אלא אם כן יש לך מזל גדול (או סתם צעיר מאוד), סביר להניח שוויתרת על שעות יקרות מחייך לפגישות שנמשכו יותר מדי זמן, או שלא היו צריכים לקרות מלכתחילה.
זה לא חייב להיות ככה. בילינוהרבה זמןלאורך השניםדנים בדרכים לחדדטכניקת ריצת הפגישות שלך, והרבה ממנה מסתכם בסט מסוים של יסודות. כלומר: תמיד לקבוע סדר יום, להיות מוכן להפנות אנשים בחזרה לנושא, לקצוץ כמויות זמן מוגדרות לכל נושא כדי למנוע מהדברים להתארך, וכו'.
ובכל זאת! לא כולם בעולם קלטו את אמיתות המפתח הללו, ועדיין אנו מוצאים את עצמנו לעתים קרובות בפגישות חסרות מיקוד, רצות יותר מדי זמן או לא מצליחות להשיג את מה שהם התכוונו לעשות. ככזה, הערכנו את הכותב והנואםהפוסט האחרון בבלוג של סת' גודיןעם רשימת בדיקה תמציתית של שאלות שאתה אמור להיות מסוגל לענות על פגישה מבעוד מועד כדי להפוך אותה לכדאית. ביניהם:
האם יש אדם ספציפי אחד שאחראי על הפגישה?
האם יש תוצאה רצויה לפגישה שהובהרה לכל המעורבים?
האם יש דרך טובה יותר להמשיך במשימה העומדת על הפרק, מלבד קיום פגישה?
האם לכל אחד יש את כל המידע שהוא צריך מראש?
פריטים נוספים ברשימת התיוג כוללים לוודא שמוקצב זמן מתאים לפגישה המדוברת (לא יותר מדי או מעט מדי), ושכל מי שצריך להיות שם כדי שהשיחה תהיה פרודוקטיבית יהיה שם.
מניסיון אישי, עוד כמה שאלות מפתח שניתן להוסיף לרשימת התיוג:
האם מישהו בפגישה שלא צריך להיות שם (ואפשר לנצל את זמנו בצורה הטובה ביותר במקום אחר)?
מי יהיה אחראי על המעקב אחר סעיפי הפעולה לאחר הפגישה?
כמה זמן נדרש כדי לטפל כראוי בכל נושא על סדר היום?
כמובן, הפגישה המתוכננת הטובה ביותר בעולם עלולה לסטות מהפסים אם מישהו יוצא במסלול או מדבר יותר מדי זמן, אז מי שמנהל את הפגישה צריך להיות מוכן לנתק אנשים (בנימוס) ולהזיז את הפוקוס למקום שבו הוא צריך להיות ("אנחנו צריכים להמשיך הלאה" הן המילים הכי מתוקות בשפה האנגלית). אם יש לך טכניקות בטוחות להימנעות מהגיהנום של פגישות בזבוז זמן, בכל אופן, השאר אותן בתגובות. זו נקודה מצוינת, וניתן יהיה להתייחס לשאלות והצעות לאחר שנכסה את שאר סדר היום של היום.
