סוֹפֵרסקוט יאנגמשתמש בשיטת הפרודוקטיביות של שתי רשימות: אחת מפרטת את מה שאתה צריך לעשות באותו יום, השנייה מתמקדת בשאר השבוע. אם אתה לא יכול להשיג את כל מה שברשימת "היום", כנראה שאתה לוקח על עצמך יותר מדי וצריך להסתגל. נשמע פשוט, נכון? אבל עבור חלק מאיתנו, לקחת על עצמו פחות יכול להיות אתגר לא קטן.
כבר כמה שנים שאני משתמש בטריק פרודוקטיבי שנקרא יעדים שבועיים/יומיים. כתבתי על זהפעמים רבותלפני, אבל העיקרון פשוט:
אתה שומר שתי רשימות מטלות, אחת ליום ואחת לשבוע. ככל שהשבוע עובר, העבר פריטים מהרשימה השבועית ליומית שלך. בעבודה, התמקד רק ברשימה היומית. כשזה יסתיים, סיימת להיום. הכוח של השיטה הזו היא שהיא מאלצת אותך לא לעבוד על דברים מסוימים. אתה נמנע מתסמונת רשימת המטלות האינסופית של דחיינות מתמדת כי זה מרגיש קשה מדי להתחיל. למרות הפשטות שלו, אני מקבל הרבה מיילים עם בעיית יישום נפוצה. חילופי דואר אלקטרוני טיפוסיים הולכים כך:
"היי סקוט, אני מאוד אוהב את היעדים השבועיים/יומיים, אבל יש לי בעיה. לא משנה כמה אני מנסה, אני אף פעם לא אצליח להספיק הכל ברשימה היומית שלי! אני יכול להספיק רק חצי מזה לפני שאני מוותר . מה עלי לעשות כדי לסיים את המטרות היומיות שלי?"
בעיני התשובה ברורה - אם אינך מסיים אי פעם את המטרות היומיות שלך, זה כנראה אומר שאתה שם יותר מדי על הצלחת שלך. הגדר פחות יעדים ובעצם סיים אותם. קל, נכון? למרבה הצער, כמעט אף אחד לא לוקח את העצה שלי! הם טוענים שהם צריכים לעשות את העבודה הזו, אז הם לא יכולים להגדיר רשימת מטלות קטנה יותר. במקום להגדיר יעדים קטנים יותר, הם ממשיכים ליצור רשימות מטלות שהם לא יכולים לסיים.
אתה עובד פחות ממה שאתה חושב
הפרכת התבנית לטיעון "עבוד פחות" שלי היא מטורפת. אם הם לא יכולים להגדיר רשימת מטלות קטנה יותר, אבל בסופו של דבר ישיגו רק חצי ממנה, אז זה לא באמת משנה כמה גדולה הרשימה. לאף אחד לא אכפת כמה עבודה התכוונת לבצע, רק כמה באמת סיימת.
נטייה זו להעריך יתר על המידה את היכולת שלך לבצע עבודה בטווח הקצר היא נטייה נפוצה. אפילו מחברי פרודוקטיביות אינם חסינים.קאל ניופורטפרסם את חרדתו על סך השעות המועטות שלו שהוקדשו למשימות המחקר החשובות ביותר שלו.
גם אני לא חסין מזה. אני חושב שההבדל בין אנשים כמו Cal לבין עצמי, והרוב הוא לא שיש לנו יכולת קסומה להספיק יותר, אלא שאנחנו בעצם לוקחים את הזמן כדי למדוד את ההשקעה שלנו. עשיתי מספיק יומני זמן כדי לדעת כמה זמן אני מבזבז.
אדם ממוצע, שמעולם לא עקב אחר עבודה מדוקדק במשך מספר ימים, מגיב לעתים קרובות יותר לכישלון ברשימת מטלות מסוימת, לא על ידי הקטנת שאיפותיו, אלא, למרבה האירוניה, על ידי הוספת עבודה נוספת לרשימת היום הבא.
למה כדאי לתכנן לעבוד פחות
מטרות עובדות רק אם הן מניעות לפעולה ברת השגה. זיג זיגלר נהג לומר שמטרות צריכות להיות מחוץ להישג יד, לא מחוץ לטווח הראייה. אם אתה לא מצליח ברשימות היעדים היומי שלך לפחות חצי מהזמן, אתה לא מותח את עצמך, אתה פשוט מבזבז זמן.
ברוח זה, אני מציע שתי הצעות:
1. עלינו להשתדל לדעת, בכנות, כמה זמן אנו מבלים בעבודה וכמה אנו משיגים בפועל. ביצוע יומן זמן קל מתמיד עכשיו שיששירותיםשעוקבים אחריו בשבילך.
2. ברגע שנדע כיצד אנו מבלים את זמן העבודה שלנו בפועל, עלינו לנסות לשפר אותו בהדרגה ולא להעמיד פנים שאנחנו נהיה גיבורי על מחר.
אם אתה עושה יומן זמן ומגלה שאתה עובד רק ארבע שעות ביום (וזה נפוץ מאוד) התגובה המתאימה היא לא לשכנע את עצמך מיד שתתחיל לעבוד שמונה שעות, אלא לבצע משמרות מצטברות. נסה חמש או שש שעות והתחבר שוב בעוד כמה שבועות כדי לראות אם ביצעת שיפורים.
למה לעשות צעדים קטנים?
כאשר הדימוי העצמי שלך, במיוחד הדימוי העצמי האידיאלי שמתכנן את העבודה שלך, אינו תואם את מי שאתה בפועל, אתה הופך פחות יעיל. אני יכול לומר, אחרי שעשיתי שילוב של שניהם במשך שנים, שהימים שבהם קבעתי רשימה קטנה אך ברת השגה הם הפרודוקטיביים ביותר שלי.
למרבה הצער, אם אתה מתרשם שאתה מסוגל לעבוד 8 שעות ברציפות, אבל יומן הזמן שלך מגלה שאתה עובד רק שתיים, אז התכנון הופך לחסר משמעות.
כמובן, אנחנו גם זוכרים את היום שבו קבענו רשימת מטלות גדולה ולמעשה סיימנו אותה. זה מטעה כי אתה תמיד יכול להשיג יותר על ידי בעיטה זמנית לעצמך להילוך יתר. אבל זה מרוקן אותך, אז זה לעתים נדירות בר קיימא ליותר משבוע או שבועיים. המטרה צריכה להיות להעלות את רמת התפוקה הבסיסית שלך.
כיצד ליישם את העצה הזו ולהתחיל לעשות יותר
ראשית, בצע יומן זמן. תמיד השתמשתי בעיפרון ובנייר, אבל אם אתה יותר מתמצא בטכנולוגיה ממני, יש הרבה אפליקציות להקלטת זמן השהות שלך. ביצוע יומן זמן הוא כאב בתחת, אבל זה חיוני אם אתה רוצה לדעת מהי אמת מידה סבירה לאופן שבו אתה צריך לבלות את הזמן שלך.
חלופה ליומן זמן היא לתעד את המשימות שאתה באמת מבצע בכל יום נתון. זהו מדד פחות אמין מכיוון שהשלמת משימה משתנה יותר מהזמן המושקע, אך אם תעשה זאת במשך תקופה ארוכה יותר, תוכל לקבל מושג טוב על כמה אתה יכול להשיג ביום טיפוסי.
שנית, הגדר את תקן הפרודוקטיביות שלך להיות רק מעט מעל הממוצע הנוכחי שלך. אם אתה מסיים ארבע שעות, נסה חמש או שש. אם אתה מסיים שמונה משימות, נסה 10 או 12.
שלישית, שמור על תקן זה למשך חודש שלם, לפני שתחזור אחורה ותראה אם הפרודוקטיביות שלך השתפרה במהלך תקופת הזמן. חודש הוא פרק זמן טוב כי כל דבר פחות נוטה להתעוות בגלל פרץ המוטיבציה בעת הגדרת מטרה.
לבסוף, אם אתה עדיין לא עומד ביעדים שלך, הגדל אותו בעוד 25-50%. על ידי ביצוע פעולה זו בהדרגה תוכל להגיע בסופו של דבר לרמות גבוהות יותר של פרודוקטיביות. בסופו של דבר זה מתפוגג ונעשה קשה יותר ויותר לעבוד יותר מבלי להקריב אנרגיה או יעילות, אבל הרבה מהרווחים המוקדמים נובעים פשוט מארגון מחדש של הזמן שלך ובזבוז פחות, לא על ידי עבודה ארוכה יותר.
אם אתה רציני בניסיון לעשות יותר, הנה תקציר:
בצע יומן זמן לכמה ימים, או רישום מפורט של היעדים היומיים שלך במשך כמה שבועות.
הציבו יעד להגדיל את העבודה שהושגה ב-25%.
חזור בעוד חודש ומדוד את עצמך, אם השתפרת, תוכל לנסות שוב או פשוט לשאוף לשמור על רמות הפרודוקטיביות שלך.
אני מקווה שגישה זו יכולה לעצור את השטויות של תכנון יום של 10 שעות כאשר אתה מסיים רק 3 שעות. ביצוע דברים לא דורש עבודה יותר, אלא עבודה חכמה יותר. איך אתה יכול לעבוד בצורה חכמה יותר, אם אתה אפילו לא יודע איך אתה עובד עכשיו?
עבוד פחות כדי להספיק יותר| סקוט ה. יאנג
סקוט יאנג הוא בלוגר שמנסה כיום ללמוד את תוכנית הלימודים בת 4 שנים של מדעי המחשב של MIT במשך 12 חודשים, מבלי לקחת שיעורים. הירשם כאן כדי לקבל בחינםספר אלקטרוני ללמידה מהירה.
תמונה רמיקס מסטודיו 89(שטרסטוק).
רוצה לראות את העבודה שלך על Lifehacker? אֶלֶקטרוֹנִיטסה.
