שיטת פרודוקטיביות המיקוד האוטומטי: הפסק לשמור על רשימות מטלות והתחל לבצע דברים

מחפש מערכת פרודוקטיביות אישית שאינה סובלת מהנוקשות והפרעות שסיכלו את מיטב המאמצים שלך לאמץ מערכות אחרות? מיקוד אוטומטי מציע ניהול משימות פשוט ומדגיש ביצוע דברים במקום לתיוק, לארגן ולתייג דברים.

לפני כמעט שנתייםהדגשנו את מערכת הארגון האישי של Mark Forster של מיקוד אוטומטי. מאז הוא שיפר את המערכת שלו בצורה ניכרת, ועכשיו הוא מצטרף אלינו כדי לשתף את מערכת הפרודוקטיביות האוטומטית המחודשת שלו. תסתכל על זה כדי לראות אם זה יכול להתאים לך.

תמונה מאתנאיו קים.

מה זה פוקוס אוטומטי ומה חדש?

אד. הערה: הראיון שלמעלה מציע מראה ידיים נהדר וכמה תובנות לגבי מערכת המיקוד האוטומטי. אם אתה מעדיף ללכת ישר לראות איך פוקוס אוטומטי עובד בפועל, קפוץ למטהפוקוס אוטומטי באפליקציה: צעד אחר צעד.

כאשר הצגתי את הגרסה הראשונה של פוקוס אוטומטי לפני כמעט שנתיים, זה היה ניסיון מצידי לחולל מהפכה בדרך שבה מנוהל זמן לא מתוכנן.

רֵאשִׁיתובראש ובראשונה הייתה זו תגובה נגד העצות הדומיננטיות בחוגי ניהול זמן לתעדף לפי חשיבות. לא האמנתי שזה עיקרון טוב - למעשה זה יכול להוביל אנשים שולל שולל. אז הבטחתי שהפוקוס האוטומטי יזיז הצידה את כל הניסיונות לתעדף. במקום זאת הוא היה מאורגן בצורה כזו שכל משימה שהוכנסה לרשימה או בוצעה בזמן או נכשכה בתהליך העבודה של המערכת.

שֵׁנִיתהתלהבתי מהרעיון להשתמש ברשימת מאסטר אחת לכל מטרה שבה כל משימה - למעשה כמעט כל מחשבה חולפת - ניתן ללכוד ולעבד. רציתי מערכת עיבוד שתבטיח שהמשימות הנכונות יבוצעו בזמן הנכון מבלי להזדקק לשיקול אינטלקטואלי ממה מורכב ה"נכון". הרעיון שלי היה שזה יופיע באופן אינטואיטיבי, ושאדם יגלה מה "נכון" על ידי עבודה ברשימה.

שְׁלִישִׁית, רציתי משהו עם מינימום של תקורה. במילים אחרות יש להקדיש את מינימום הזמן למערכת עצמה, ואת המקסימום בביצוע המשימות.

המהות של הגרסה הראשונה של מיקוד אוטומטי כללה שני דברים: רצף של רשימות סגורות (רשימה שלא ניתן להוסיף לה כלום) ותהליך לניכוש משימות שלא הלכו לשום מקום. כל עמוד ברשימה טופל כאל רשימה סגורה נפרדת, וזו הציגה ללא הרף תת-סט קטן של המשימות מהרשימה המלאה שבה יש להתמקד בכל עת. בהדרגה התהדקה החבל ככל שכל רשימה הלכה והצטמצמה, כך שהמשימות הקשות יותר בוצעו. כאשר המשתמש כבר לא היה מוכן לעבוד על דף מסוים כלל, אז כל המשימות שנותרו בדף זה נפסלו.תמונה מאתג'רמי מיקולה.

הפוקוס האוטומטי לא ממש עבד כמו שהתכוונתי אליו, אבל הייתה לו תוצאה אחת בלתי צפויה. אני ורבים אחרים גילינו שעבודת הרשימה הביאה למצב כמעט מדיטטיבי שבו נדמה היה שההתנגדות והדחיינות מתמוססים ומשימת הרגע הפכה לאותו רגע למוקד היקום של האדם. מעולם לא מצאתי שום מערכת אחרת שמתקרבת לאפקט הזה - אפילו לא גרסאות עוקבות של פוקוס אוטומטי.

הבעיה העיקרית עם פוקוס אוטומטי הייתה שהוא לא באמת השיג את המיקוד האוטומטי שהכותרת שלו מרמזת. למרות שניתן היה להשיג כמות עצומה של עבודה תוך כדי השימוש בו, תקוותיי שהמיקוד יופיע באופן אינטואיטיבי התגשמו רק באופן חלקי. לכן התחלתי לבדוק דרכים בהן ניתן לשפר את זה.

פלטפורמת המיקוד האוטומטי הבסיסית, רשימת המאסטר הבודדת, הייתה משהו שרציתי לשמור אם אפשר. אהבתי להיות מסוגל לכתוב רעיונות ישר לתוך הרשימה, ואהבתי להיות מסוגל להשתמש ברשימה כדי לרשום הערות בפגישות כמשימות. אז הרעיון הזה של רשימת המאסטר נשאר ללא שינוי לאורך סדרת מוטציות של המערכת, להן תרמה חבורה נלהבת מאוד של חברים בפורום הדיון שלי. המשוב והרעיונות שלהם היו יקרי ערך.

דבר אחד שהתברר באמצעות הניסויים עם מיקוד אוטומטי הוא שברשימה הראשית הזו ישנם ארבעה סוגים של משימות:

חָדָשׁ

- משימות שנכנסות למערכת בפעם הראשונה.

מַחזוֹרִי

- משימות הנעשות באופן קבוע (זה עשוי להיות מספר פעמים ביום, פעם ביום או פחות).

לא גמור

- משימות שעליהן נדרשת עבודה נוספת.

יָשָׁן

- משימות שאינן חדשות וטרם עבדו עליהן.

זוהי דרך חשובה לסווג משימות מכיוון שהיא מאפשרת לנו לזהות במהירות היכן אנו נתקעים ומדוע.

מספר מוגזם של משימות חוזרותנוטה לקחת הרבה זמן ולבלוע את המערכת. אם משימות אלו מקובצות יחד קל לבקר אותן ולצמצם את מספרן.

מספר מוגזם של משימות לא גמורותעשוי להצביע על כך שנלקחה יותר מדי עבודה ברמה גבוהה. שוב, קיבוץ אותם יחד מקל על ביקורתם ולבחון דרכים לצמצם אותם.

מספר מוגזם של משימות ישנותעשוי להצביע על כך שיש רבים שאינם הולכים לשום מקום. קיבוץ אותם מאפשר לנו להשתמש בתהליך פיטורים כדי לנשל אותם.

מאז שזיהיתי את היתרונות הללו של קיבוץ משימות, עבדתי על הבעיה כיצד לשמור על רשימת אב בודדת ובמקביל מקבץ את המשימות תחת הקטגוריות הללו. רציתי משהו שיהיה פשוט ויזואלית ועם מינימום תקורה. הפתרון שלי יצטרך להיות מורכב משיטה של ​​זיהוי לאיזו מארבע הקטגוריות הללו שייכת משימה מסוימת, ולאחר מכן עבודה שיטתית על כל קטגוריה לפי מחזור שנקבע מראש.תמונה מאתאלכס אי פרוימוס.

המחזור שבחרתי היה הברור מאליו: אנחנו מתחילים בהתמודדות עם משימות חדשות, עוברים למשימות חוזרות, ואז מבלים זמן מרוכז במשימות הלא גמורות, לפני שעובדים סוף סוף על פינוי משימות ישנות. ואז המחזור חוזר על עצמו.

חשבתי שאפשר לעשות זאת על ידי הוספת המשימות על שלושה עמודים של מחברת. כל המשימות החדשות יעברו לדף 1. לאחר שעבדו עליהן, הן יומחקו לחלוטין או יוכנסו מחדש לאחד משני הדפים האחרים. עמוד 2 יהיה עבור משימות חוזרות, ועמוד 3 עבור משימות לא גמורות.

מה לגבי משימות ישנות? ובכן, זה היה קל: יכולתי להשתמש באחת משיטות המיקוד האוטומטי החלופיות שפיתחנו. זה כלל רשימה סגורה (כזו שלא ניתן להוסיף לה דבר) ורשימה פתוחה (שהייתה פתוחה להוספת משימות חדשות). הרשימה הסגורה כללה את "המשימות הישנות", והרשימה הפתוחה את "המשימות החדשות".

פוקוס אוטומטי באפליקציה: צעד אחר צעד

איך זה נראה באפליקציה? קח מחברת כדי להתחיל לבנות את הרשימות שלך בזמן שאנו עובדים על השלבים במיקוד אוטומטי.תמונה מאתHidde de Vries.

עדיף להשתמש במחברת מרופדת. גודל העמוד ומספר השורות לא משנה יותר מדי. (אני מניח בהוראות אלה שתשתמש בנייר ובעט, אבל קל לשכפל אותו באופן אלקטרוני.)

התחל על ידי כותרת שלושה עמודים רצופים של המחברת שלך "חדש", "חוזר" ו"לא גמור" בהתאמה.

לאחר מכן רשמו כ-10-20 משימות שעליכם לבצע, ושרטטו קו מתחתיהן. אלו הן ה"משימות הישנות" הראשוניות שלך. כאשר אתה חושב על משימות אחרות או שהן עולות במהלך העבודה שלך, הוסף אותן מתחת לשורה. אלו הן ה"משימות החדשות" שלך.

עברו על כל "המשימות הישנות" לפי הסדר. בכל פעם שמשימה מרגישה מוכנה להיעשות, עבדו עליה.

אם תסיימו את המשימה לחלוטין, מחקו אותה מהרשימה. אם מדובר במשימה חוזרת, הזן אותה מחדש בדף "חוזר". אם לא סיימת את המשימה, הזן אותה מחדש בעמוד "לא גמור".

בשלב זה אתה עובד רק על המשימות הישנות, מתעלם מהאחרות. המשך להסתובב במשימות הישנות עד שלא ירגישו יותר מהן מוכנות להיעשות לרגע. עכשיו התחילו לעבוד על המשימות החדשות (שהן אלה שמתחת לקו, זכרו).

לאחר שעשית עבודה רבה ככל שתרצה לעשות ב-New Tasks לעת עתה, התמודד עם הדף "חוזר" ולאחר מכן בדף "לא גמור" באותו האופן - פרט לכך שאין שורה המפרידה בין הדפים הללו. לאחר שביצעתם את כל המשימות שברצונכם לבצע בעמוד Unfinished, חזרו למשימות הישנות. עליך לבצע לפחות משימה אחת (בתקווה שיותר), אחרת כל המשימות הישנות הנותרות יבוטלו. שים לב שרק משימות ישנות עלולות להיסגר. משימות חדשות והמשימות בעמודות 2 ו-3 אינן בוטלות.

לאחר שכל המשימות הישנות בוצעו או בוטלו, נמשך קו חדש והמשימות החדשות הקיימות מסומנות מחדש כמשימות ישנות.

בכל פעם שאתה ממלא דף במשימות, המשך באותה כותרת לדף חדש. לאחר מכן, כאשר אתה עובד על סוג מסוים של משימה, פנה בכל הדפים עם הכותרת הזו.

עד כמה זה יעיל? לאחר שעבדת על המערכת במשך מחזור אחד, כל המשימות שהזנת בהתחלה נמחקו מהרשימה או שסווגו אוטומטית כחוזרות, לא נגמרות או ישנות. הפוקוס מושם על כל אחד מהם בתורו כדי להבטיח שכל משימה תבוצע או תסוננה. הניסיון שלי היה שקיבוץ המשימות בצורה זו הופך את התקדמות העבודה שלך להרבה יותר ברורה ומוגדרת.

מושג חשוב אחד שיצא מהדיונים שלנו באתר שלי היה השלמת עבודה. יש נטייה בחיים בדרך כלל שהרבה דברים מתחילים ולא ממש נגמרים. זה בזבוז מאוד של אנרגיה וזמן. הדף של משימות לא גמורות הוא אמצעי להתגבר על כך על ידי התרכזות במשך תקופה בהשלמת משימות אלו. כדוגמה מינורית לכך, השתמשתי בדף זה כדי להמשיך לעבוד על מאמר זה עד לסיומו.

אחת התגליות המפתיעות מהשימוש בשיטה זו היא עד כמה חלק קטן של עבודות חדשות יש ברוב חיינו. רוב העבודה שלנו חוזרת על עצמה. ברגע שהמשימות החוזרות והמשימות הלא גמורות מוסרות לדפים שלהן, רק כמות קטנה יחסית של משימות חדשות מופיעות ברשימה הראשית. אם זה המקרה, אז הרבה יותר קל לראות איך אנחנו יכולים לגזום את המשימות החוזרות על עצמנו כך שנוכל באמת להתעדכן במלוא העבודה שלנו.

מארק פורסטר הוא מאמן חיים לשעבר, כעת בדימוס, המתמחה בזמן
ניהול וארגון אישי. שני ספריו"עשה הכל ועדיין יש לך זמן לשחק"ו"תעשה את זה מחר"לקחת מבט לא שגרתי של
ניהול זמן. בשנתיים האחרונות הוא עובד על זמן חדש
מערכת ניהול בשם Autofocus, שהייתה פרויקט שיתופי
על שלופורום דיונים באתר אינטרנט.