפי שולח כדי למצוא את הדחופים ביותר קודם, כמו אלה מהבוס שלך, לקוח חדש או השותפים שלך בפרויקט הנוכחי. אתה יכול גם לרפרף בשורות הנושא של דוא"ל כדי לקבל מושג מה ראוי לתשומת לבך תחילה. כשאתה מתחיל קודם כל עם האימיילים החשובים ביותר, אתה יכול להרשות לעצמך לדחות את כל האחרים אם נגמר לך הזמן.
צא כשתסיים
האם ידעת שבעצם אינך צריך להישאר מחובר תמיד לדוא"ל שלך? זה נכון! כשתסיים לבדוק את תיבת הדואר הנכנס שלך, התנתק לחלוטין מהתוכנית. בהתחלה, זה אולי נראה כמו צעד מיותר - אפילו נטל - אבל זה עוזר לקבל סוף סופי לזמן תיבת הדואר הנכנס שלךולהוריד את הפיתוי של לקפוץ שוב ושוב.
כשנדרש צעד נוסף כדי לחזור פנימה, פתאום הפיתוי לעשות זאת לא כל כך חזק.
