איך לתזמן את היום שלך כשאתה עצמאי או עובד מהבית

אני פרילנסר במשרה מלאה מאז 2012, ורוב העבודה שלי מתבצעת בבית - כלומר מהמשרד הביתי שלי. ניסיתי לעבוד מבתי קפה ומחללי עבודה משותפים, אבל אני נוטה לעשות את מירב העבודה כשאני בחלל שקט, נוח ומוכר שבו אני לא צריך לדאוג אם אצליח למצוא מושב ליד שקע חשמל (ולא אצטרך לבקש ממישהו לצפות במחשב הנייד שלי בכל פעם שאני צריך להשתמש בשירותים).

אני גם יודע שאני עושה את העבודה הכי טובה שלי בבוקר ואחר הצהריים המוקדמים; ככל שזה מתקרב ל-15:00, כך ארצה יותר משימה שתאפשר לי להגיב למידע במקום ליצור אותו. קריאת ספר לביקורת, למשל, במקום לכתוב ביקורת ספר.

אז פיתחתי לוח זמנים שמאפשר לי לעשות את העבודה הכי טוב שלי בזמנים שבהם אני עובד הכי טוב.

אם גם אתה עובד מהבית ותרצה לפתח לוח זמנים דומה, הנה מה שלמדתי בשבע השנים האחרונות.

דע את הכרונוטיפ שלך

אני אדם של בוקר, גם במונחים של "מתי אני אוהב להתעורר" וגם "כשאני עושה כמיטב יכולתי". אני פותר יותר בעיות בין 6:30 בבוקר ל-9 בבוקר מאשר בכל שאר היום. זה לא אומר שאני מתחיל ליישם את הפתרונות האלה מיד, כמובן, אבל זה אומר שאני משרבט הרבה הערות שנלכדות ומתוזמנות במערכת Getting Things Done שלי במהלך החלק הראשון של זמן הניהול של יום העבודה שלי.

אם אתה פרילנסר, אתה אמור להיות מסוגל לנצל עד תום את הנטיות הטבעיות של הגוף שלך לשינה ולערות. כן, לקוחות מסוימים עשויים לצפות ממך להיות זמין במהלך "שעות הפעילות", אבל אם תגדיר ציפיות לגבי מתי תענה ולא תענה לאימייל (עוד על כך בהמשך), אתה יכול לפרוץ את לוח הזמנים שלך עד שיתאים ללילית שלך או עצבנות.

אם אתה עובד מרחוק אצל מעסיק מסורתי, עשויות להיות ציפיות חזקות יותר לגבי מתי אתה צפוי להיות ליד השולחן שלך. עם זאת, אתה עדיין יכוללבנות את היום שלך כדי לאפשר לך לעבוד במקביל למקצבים הטבעיים של הגוף שלך. אולי אתה ישן כמה שיותר מאוחר ולא מתקלח/מתלבש עד הפסקת הצהריים, למשל. (רק ודא שאין לך שיחות סקייפ מתוזמנות.)

תן את הזמן הטוב ביותר שלך לפרויקט החשוב ביותר שלך

מה הדבר הכי חשוב שאתה צריך לעבוד עליו היום? מה שזה לא יהיה, תן לזה את זמן העבודה הטוב ביותר שלך.

בהתאם למצב האישי שלך, "זמן העבודה הטוב ביותר" שלך עשוי להיות:

הזמן שבו האנרגיה שלך היא הגבוהה ביותר
הזמן שבו יש סבירות נמוכה יותר להפריע לך בבקשה דחופה של לקוח או ממונה
הזמן שבו סביר להניח שתפריע לך בן זוג או ילדים
נתח הזמן האחד שעוד לא הוקצה לפגישות

במידת האפשר,עבוד על הפרויקט החשוב ביותר שלך לפני שאתה מתחיל לעבוד על פרויקטים פחות חשובים. כך, סביר יותר שתסיים את הפרויקט החשוב ביותר שלך עד למועד האחרון החשוב ביותר שלו. עם זאת, בהתאם ללוח הזמנים והכרונוטיפ שלך, אולי עדיף לך לעבוד על פרויקט "בינוני-חשוב" בבוקר לפני שתקדיש שעתיים או שלוש לפרויקט החשוב ביותר שלך אחר הצהריים.

לא יודעים מה הפרויקט הכי חשוב שלכם? זה עשוי להיות זה עם המועד הקרוב ביותר; זה עשוי להיות אחד עבור הלקוח היקר ביותר שלך; זה יכול להיות זה שהכי חשוב לבוס שלך.

אם אתה עדיין לא יכול להחליט, פשוט בחר אחד והתחל לעבוד. זה יהיה בסדר.

הגדר גבולות סביב עבודת דוא"ל וניהול

בשלב זה בחיי העצמאי, אני לא פותח את הדוא"ל שלי עד 10 בבוקר. זו זכות, כמובן, אבל זו שזכיתי בו (על ידי הוכחת עצמי ככותב עצמאי אמין ומבוקש) ויצרתי לעצמי. על ידי הצבת גבולות לגבי מתי אענה ולא אענה למייל, פיתחתי יום עבודה שבו אני לא צריך להשקיע כל שעת עבודה בניהול תיבת הדואר הנכנס שלי.

ייתכן שלא תוכל לסגור את תיבת הדואר הנכנס שלך במהלך יום העבודה — רבים מאיתנו לא יכולים, וזה בסדר. עם זאת, אתה כנראה יכול להקדיש כמה בלוקים של זמן כדי להפעיל את כל המנהלים שמגיעים עם יום עבודה טיפוסי: חשבונית, ביצוע שיחות טלפון, שליחה ומענה לכל הודעות לא דחופות.

כרגע אני עושה "בדיקת הודעות דחופה" קצרה מאוד בשעה 10:00, הפסקת ניהול של 90 דקות מ-11:30-1:00 (כן, הקריירה העצמאית שלי כן כוללתעד כדי כך אדמין), ואז אני משאיר את תיבת הדואר הנכנס שלי פתוחה לשארית אחר הצהריים כי זה הזמן שבו עורכים נוטים לבקש תיקונים רגישים לזמן או להשיב לאימיילים על הצעות פרסום.

הגיוני לסגור את תיבת הדואר הנכנס שלי בבוקר, בזמן שאני עובד על הפרויקטים החשובים ביותר שלי. לסגור אותו אחר הצהריים, כאשר סביר להניח שעורכים ולקוחות יגיעו אליי, לא.

גלה אילו גבולות ניהול הגיוניים עבור יום העבודה שלך - ולאחר מכן הגדר אותם. אל תשכח את הגבול החשוב ביותר:סגירת המייל שלך בסוף יום העבודה.

בצע יותר עבודה על ידי היצמדות לשגרה

אם אתה רוצה למקסם את זרימת העבודה שלך ולהימנע מהצורך "להישאר מאוחר" במשרד הביתי שלך, הדרך הטובה ביותר לפתור בעיה זו היא ליצור ולהיצמד לשגרה. ספציפית, אתה הולך לרצותלוח זמנים שמאפשר לך לדעת מה אתה עושה הלאה.

לשאול את עצמך "מה בא לי לעשות אחר הצהריים" לוקח זמן מהעשייה בפועל,במיוחד אם אתה מלווה את השאלה עם סקירה כללית של כל הפרויקטים הבולטים שלך. (זו גם דרך טובה לאבד את המעקב אחר אחד מהפרויקטים המצטיינים האלה, להחמיץ דד-ליין ולהתנצל בפני הלקוחות ו/או עמיתיך לעבודה על כך שלא ביצעו את עבודתך).

אז תזמן את היום שלך. תן לעצמך שעתיים של עבודת פרויקט בבוקר, ואז הליכה לבית קפה ושעה של עבודת פרויקט, ואז חזרה למשרד הביתי לשעה של אדמין ושעתיים של עבודת פרויקט.... או איך שתרצה כדי להגדיר אותו. תכנן את בדיקות הדוא"ל הגדולות שלך ואת המנהל שלך ואת ההפסקות שלך, וכאשר מוקצית לך עבודה חדשה להשלמת, תזמן אותה לאחד ממשבצות הפרויקט הפתוחות שלך. כך, אתה תמיד יודע באיזה פרויקט אתה תתמודד הבא - ואתה יודע שכולם יסתיימו עד למועד האחרון שלהם.

קביעת שגרה גם עוזרת לך ללמוד כמה עבודה אתה יכול להשלים ביום. זה חשוב לפרילנסרים, שיש להם את היכולת לקחת על עצמם כמה שיותר עבודת לקוחות שהם יכולים לנחות בהצלחה (ולאחר מכן להישאר ערים עד השעות הקטנות בניסיון להספיק הכל עד למועד האחרון), אבל זה חשוב גם לעובדים. אם מוקצית לך יותר עבודה ממה שאתה יכול לעשות באופן סביר, זה הזמן לנהל שיחה עם הבוס שלך על עומס העבודה שלך.

אז תן לעצמך לוח זמנים ותראה לאן זה מביא אותך. זה לא משנה אם עדיין לא מצאת את השגרה הטובה והמוטבת ביותר. לְמַעֲשֶׂה,קביעת לוח זמנים היא דרך מצוינת ללמוד כיצד ליצור שגרה אופטימלית זו;אתה תגלה די מהר אם הפסקת הצהריים שלך מגיעה מאוחר מדי, או אם תזמנת את "זמן הפרויקט החשוב ביותר" שלך בזמן שהמוח שלך עדיין מתקדם להילוך, או אם האימיילים הכי רגישים לזמן שלך מגיעים בבקרים ולא אחר הצהריים.

לאחר מכן השתמש במה שאתה לומד כדי להתאים את לוח הזמנים שלך. היכולת לבנות את יום העבודה שלך הוא אחד היתרונות הגדולים ביותר של עבודה מהבית, אחרי הכל, אז נצל את זה!

קח הפסקות

אולי אתה אפומודורין. אולי אתה הולך אחרי ארוחה. אולי אתה רוצה לקחת קצת זמן אחרי ארוחת הצהריים כדי להתעדכן בפרק האחרון של מה שלא יהיה (יתרון נוסף של עבודה מהבית).אל תיתפס כל כך בעבודתך עד שאתה שוכח לקחת הפסקות - אך אל תתפוס כל כך בהפסקות שלך עד שתשכח לעשות את העבודה שלך.

הרבה אנשים שעובדים מהבית תוהים אם עליהם לנצל את זמן העבודה שלהם כדי לבצע את מטלות הבית. אני נוטה להימנע מביצוע מטלות במהלך יום העבודה שלי - מנקודת מבט של פרילנסר, זה לוקח יותר מדי זמן שיכול ללכת לתשלום הופעות - אבל אני מודה שביום המוזר שבו אתה שופך בטעות ארוחת צהריים על החלק הקדמי של החולצה שלך, זה הקלה על היכולת להחליף בגדים ולהתחיל כביסה מיד, לפני שהכתם נכנס.

המיידיות של עבודה מהבית בשבילי היא שהופכת את זה לכל כך יעיל. אם אתה צריך לעשות משהו, בין אם זה לזרוק חולצה לכביסה או לצאת לטיול לנקות את הראש או להגיב להודעה דחופה של בן משפחה, אתה יכול לעשות זאת. באופן דומה, אם אתה רוצה להתמודד עם הפרויקט הגדול הזה דבר ראשון בבוקר או מאוחר בערב או פשוט בשבילשעתיים ממוקדות ללא הפרעהאחר הצהריים, אתה יכול לעשות את זה. עבודה מהבית נותנת לך את החופש ליצור לוח זמנים שמתאים לך, אז השתמש בעצות אלה כדי לבנות את יום העבודה שלך מהבית - ואם ההצעות האלה לא עובדות בשבילך, בצע התאמות עד שתיצור יום עבודה שעושה זאת.

ואז ללכת לעבודה.