רשימת מטלות היא כנראה אחת האסטרטגיות הנפוצות ביותר למעקב אחר משימות ומטרות. אבל הבעיה עם רשימות מטלות ארוכות ושאפתניות מדי היא שהן יכולות להציף אותנו בכמה שיש להשיג, ולהשאיר אותנו מתקשים לתעדף או אפילו לדעת מאיפה להתחיל. רשימה ארוכה יכולה גם להגביר את הרצון שלנו לבצע ריבוי משימות,בסופו של דבר הופך אותנו לפחות פרודוקטיביים.
הנה איך להכין רשימת מטלות קצרה, מתוקה ויעילה.
כמה ארוכה צריכה להיות רשימת מטלות?
רשימת מטלות טובה (או קבוצה של רשימות) כוללת בין חמש לעשר משימות - ולא יותר מתריסר בסך הכל. אמנם אין מספר קסם,מחקר מציעשאנו עלולים להיאבק בקבלת החלטות כאשר מוצגות בפנינו יותר אפשרויות מזה.
אסטרטגיה אחתהוא להכין רשימה של חמש עד שמונה משימות הקשורות לעבודה (או לבית הספר או למשפחה) לביצוע במשך היום עם רשימה נפרדת של שתיים עד שלוש מטלות או משימות אישיות. סיווג בנפרד יכול להפחית בלבול ולעזור לתעדוף, מה שאתה יכוללהתפרק עוד יותרלפי משימות חשובות, דחופות, שניהם או לא.
שמור את רשימת המטלות שלך ממוקדת ביום הנוכחי ולא בשאר השבוע או בפרק זמן ארוך יותר - כך תוכל להשלים (או לפחות לנסות להשלים) רשימה מלאה עד סוף היום.
בהתאם ליום, רשימת המטלות שלך עשויה לכלולרק משימה אחת ברת השגה.
חלקו אותו למשימות קטנות או מיקרו
רשימת המטלות הקצרה שלך צריכה להיות גם ברורה, ספציפית ומחולקת למשימות קטנות וניתנות לניהול. "עבודה על פרויקט עבודה" כנראה לא ירגיש מציאותי. במקום זאת, רשום מייל ספציפי שאתה צריך לשלוח, פגישה שאתה צריך לתזמן, קטע דיווח שאתה צריך לכתוב וכו'.
אתה יכול אפילו לשבור מטלה כבר קטנהלתוך מיקרו משימות: היכנס למחשב, פתח את Gmail, פתח דוא"ל מעמית לעבודה וכו'. אולי תריסר מטלות מיקרו מרכיבות את כל הרשימה שלך אם זה מה שמניע אותך לחצות דברים.