שמירה על פרודוקטיביות עם מספר מכשירים ושיטות תקשורת

להישאר ממוקד ופרודוקטיבי יכול להיות קשה, במיוחד אם יש לך חבורה של גאדג'טים המוכנים להסיח את דעתם ואתה לא משתמש בשיטות התקשורת הרבות שלך ביעילות. הנה כמה דרכים להפוך את הסחות הדעת הללו לפרודוקטיביות ממשית.

כשנשאלאם מספר מוניטורים באמת שווים שיפור בפרודוקטיביות, מצאנו שניהול הפיקסלים שלך הוא לעתים קרובות יותר רלוונטי מאשר שימוש במספר צגים. עם זאת, צג יחיד הוא לא תמיד התשובה. בעוד שלעתים קרובות יותר מכשירים ומסכים יכולים להשתוות ליותר הסחות דעת, זה באמת תלוי בניהול. אם אתה רוצה לעשות שימוש טוב בכל הכלים שלך, אתה צריך לקבל שליטה על התקשורת שלך ולהאציל משימות למכשירים הנכונים.

מסך אחד או יותר

מוניטורים

אם אתה מנהל את כל החלונות שלך על צג יחיד אתה תמיד יכול לעשות זאת באופן ידני, אבל אנחנו אוהביםDivvy(מק,ההשקפה שלנו) ומהפכת WinSplit(Windows) כדי לעזור בארגון. הבעיה היא שאם יש לך עסק עם צג בודד ויש לך את העבודה שלך בתוספת דואר אלקטרוני, הודעות מיידיות, טוויטר ושאר הסחות דעת מיידיות סביבך, יש סיכון לאיבוד מיקוד. זה לא תמיד אופציה פשוט לכבות אותם, אז שם צג שני יכול להועיל.

יש לי צג שני שמשמש לפעמים כתחנת עבודה שנייה בחלל העבודה המשותף שלי בבית, אבל כשיש לי את כל השולחן הארוך לעצמי אני משתמש בו כדי להוריד הסחות דעת. בזמן שאני שומר IM על הצג הראשי לתקשורת דחופה, רוב הדברים מגיעים למסך השני. מכיוון שהוא לא ממש לידי ואני צריך להזיז את עצמי פיזית כדי ליצור איתו אינטראקציה, ה"דינג" של האימייל מציג בחירה מורכבת יותר: האם באמת שווה לקום ולהפריע לעבודה שלי כדי לבדוק את הסטטוס העדכני של תיבת הדואר הנכנס שלי? בדרך כלל אני מעדיף להמשיך לעבוד. כשהבחירה היא רק "האם עלי להסתכל?" (במקום "האם עלי לזוז ולהסתכל?"), התשובה היא לעתים קרובות מדי כן. עם הודעות חדשות שמגיעות מרגע לרגע, זה לא דבר טוב. שליטה עצמית עושה כל כך הרבה רק כשאתה שומע את הקול הזה שוב ושוב בגללנקבל שחרור דופמין יפה. מחסום קטן יכול לעשות דברים כל כך הרבה יותר קלים. כאשר אתה מוכן לבלות קצת זמן עם מיילים וצורות אחרות של תקשורת, אתה יכול להביא את המקלדת והעכבר האלחוטיים שלך לצג השני או פשוט להחליף את התוכן של המסכים. שניהם קצת מעצבנים, אבל זה הרעיון.

מכשירים אחרים

אתה לא בהכרח צריך להשתמש בצג נפרד כדי להוריד הסחות דעת.אתה יכול לעשות את אותו הדבר עם הטלפון החכם או הטאבלט שלך. מכשירים אלה מתאימים לכלי תקשורת מהירים כמו טוויטר, המאפשרים לך להתמקד במשימה העיקרית שלך כשאתה משתמש במחשב שלך.

תקשור תקשורת

ניהול האופן שבו אתה מתקשר הוא גם חשוב מאוד. אנחנו נוטים להשתמש בדוא"ל כמעט לכל צורות התקשורת, אבל זו לא תמיד השיטה הטובה ביותר. בדקנו במהירות כיצד לעשות זאתצמצם את נפח הדוא"ל על ידי תקשורת בערוצים המתאימים למהירות, אבל תארו לעצמכם שכמעט ולא משתמשים בו בכלל. לואיס סוארז, אוונגליסט טכנולוגיה חברתית עבור IBM, הצליח להפחית 90% מנפח הדוא"ל שלו על ידי תקשורת באמצעות כלים אחרים ויעילים יותר.

ההצעה הראשונה היא "אל תשיב", מה שבהתחלה נשמע קצת קיצוני. הרעיון הוא לא שלעולם אל תשיב לדוא"ל, אלא שאנו נוטים לשלוח הודעה (תרתי משמע) כאשר משיבים לעתים קרובות, שאומרת לאנשים שהם תמיד צריכים לצפות לזה. לא כל מייל צריך לקבל מענה, ואימון אנשים לתקשר איתך באמצעים אחרים יכול להפחית מאוד את ההודעות שאתה מקבל.

לאחר שהתחלת בהפחתה כוללת, תרצה להתחיל למיין את ההודעות שנשארו לך. Gmail חדשתיבת דואר נכנס עדיפותזו דרך טובה להתחיל, אבלבניית מסננים מתקדמים,תיבות דואר חכמות רוצחות, וארגון תיבת הדואר הנכנס שלך עם השלישייה המהימנהכולן דרכים נהדרות להתחיל לקבל שליטה על הדברים.

בסופו של דבר זה צריך לחרוג מהאימייל. שמירה על תיבת הדואר הנכנס שלך ריקה תמיד תהיה אתגר אם לא תתחילתקשורת עם כלים מתאימים יותר(עבור סוג התקשורת הספציפי). שקול את כל הכלים האחרים העומדים לרשותך, כמו Wiks, Twitter, בלוגים, הודעות מיידיות, הודעות טקסט, שיחות טלפון וכו', ומקד את התקשורת שלך במקום שבו היא תהיה היעילה והפרודוקטיבית ביותר.

לרעיונות נוספים של לואיס, בדוקעולם ללא דוא"ל(Mashable) והבלוג שלו,חשיבה מחוץ לתיבת הדואר הנכנס.

יש לכם עצות מצוינות לניהול מכשירים ושיטות תקשורת מרובות? שתפו אותם בתגובות!