כיצד להפסיק לבדוק דוא"ל בערבים ובסופי שבוע
סופר רב מכרטים פריסמציע טיפים למינימליזם דיגיטלי כדי לצמצם את כמות הזמן שאתה מבלה בתיבת הדואר הנכנס שלך.
בנקאי השקעות אינם ידועים בשליטת הדחפים שלהם. כמה חברות גלובליות בציריך אינן מאפשרות לבנקאים שלהן לבדוק דוא"ל יותר מפעמיים ביום. הסיבה פשוטה: ככל שהם בודקים יותר דוא"ל, כך הם מרגישים יותר נאלצים לשלוח דוא"ל. טכנולוגרוברט סקובלאמר את זה עבורכל מייל שהוא שולח, הוא מקבל בתמורה 1.75 עד 2 הודעות. תופעה זו מדגישה את הטבע הבלתי ניתן להרחבה של רוב גישות ניהול הזמן: השאיפה לעשות יותר רק מייצרת יותר ויותר מה לעשות.
חמישים הודעות אימייל מולידות 100, מהן מולידות 200 וכן הלאה. זה בלתי אפשרי לנהל את זה בגישה של תוצאות לפי נפח (או תדירות). ישנם שני שינויים התנהגותיים אבני יסוד להיפוך מגמה זו: בדיקת דוא"ל בתדירות נמוכה יותר (כך שאנו שולחים פחות הודעות) ושולחים פחות הודעות כאשר אנו בודקים (כך שאנו מפעילים פחות חילופים).
הנה שמונה טיפים ושירותים קונקרטיים למינימליזם דיגיטלי שיכולים לסייע בביטול - בתור התחלה - דואר אינבוקס כפייתי בערבים ובסופי שבוע.
התייחס לכולם כאל ניסויים קצרים והתאם אישית.
דוא"ל "אצווה" בזמנים מוגדרים.
יש להקפיד על לוח זמנים לבדיקת אימייל ואל תסטה. יש עלות בלתי נמנעת להחלפת משימות אחרת - עובדי משרד בארה"ב מבלים 28% מזמנם במעבר בין משימות עקב הפרעה, ו-40% מהזמן, משימה שהופסקה אינה מחודשת תוך 24 שעות.השתמש בתבניות אוטומטיות של תבניותלהתריע בפני אנשים על לוח הזמנים של הדוא"ל שלך ולעודד אותם להתקשר אם משהו צריך טיפול מהיר יותר. ההמרה ה"דחופה" של דוא"ל להתקשרות היא בדרך כלל פחות מ-10%.
זה נותן לך מרחב נשימה להתמקד במטלות מוגדרות מראש במקום להגיב למקרי חירום מיוצרים ולסיים את היום בלי שום דבר להראות.
גישות אלטרנטיביות כוללות צירוף החתימה שלך עם לוח הזמנים של הדוא"ל שלך, העברה רק של דוא"ל מאנשי קשר מסוימים ל-Crackberry/PDA שלך, וכן - אם מנהל קבוצה קטנה - קביעת לוח זמנים לבדיקת תיבת דואר נכנס לדוא"ל שנוצר באופן פנימי. ודא שהאצווה הראשונה שלך היא בסביבות 10 או 11 בבוקר ולעולם לא דבר ראשון בבוקר, מכיוון שאתה רוצה נפח משמעותי (1/4-1/3 מהסך היומי), ועליך לבצע לפחות מטלה אחת קריטית לפני מעבר למצב תגובתי.
שלח וקרא אימייל בזמנים שונים.
צא במצב לא מקוון והשב לכל הדואר האלקטרוני מתוכנית מקומית כגון Outlook או Mail כדי למנוע הפרעה של הזרימה היוצאת על ידי תגובות מיידיות.
שמתם לב פעם כמה יעיל זה להגיב לדוא"ל שלכם בזמן על מטוס? צור סביבה זו על ידי מעבר לא מקוון לשליחה אצווה.
אל תסרוק אימייל אם אינך יכול לתקן מיד את הבעיות שנתקלת בהן.
דוגמה אחת פשוטה: אל תסרוק את תיבת הדואר הנכנס ביום שישי בערב או במהלך סוף השבוע אם אתה עלול להיתקל בבעיות עבודה שלא ניתן לטפל בהן עד יום שני. זו הדרך המושלמת להרוס סוף שבוע בהתעסקות. זכרו שכמו שלהכנסה אין ערך ללא זמן,לזמן אין ערך ללא תשומת לב.
אל תעשה BIF אנשים בשעות לא שעות העבודה.
"BIF" מייצג "לפני שאשכח" ומתייחס למיילים שנשלחים בערבים או בסופי שבוע מתוך חשש לשכוח מטלה או מעקב. זה קובע ציפייה הדדית של 24/7 שעות עבודה וגורם לשפע של בעיות. ישנן מספר אלטרנטיבות טובות יותר. ראשית, השתמש בשירות כמו Jott.com במקום זהמאפשר לשלוח תזכורות קוליות דרך הסלולרי, שמתמללים ונשלחים לתיבת הדואר הנכנס שלך או של מישהו אחר. אם למישהו אחר, הקפד להוסיף "אין צורך להגיב עד [שעות העבודה הבאות]." שנית, אם אתה מעדיף לואו-טק, החצין מעקבים ומשימות במחברת קטנה כמו מולסקין במקום להיכנס לתיבת הדואר הנכנס "מהמר שאתה לא יכול לאכול רק אחד".
אל תשתמש בתיבת הדואר הנכנס לתזכורות או כרשימת מטלות.
קשור ל-4 לעיל. אל תסמן פריטים כ"לא נקראו", בכוכב או תשאיר אותם בתיבת הדואר הנכנס כתזכורת מתמדת לפעולות הנדרשות. זה רק יוצר הסחת דעת ויזואלית תוך שהוא מוביל אותך להעריך את אותם פריטים שוב ושוב. הכניסו אותם ליומן (או ל-Moleskine או למערכת לכידה אחרת) לצורך מעקב ואחסן את המייל, גם אם פריט לוח השנה הזה הוא רק "השב לאימייל 2/10 מסוזי". (עורך: ראה Lifehacker'sמערכת "טריו מהימנה".להעברת הודעות דואר אלקטרוני מתיבת הדואר הנכנס שלך לאחד משלושה מקומות: ארכיון, החזקה (פריט לוח שנה למועד מאוחר יותר), או מעקב (רשימת המטלות שלך).)
הגדר כללים להסלמה של דוא"ל לטלפון.
סמנכ"ל בכיר אחד בחברת Fortune 500 אמר לי לאחרונה שהוא קבע מדיניות פשוטה עם הדיווחים הישירים שלו, שקיצצה את נפח הדוא"ל בכמעט 40%: ברגע שהחלטה מייצרת יותר מארבעה מיילים בסך הכל בשרשור, מישהו צריך להרים את טלפון כדי לפתור את הבעיה.
לפני כתיבת מייל, שאלו את עצמכם: "איזו בעיה אני מנסה לפתור?" או "מהי התוצאה האידיאלית שלי?"
מטרה לא ברורה, בדרך כלל סימפטום של שאיפה להיות עסוק במקום פרודוקטיבי, רק דורשת בירור מאוחר יותר מכל הצדדים ומכפילה נפח קדימה ואחורה. היה ברור בתוצאות הרצויות או אל תלחץ על כפתור השליחה
למד להציע הצעות במקום לשאול שאלות.
הפסיקו לבקש הצעות או פתרונות והתחילו להציע אותם. מתחילים בדברים הקטנים. במקום לשאול מתי מישהו ירצה להיפגש בשבוע הבא, הצע את הזמנים האידיאליים ואת הבחירות השניות שלך. אם מישהו שואל: "איפה כדאי לאכול?", "איזה סרט כדאי לראות?", "מה כדאי לעשות הערב?", או כל דבר דומה, אל תשקף את זה בחזרה ב"נו, מה/מתי/איפה אתה עושה רוצה...?" הציעו פתרון. עצרו קדימה ואחורה וקבלו החלטה. תרגל זאת בסביבות אישיות ומקצועיות כאחד. הנה כמה שורות שעוזרות (המועדפים שלי הם הראשונים והאחרונים):
"אפשר להציע הצעה?"
"אני מציע..."
"אני רוצה להציע..."
"אני מציע ש... מה אתה חושב?"
"בוא ננסה... ואז ננסה משהו אחר אם זה לא עובד."
זכרו: במייל, הדברים הקטנים הם הדברים הגדולים. אם אתה יכול לחתוך החלפה משש לשלוש הודעות דוא"ל, זו הפחתה של 50% בנפח תיבת הדואר הנכנס שלך לאורך זמן. זה יכול לעשות את ההבדל בין עבודה כל הזמן לבין יציאה מהמשרד (גם פיזית וגם נפשית) בשעה 17:00
פחות זה יותר.
טימותי פריסהוא מחבר רב המכר מספר 1 של הניו יורק טיימס,שבוע העבודה בן 4 שעות.
