Microsoft Word היא בקלות תוכנת עיבוד התמלילים הגדולה והפופולרית ביותר שקיימת, אבל היא עושה הרבה יותר מסתם לערוך טקסט ודוחות TPS. אם אמרת לעצמך שסוף סוף תלמד את הפרטים והיציאות של Word, עכשיו זה הזמן ללמוד כיצד לערוך סגנונות, להוסיף תוכן עניינים ועוד.
פוסט זה הוא החלק הראשון של Microsoft Office Week, סדרה ב-Lifehacker שבה אנו מציעים טיפים להתחיל או לשלוט ב-Microsoft Office. רוצה עוד? הקפידו לפקוח עין על עמוד התג של שבוע Office לאורך כל השבוע.
התחל לעבוד עם Word במהירות
מכל תוכניות Microsoft Office, Microsoft Word היא כנראה הפשוטה ביותר מנקודת מבט של ממשק משתמש. אם אי פעם השתמשת בתוכנת עיבוד תמלילים בחייך, תזהה את התפריטים לפתיחה ויצירה של קבצים בפינה השמאלית העליונה. התפריט הגדול יותר שפועל בחלק העליון של המסמך שמיקרוסופט מתייחסת אליו כ"רצועת הכלים". ברצועת הכלים יש את כל כלי העיצוב שתזדקק להם, כמו גם כמה פקודות הקשריות המשתנות בהתאם לאיזה כרטיסייה אתה נמצא.
עבור סדרה זו, נניח שאתה יודע את היסודות, אבל אם אתה רוצה רענון,מדריך ההתחלה המהירה של מיקרוסופט עבור וורדעוזר לך לעבור את היסודות.
כיצד לבצע את המשימות הנפוצות והחיוניות ביותר ב- Microsoft Word
כמובן, הצרכים של כולם קצת שונים, אבל בהתחשב שרוב האנשים משתמשים ב-Office בסביבה משרדית, אנחנו מוכנים להתערב שתצטרך לעשות דברים כמו לערוך סגנונות, להשוות בין שני מסמכים, להכין תוכן עניינים ועוד בוא נתקדם ונכסה כמה מהמשימות הנפוצות הללו.
כיצד להחיל ולערוך סגנונות
סגנון ב-Word הוא עיצוב מוגדר מראש עבור המסמך שלך. זה מה המסמךנראה כמו, כך שהוא כולל את הגופן, גודל הגופן, סגנון הפסקה וכן הלאה. יצירה או שינוי של סגנון מאפשרים לשנות את המראה של מסמך בבת אחת כך שלא תצטרך לעבור ולהדגיש קטעים בודדים ולבצע שינויים ספציפיים. אתה יכול לעשות דברים כמו להגדיר סגנון כותרת אוניברסלי, או לשנות איך נראית רשימת התבליטים המוגדרת כברירת מחדל.
לדוגמה, אם אתה עובד על ספר, ייתכן שתקבל רשימה של הנחיות סגנון ממו"ל. לחלופין, אם אתה עובד על תזכירים בין-משרדיים שבועיים, סגנון הוא דרך קלה ליצור קו מנחה לפורמט כך שכל אחד שאתה עושה יראה אותו הדבר בכל פעם. בנוסף, אתה מקבל את הגמישות לשנות סגנונות בכל עת, כך שאם מחלקה אחת אוהבת את התזכירים שלה בכיוון אחד, אבל הבוס שלך מעדיף סגנון אחר, אתה לא צריך לשנות אוסף של עיצוב בכל פעם שאתה פותח מסמך חדש.
כדי להחיל סגנון, ודא שאתה נמצא בכרטיסייה בית, בחר גוש טקסט במסמך שברצונך לשנות ולאחר מכן לחץ על תפריט הסגנון ברצועת הכלים. לדוגמה, אם ברצונך ליצור כותרת באמצע גוש טקסט, תבחר את הטקסט הרצוי ככותרת ולאחר מכן לחץ על סגנונות > כותרת 1. זה קל כמו זה.
הכנת סגנונות ספציפיים משלך היא גם די קלה. זה שימושי כאשר אתה כותב משהו באופן עקבי, כמו ניוזלטר או ספר, ורוצה מערכת ספציפית של כללים שתוכל להחיל בקלות על מסמך בכללותו. לדוגמה, ייתכן שתרצה לשנות את גודל הגופן של אפשרות ברירת המחדל של הכותרת, או לשנות את אופן הפעולה של יצירת רשימה. הנה איך לעשות את זה:
מהכרטיסייה בית, לחץ על חלונית סגנונות.
לחץ על סגנון חדש או בחר את הסגנון שברצונך לערוך.
תקבל כאן חלון קופץ לעריכת מספר פרמטרים, כולל סוג, בסיס ועיצוב. לחץ על האפשרויות שברצונך לשנות.
אם אתה מבולבל לגבי המשמעות של כל מונח, אל תדאג, זה די פשוט. סגנונות פסקה קובעים את מראה הטקסט ברמת הפסקה. כאשר תחיל סגנון זה, זה ישנה את כל הפסקה. סגנונות דמות קובעים את המראה ברמת הדמות, כך שתוכלו לבלוט מילה אחת. סגנונות טבלה משנים את המראה של טבלאות, כמו שורת הכותרת או אופן הפעולה של קווי הרשת. לבסוף, סגנונות רשימה משנים את המראה של רשימה, כגון רשימות תבליטים או ערכת מספרים.
כיצד להוסיף תוכן עניינים לתחילתו של מסמך
אם אתה עובד עם מסמך גדול, תוכן העניינים מוסיף ניווט מהיר. למרבה המזל, יצירת תוכן עניינים ב-Word היא קלה והיא תתעדכן אוטומטית ככל שתוסיף עוד למסמך.
מחולל תוכן העניינים האוטומטי של Word לוקח כל כותרת שאתה מוסיף למסמך, ולאחר מכן יוצר את תוכן העניינים על סמך זה. אם אתה מתכנן ליצור תוכן עניינים, הקפד לסגנן כל אחת מכותרות המדור שלך עם כותרת.
לחץ על פסקה ריקה שבה ברצונך להוסיף את תוכן העניינים.
לחץ על הכרטיסייה הפניות.
לחץ על תוכן העניינים ולאחר מכן בחר את המראה שבו ברצונך להשתמש.
זהו. Word מעדכן אוטומטית את תוכן העניינים בכל פעם שאתה מוסיף או משנה כותרת.
כיצד להשוות ולמזג שני מסמכים
אם יש לך שתי גרסאות של מסמך, בין אם זה בגלל שמישהו ביצע עריכות בעותק שלו, גיבוי ענן נכשל, או אם אתה רק מנסה לברר מה בדיוק השתנה בין שתי גרסאות של אותו דבר, תצטרך להשתמש בפונקציות השוואה ושילוב.
אם אתה רק רוצה לראות אילו שינויים קיימים בין שני מסמכים, אתה יכול להשוות ביניהם. כך ניתן להשוות בין שני מסמכים:
פתח את אחד משני המסמכים שברצונך להשוות.
לחץ על כלים > עקוב אחר שינויים > השווה מסמכים.
בחר את המסמך המקורי וקבצי המסמכים המתוקנים.
הקלד שם תחת שדה הטקסט "שינויי תווית עם" כדי שתוכל להבחין בהבדל בין שני המסמכים. בדרך זו, Word יוסיף הערה שאומרת לך מאיפה מגיע כל שינוי.
שילוב של מסמך עובד באותה צורה, אבל התוצאה הסופית היא מסמך אחד שממזג את התוכן של שני המסמכים יחד כך שכל מה שזהה מוחלף:
פתח את אחד משני המסמכים שברצונך לשלב.
לחץ על כלים > מיזוג מסמכים.
בחר את המסמך המקורי וקבצי המסמכים המתוקנים.
כאשר המסמכים מתמזגים, ההבדלים בין השניים מודגשים. מכאן, אתה יכול להיכנס ולבחור את מה שאתה רוצה לשמור בגרסה הסופית.
כיצד לעצב מסמך כראוי עם עצירות וכניסות טאב
אם אתה מהסוג שמעצב מסמך על ידי לחיצה על מקש הרווח או הטאב מספר פעמים, הגיע הזמן ללמוד כיצד לעשות זאת בדרך הנכונה: שימוש בהכנסות ועצירות טאב. הסרטון שלמעלה מראה כיצד הלשוניות והכניסות פועלות כך שקל להבין, אבל בואו נסכם את המשמעות של שני המונחים בפועל.
עצירות טאב: עצירת טאב היא המיקום שהסמן עוצר לאחר לחיצה על מקש הטאב. ב-Word, זו דרך ליישר טקסט בקלות. כאשר אתה לוחץ על הסרגל ב-Word, עצירת טאב מופיעה כחץ מעוקל קטן. כאשר תקיש על מקש הטאב, הסמן והטקסט יקפצו אל החץ הזה. אם תוסיף מספר עצירות טאב, תוכל להפוך את זה כך שתוכל לעצב טקסט פשוט על ידי הקשה על מקש הטאב כמה פעמים כדי להכניס אותו למקומו ולסדר אותו בצורה מושלמת.
כניסות: כפי שהשם מרמז, הזחות קובעות את המרחק של הפסקה מהשוליים השמאליים או הימניים. על הסרגל, תראה שני משולשים שמכוונים את ההזחה. אתה יכול ללחוץ על כל אחד מהמשולשים ולהזיז אותו כדי לשנות את ההזחה. המשולש העליון מתאים את ההזחה של השורה הראשונה של פסקה. המשולש התחתון מתאים את ההזחה עבור השורות הבאות (הידוע גם בכניסה התלויה) בפסקה. אתה יכול גם ללחוץ על הריבוע שמתחתיהם כדי להעביר את שניהם בו-זמנית.
למידה כיצד להשתמש בכניסות ועצירות טאבים אלו יכולה להקל בהרבה על יצירת מסמך כמו קורות חיים או עבודה אקדמית.
כיצד להוסיף ציטוטים והפניות
מאמרים אקדמיים הם חיה לכתיבה, אבל Word הופך את יצירת ביבליוגרפיות וציטוטים לסופר קל. לאחר שיצרת מסמך חדש ואתה כותב את המאמר הזה, אתה יכול להוסיף ציטוט בכמה לחיצות.
לחץ על הכרטיסייה הפניה.
לחץ על החץ הנפתח לצד סגנון ביבליוגרפיה ובחר את הסגנון שבו אתה משתמש עבור המאמר.
לחץ על סוף משפט או ביטוי שבו ברצונך להוסיף את הציטוט.
לחץ על הוסף ציטוט. בתיבה צור מקור חדש, הזן את כל המידע שאתה צריך.
לאחר שתזין ציטוט פעם אחת, תוכל להוסיף ציטוטים נוספים מאותו טקסט על ידי בחירת משפט, ולאחר מכן לחיצה על תיבת ציטוטים ובחירה בהפניה שברצונך להוסיף. כשתסיים, לחץ על הלחצן ביבליוגרפיה ובחר ביבליוגרפיה או עבודות שצוטטו כדי ליצור אוטומטית את דף ההתייחסות למאמר שלך.
התכונות החדשות הטובות ביותר ב-Word 2016
Word 2016 הוא מעבד תמלילים - זה אומר שהוא לא צריך לעשות קפיצות ענק ומהפכניות על פני הגרסאות הקודמות שלו. עם זאת, ל-Word 2016 יש כמה שיפורים שכדאי לשים לב אליהם:
אתה יכול לחפש בסרט: ב-Windows, מעל לרצועת הכלים, תראה תיבת "תגיד לי מה אתה רוצה לעשות". כאן, אתה יכול להקליד כל שאלה שיש לך ו-Word יגיד לך איך לעשות את זה. לדוגמה, אתה יכול לשאול אותו כיצד להכניס תמונה, כיצד לעצב טקסט בצורה ספציפית, או כיצד ליצור רשימות. זה בעצם גרסה משעממת שלקליפילמאה ה-21. מכל סיבה שהיא, זה לא כלול בגרסת ה-Mac.
אתה יכול לראות עריכות של שותפי עריכה בזמן אמת כמו ב-Google Docs: הצלחת לעבוד על מסמכי Word כצוות במשך זמן מה, אבל Word 2016 מוסיף עריכות חיות, כך שתראה הערות ועדכונים של אנשים אחרים באופן מיידי.
חיפוש חכם מקל במעט על המחקר: Word עכשיו קצת יותר מחובר לאינטרנט ממה שהיה פעם. ב-Word 2016, אתה יכול ללחוץ לחיצה ימנית על מילה, ולאחר מכן לבחור "חיפוש חכם" מהתפריט כדי לחפש את ההגדרה של מילה, את המאמר הקשור בויקיפדיה ותוצאות החיפוש המובילות מבינג.
מלבד השיפורים הקטנים הללו, אם השתמשת בגרסאות ישנות יותר של Word, אתה תהיה ממש בבית ב-Word 2016 תוך דקות.
עבוד מהר יותר ב-Word עם קיצורי המקלדת האלה
למיקרוסופט יש רשימות מלאות של כל קיצורי מקשיםWord עבור WindowsוWord עבור Macששווה לסמן, אבל בואו נעבור על כמה מהגדולים שבהם סביר להניח שתשתמש בכל יום, וכמה ספציפיים למילים שהם באמת שימושיים:
CTRL+N/CTRL+O/CTRL+S: צור, פתח ושמור מסמך.
CTRL+X/CTRL+C/CTRL+V: גזור, העתק, הדבק
CTRL+B/CTRL+I: מודגש, נטוי
CTRL+A: בחר הכל
CTRL+Z: בטל
CTRL+K: הוסף היפר-קישור
CTRL+P: הדפס מסמך
CTRL+H: פתח את מצא והחלף
Shift+F3: החלף את אפשרויות השימוש באותיות רישיות
CTRL+SHIFT+C: מעתיק את העיצוב עבור הטקסט שנבחר כדי שתוכל להחיל אותו על קבוצת טקסט אחרת עםCTRL+Shift+V
CTRL+Shift+N: מחיל את הסגנון הרגיל על הטקסט שנבחר
מעבר לכך, Word תומך בקיצורי מקלדת אוניברסליים לעריכת טקסט כמוShift+CTRL+מעלה/מטהחיצים לבחירת פסקאות שלמות. אלה יכולים להקל בהרבה על הניווט וההדגשה של טקסט, ועשינו זאתיש כאן רשימה של כולם. אם אתה משתמש ב-Word בכבדות, תכיר את קיצורי הדרך האלה, הם ישפרו את חייך.
קריאה נוספת עבור משתמשי כוח
Word היא תוכנית גדולה ואנחנו לא יכולים לכסות הכל כאן. הנה עוד כמה מדריכים שיעזרו לך לפרוץ את הגבולות של מה ש-Word מסוגל לעשות.
שישה טיפים לעיצוב טוב יותר: עיצוב הוא עניין גדול ב-MS Word, ואם אתה רוצה להשתפר במיומנויות כמו הצגת תווים נסתרים, התמודדות עם קטעים ועוד, הפוסט הזה אמור לעזור.
בחר את כל הטקסט עם אותו עיצוב: התפריט הקטן והמוסתר הזה ברצועת הכלים מאפשר לך לבחור בלוקים של טקסט על סמך העיצוב שלו.
כל מה שאתה צריך לדעת על שיתוף פעולה: שיתוף פעולה הוא חלק גדול מ-Word. ממעקב אחר שינויים ועד ללמוד כיצד להשתמש בתגי עיצוב, פוסט זה מכסה את כל מה שאתה צריך לדעת על עבודה על מסמכים כקבוצה.
צור קיצורי מקשים משלך: ל-Word יש המון קיצורי מקשים כמו שהוא, אבל אם אתה רוצה יותר, אתה יכול ליצור משלך.
Word עשוי להיראות כמו עורך טקסט ישן ומשעמם במבט חטוף, אבל כפי שאתה יכול לראות, זה הרבה יותר מורכב ממה שרוב האנשים נותנים לו קרדיט. השליטה בו עשויה להימשך זמן רב, אבל ברגע שיש לך את היסודות ותבין מה אפשרי בוורד, אתה תהיה בדרך להיות נינג'ה של Microsoft Word.
