אם נפגעת על ידי אוטובוס היום או שהייתם חסרי יכולת אחרת, האם יקיריכם היו מסוגלים לאתר במהירות את המידע החשוב שלכם או לדעת איך לטפל בענייניכם? לרבים מאיתנו יש שליטה מצוינת על הכספים שלנו, אבל ייתכן שמערכות השמירה שלנו לא יהיו ברורות לבני משפחה או לחברים שעשויים להזדקק לגישה מיידית אליהם בשעת חירום. להלן מדריך שלב אחר שלב לארגון המידע החיוני שלך כך שניתן יהיה לגשת אליו בצורה נוחה ובטוחה בעת הצורך.
המטרה: מסמך ראשי או תיקיה עם כל המידע החשוב שלך
אולי השיטה הקלה ביותר ליצירת מסמך מרכזי או קבוצת קבצים תהיה יצירת גיליון אלקטרוני של Google שתוכל לשתף עם המשפחה והחברים שלך ולהתעדכן באופן קבוע. יצרנו אתבנית ערכת מידע בסיסיתרק למטרה זו. הגיליון האלקטרוני כולל בקשות למידע שלהלן, אך אתה יכול להתאים אותו לצרכים הספציפיים שלך. כדי להשתמש בתבנית בעצמך, ב-Google Docs עבור אל קובץ > צור עותק... כדי לשמור אותה בחשבון Google שלך (ודא שגרסת הגדרות השיתוף של המסמך חוזרת לברירת המחדל של "פרטי").
לְעַדְכֵּן: עקב תעבורה גבוהה לתבנית, Google Docs מציג אותה רק בתצוגת רשימה, מה שהופך אותה לבלתי אפשרית להעתיק.הקובץ הדחוס הזהיש גרסאות להורדה בפורמטים PDF, XLS ו-ODS. אתה עדיין יכול לייבא אותם לחשבון Google Docs שלך.
יש למעשה רק כמה שלבים להגדרת המארגן הזה: איסוף הרשומות שלך, שיתוף מאובטח ועדכון שלהם. עקבו אחרי ותגדיר את הערכה שלך תוך זמן קצר - וקצת יותר שקט נפשי.
שלב 1: אסוף את הרשומות החיוניות שלך כדי לשמור בערכת המידע הראשי
השיאים האישיים החשובים ביותר: ראשית, יש כמה מסמכים שכדאי כמובן לשמור במקום מאובטח (כספת אש או כספת):
כרטיס ביטוח לאומי
תעודת לידה
דַרכּוֹן
כל מסמך רשמי אחר, קשה להחלפה
סרוק את הפריטים האלה כדי שתוכל לקבל תיעוד דיגיטלי גם שלהם. אם אתה מצפין את הקבצים הדיגיטליים, למשל, עם אחד שלנוכלי הצפנה מועדפים TrueCrypt, ואתה אפילו יכול להעלות אותם ל-Google Docs ולשתף את הקבצים עם יקיריכם (רשום אותם בגיליון האלקטרוני).
כמו כן, תרצה להוסיף לערכת תיעוד החירום שלך:
פרטי התקשרות: גם פרטי הקשר שלך וגם פרטי אנשי הקשר שלך לשעת חירום. זה כולל את קרובי משפחתך הקרובים ביותר, עורכי הצוואה שלך ומעסיקים.
צוואה והנחיות רפואיות: הוסף עותק של הצוואה/נאמנות החיים שלך ומכתב הוראות רפואי (שמור את המקור אצל הנציג המשפטי שלך). אתה יכול להעלות קובץ PDF לגוגל דוקס למטרה זו.
ביטוח: בעלי בתים, רכב, רפואה, חיים, אובדן כושר עבודה, וסוכני ביטוח/מתווכים אחרים ליצירת קשר ומספרי פוליסה
חשבונות פיננסיים: מידע על חשבונות בנק, השקעות וכרטיסי אשראי/הלוואות, כולל שמות מוסדיים, מספרי טלפון ומספרי חשבונות
רישומי בריאות: רישומי חיסונים, אלרגיות, הגבלות תזונתיות, תרופות, טיפולים רפואיים/כירורגים
מידע על חיות מחמד: תיאור של כל חיית מחמד, מידע ליצירת קשר עם וטרינר וכל הערות רפואיות חשובות
נֶכֶס: מידע על רכב, ניירות/שטרות לרכישת בית ופריטים אחרים של מלאי הבית.
שוב, התאם למידע הרלוונטי שלך. שֶׁלָנוּערכת מידע מאסטרגיליון אלקטרוני כולל גיליונות בודדים עבור רוב פיסות המידע הללו, אז פשוט צור עותק של הגיליון (קובץ > צור עותק) והתחל למלא אותו, בקטע בכל פעם.
שלב 2: ייצא את פרטי החשבונות שלך
סיסמאות חשבון: לקבלת פרטי התחברות לחשבונות חשובים, עדיףלֹאכדי לאחסן את פרטי ההתחברות שלך במסמך מקוון כמו זה. במקום זאת אתה יכול לייצא את פרטי ההתחברות שלך ממנהלי סיסמאות כמוKeepass,LastPass, או1 סיסמהלקובץ CSV ולאחר מכן להצפין אותו כך שניתן יהיה לשתף אותו בצורה מאובטחת. תבנית הגיליון האלקטרוני שלנו כוללת גיליון ספציפי לתיאור שיטת האחסון של קבצים אלה - המיקום של המסמכים החיוניים שלך וכל הסיסמאות הנדרשות לאיתורם.
שלב 3: שתף את ערכת המידע הראשי שלך ומסמכים חיוניים
קל לשתף את הגיליון האלקטרוני של Google Docs. לאחר שמילאת את גרסת הגיליון האלקטרוני שלך, לחץ על כפתור השיתוף ותוכל לשלוח דוא"ל לאנשים שאתה רוצה שיוכלו להציג או לערוך את המסמך. (תחשוב על אנשים שתשקול גם אנשי קשר לשעת חירום.)
עבור הקבצים המוצפנים שלך, כמו כניסות ההתחברות שהוזכרו לעיל, תוכל להעלות אותם ב-Google Docs, לשמור עלכונן USB מוצפן, או השתמש במשהו כמו Dropbox. תן לנמענים את סיסמת ההצפנה שלך אבל מטעמי אבטחה, רק תן להם לרשום רמז לסיסמה. למשל, מקום לחופשה 2010 + יום הולדת לחיות מחמד + שם האמצע של הזמר המועדף שלי. כמו כן, אם אתה משתמש ב-Dropbox, ודא שאתהתחילה להצפין מידע רגיש. אקובץ zip מוצפןנראה פתרון אידיאלי.
שלב 4. עדכן באופן קבוע את מסמך הכל
תצטרך לעדכן את הקבצים/ספר הרשומות הראשי שלך בעת עדכון החשבונות שלך.
כְּמוֹהקמת תוכנית חירוםאו אערכת חירום 72 שעות, ערכת המידע הראשית הזו תצטרך להעריך מחדש באופן קבוע - שקול לעשות זאת לפחות מדי שנה (למשל, בזמן מס, כאשר אתה כבר מסתכל על כל החשבונות שלך) או, יותר טוב, מדי רבעון.
הגדר תזכורת ביומן שלך כדי שלא תשכח. כשתקבל את התזכורת שלך, אל תחכה - פשוט עיין במהירות בפריטים במסמך שלך ואם משהו השתנה, עדכן אותו. אם לא, איבדת רק כמה דקות מהיום שלך לקראת סוף טוב מאוד.
משאבים נוספים ליצירת ערכת מידע מאסטר
אם אתה משתמש ב-Quicken, למשל, ייתכן שתהיה לך גישה ל-Emergency Records Organizer המובנה בתוכנית, שיכול להרכיב עבורך את מסמכי החירום שלך, בהתבסס על המידע ששמת ב-Quicken. זה צריך להיות בתפריט "נכס וחוב" או שאתה עשוי למצוא את התוכנית תחת תיקיית Quicken שלך תחת קבצי תוכנית.
אריק דיואי חופשיספר גדול של הכלהוא מארגן יסודי מאוד לכל ענייניך, עם מצייני מקום לתיעוד חשבונות הבנק שלך, פוליסות ביטוח, רישומי מס ועוד. הספר הגדול של הכל בן 44 העמודים זמין בPDFאוֹפורמט אקסל.
יש גם כמה מארגני מסמכים אישיים בגרסת עץ מת, כמולפרוטוקולעם אותה מטרה, למקרה שאתה רוצה ספר מודפס מראש.
תבנית מסמכי החירום שלנו(קובץ zip) היא גרסה פשוטה למידע החיוני ביותר ועם עין לשיתוף ב-Google Docs (או הורדה ושמירה).
בכל שיטה שתבחר, כל המידע החיוני שלך במקום אחד נגיש בקלות יכולה להיות מנחמת, הן עבורך והן עבור יקיריכם.
האם יש לך את כל המידע החשוב שלך מאורגן איפשהו או טיפים ליצירת "מסמך הכל" הזה? ספר לנו בתגובות.
אתה יכול לעקוב או ליצור קשר עם מלאני פינולה, מחברת הפוסט הזה, ב-לְצַפְצֵף.
