בתפקיד הראשון שלי בפוסט-מכללה, עבדתי אצל בוס שאהב גיליונות אלקטרוניים של אקסל. היא חשבה שאפשר להכניס כמעט הכל ל"קופסאות ושורות", ואחרי השנה הראשונה שעבדתי שם, הייתי רשמית חוזרת בתשובה. בכל מקרה אני גדול בארגון, ותאי הגיליון האלקטרוני האלה קראו לי, משכו אותי פנימה בהבטחותיהם לסדר ובהירות. תכנון אירוע לוגיסטיקה? היה לי גיליון אלקטרוני בשביל זה. הזמנת חברות תעופה ומלון למנהלי המשרדים? גיליון אלקטרוני. יעדים לשנת הכספים החדשה? גיליון אלקטרוני.
לא עבדתי במשרד הזה כמעט עשר שנים, אבל מה שלמדתי שם על כוחם של גיליונות אלקטרוניים נשאר איתי. זה גם דבר טוב — יש לי שלושה ילדים עכשיו, ובנוסף לחינוך ביתי של שניים מהם, אני גם עובד במשרה חלקית ככותב עצמאי. אני לא חושבת שאוכל לשרוד את האימהות עם השפיות שלי ללא פגע אם לא אפתח את החיים מתוך זה.
הורים: אם אינכם משתמשים ב-Excel כדי למנוע מהגלגלים לרדת מהמולת היום-יום שלכם, אתם מפספסים. הרשו לי להראות לכם את היופי של גיליון אלקטרוני (תוכלו להודות לי מאוחר יותר, כשיש לכם המון זמן נטול מתחים בידכם).
זה לא רק לתקציב
בטח, אתה יכול להשתמש ב- Excel כדי לעקוב אחר התקציב החודשי או השנתי שלך למשק הבית. אבל בצורתה הבסיסית ביותר, התוכנית היא רק סדרה של קופסאות. אם אתה משתמש בנוסחאות כדי לחשב את הנתונים בתוך תיבות אלה תלוי לחלוטין בך.
הכנסתי גם את עבודתי הפרילנסרית וגם את תוכניות החינוך הביתי המשפחתי שלנו בגיליונות אלקטרוניים. אני עוקב אחרי הכל שם. אבל אם מצפה לי שבוע קדחתני, אני מכין גם עבור זה גיליון אלקטרוני של רשימת מטלות, ומגיש משימות שונות בכל יום חול. זה עוזר לי לנהל את הזמן שלי ביעילות.
לוחות זמנים של מחנות קיץ. תשלומי שכר לימוד חודשיים בבית הספר. דרישות מועמדות למכללה עבור המתבגר שלך. רשימות מתנות לחג המולד ומטרות הוצאות. משמרות קארפול וגיוסי תרומות PTA. יש לך מספר ילדים באתלטיקה, משחקים בשלושה מגרשים שונים בכל עונה? יש גיליון אלקטרוני בשביל זה.
זה נוח
הפורמט של הגיליון האלקטרוני מאפשר ארגון אפילו עבור הורים מפוזרים - ברגע שאתה מחליט מה הולך לאן, כל מה שאתה צריך לעשות הוא לחבר את הנתונים שלך לתיבות הנכונות. הזיזו אותם, הפכו אותם לגדולים או קטנים יותר, עבדו מצד לצד או למעלה ולמטה. זה ניתן להתאמה לכל הצרכים המיוחדים שלך. ניסיתי רישום כדורים, אבל מהר מאוד התאכזבתי מהקביעות של דיו על הנייר: לא יכולתי למחוק או לשנות דברים בלי לעשות בלגן או לקרוע דפים.
עם רישום ביומן, הייתי צריך גם לוודא שנשאתי איתי את היומן הפיזי שלי, ממש לכל מקום. לשם השוואה, מערכת הגיליון האלקטרוני היאמְאוֹדנייד. אם יש לך חשבון Gmail, אתה יכול להעלות או אפילו ליצור גיליונות אלקטרוניים חדשים של Excel ישירות ב-Google Drive ולגשת אליהם בכל מקום ובכל זמן: במחשב שולחני או מחשב נייד, סמארטפון או טאבלט. (הערת העורך: אפשר להשתמש גם ב-Google Sheets מההתחלה, וזה בחינם.) הפשטות של פריסת האקסל (בניגוד לתוכנות כמו Trello או OneNote) פועלת לטובתה; זה יכול להיחשב מהבית ספר הישן, אבל זה אומר שאפילו מטורפים טכנולוגיים יכולים להבין את זה - אין עקומת למידה להתגבר עליה.
ולמרות שלא חסרות אפליקציות ארגוניות זמינות, רובן מתמחות לסוג אחד של ארגון (זכור את החלב עבור רשימות המטלות שלך, Cozi עבור היומן המשפחתי שלך, Mint עבור התקציב שלך). עם Excel, אתה יכול לארגן מספר סוגים של תוכן במיקום מרכזי אחד ולהימנע מדלג על שורה של תוכניות שונות, מנסה לסנכרן הכל ביחד.
זה עוזר לך לנהל את כל החלקים הנעים של חיי המשפחה
למרות אהבתי לגיליונות אלקטרוניים, יש כמה דברים שלא בהכרח עובדים טוב יותר באקסל מאשר באפליקציית הערות פשוטה או כמייל לעצמך. תזכורת להחזיר את ספרי הספרייה של הילדים שלך לפני שתחויב בתשלום נוסף של פריטים באיחור ניתן לרשום כמעט בכל מקום.
מה שגיליון אלקטרוני עובד הכי טוב עבורו הוא כל סוג של קטלוג מורכב (כלומר דברים שיש להם יותר מחלק נע אחד). אמנם אתה יכול לרשום את רשימת הסופרמרקטים שלך על כל פיסת נייר ישנה, אבל משהו כמו תכנון ארוחות שבועיות יוגש הרבה יותר בגיליון אלקטרוני. אתה יכול לסווג את היום בשבוע, ואז למלא את הארוחה עצמה, רשימת מרכיבים נחוצים, קישור למתכון באינטרנט, וכל הערה מיוחדת אחרת כדי לשמור על שפיותך (כמו "הוצא את הבשר של מחר מהמקפיא הלילה", שמא תמצא את עצמך מנסה להפשיר חזה עוף בשעה 17:30 בזמן שמשפחתך חסרת הסבלנות מביטה ברעב).
במילים אחרות, אל תשתמש בו כדי לעשות סיעור מוחות על רשימה של מקומות שאתה יכול ללכת אליהם בחופשה המשפחתית שלך, אבל בהחלט השתמש בו כדי לשרטט את היתרונות והחסרונות של כל יעד פוטנציאלי, אילו אטרקציות ישנן וכמה אתה עשוי להוציא על נסיעות ולינה.
אתה יכול לעשות את זה משלך
הרשו לי לתת לכם סט מהיר של טיפים כיצד לעבוד באמת גיליון אלקטרוני של Excel כמו אמא, כך שהוא יעשה בדיוק את מה שאתם צריכים אותו במינימום זמן:
השתמש בכרטיסיות. אין לי עשרה קבצי גיליונות אלקטרוניים שונים לעבודה העצמאית שלי. יש לי קובץ מאסטר אחד עם שמונה כרטיסיות עבור כל הדברים שאני צריך לארגן. אני צריך לפתוח רק מסמך אחד, אבל הכל ממוין בצורה שמאפשרת למצוא את המידע שאני מחפש בקלות.
הדגש את הכותרות שלך. אולי בחירה אסתטית אישית, אבל אני חושב שהצבת כותרות הקטגוריות שלי מודגשות (או על פני העמודות, לאורך השורות, או שניהם) מקל על למצוא לאן דברים צריכים ללכת.
אל תמלא יותר מדי את הקופסאות שלך. חלק מהיופי של הגיליון האלקטרוני הוא הקריאה שלו - הקווים הנקיים קלים לעיניים, וניתן להחליק במהירות את הנתונים. עם זאת, ברגע שאתה מתחיל לדחוס יותר מדי טקסט בתיבות בודדות, חלק מהקריאה הזו אובד. הגבל את המידע שלך לחתיכות בגודל ביס.
