קרדיט: pfluegler-photo - Shutterstock
מכיוון שכל כך הרבה מתקשורת העבודה המודרנית שלנו מסתמכת על תיבות הדואר הנכנס שלנו, מוטלת עליה החובהכֹּל אֶחָדכדי ללמוד כיצד לתקשר ביעילות באמצעות דואר אלקטרוני. זה נכון גם אם אתה מהנדס כימימי שלא מכיר מילת יחסמידית דלת.
אם גיליתם שהאימיילים שלכם מפספסים איכשהו את המטרה - אולי הקולגות שלכם מבולבלים יותר ממה שהם היו לפני תחילת השרשור - אין סיבה קטנה לדאוג: יש דרכים לוודא שהמיילים שלכם מעבירים את הנקודה בצורה שוטפת, ו אתה לא צריך להיות חוצפן ספרותי כדי לבצע את העבודה.
כיצד לבנות את האימייל שלך
תחשוב על זה כמו ספר סיפורים בסיסי שאתה עשוי להקריא לילד: צריך להיות התחלה, אמצע וסוף. בלי צוקים או קשרים לא קשורים, אם אתה יכול לעזור לזה.
אם, למשל, אתה מדווח לצוות על פרויקט שאתה מוביל, תחילה הסבר מהו הפרויקט ומה אתה מקווה להשיג באמצעותו. לאחר מכן, תאר מה השגת ולאן הפרויקט עשוי לכוון. לבסוף, סיים את זה בשאלת מחשבות או שאלות, ואז קד בחן עם חתימה רשמית.
דרך נוספת לחשוב על זה יכולה לכלול הרתחה לארבעה שלבים. כפי שכותבת שותפי ייעוץ לצמיחה,אתה יכול לעקוב אחר התוכנית הזו:
בְּרָכָה
שאל או פעולה מתבקשת
תיאור תמציתי של הקשר והשפעה
סְגִירָה
זה אולי נשמע בסיסי מדי, אבל קל לאנשים להסתבך בפרוזה עמוסה בפרטים, שסורגת מהנקודה הכוללת של אימייל. הדבר האחרון שאתה רוצה הוא לבלבל אנשים מהצד המקבל, אז שמור את ההודעה שלך תמציתית בשפה ברורה ופשוטה.
השתמש תמיד בשורת נושא בהודעות האימייל שלך
אין דבר מתועב יותר בנימוסי מיילים (לפחות בשבילי) מאשר מייל שלא מפריע לשורת הנושא. אם אתה רק מנסה למשוך את תשומת ליבו של אדם אחד במהירות - כמו לכתוב "אתה יכול להתקשר אליי?" בגוף האימייל - אזאוּלַיזה בסדר. עם זאת, בדרך כלל, אימיילים ללא שורות נושא מטריפים, כמו שרואה חשבון שהשתמשתי בו לא הצליח להוסיף אחד למרות ששלח לי למעלה מ-50 מיילים בשרשור אחד.
לכן, אם אתה שולח אימייל לאנשים על משהו חשוב, הוסף את נושא השיחה שלך בשורת הנושא. הפוך אותו לקצר וקריא-אין צורך להיסחף בשום קשקוש יוגה. הקולגות שלך, שאולי מסתרקים בהר של הודעות שלא נקראו, יעריכו את הדגש שלך על בהירות.
שמור את האימייל שלך מתאים
אם אתה עובד בסביבה ארגונית עם טונות של אנשים שאתה מכיר רק על בסיס עבודה, אל תניח שכולם יבינו את חוש ההומור שלך. אם אינך בטוח לגבי חכם, אל תכלול אותו בדוא"ל שלך. כמה בדיחות עדיף לומר באופן אישי - במיוחד כאשר אתה מכיר את הקהל שלך. דברים שנאמרים בעולם האמיתי לא תמיד מתורגמים בצורה חלקה לתחום הדיגיטלי, מה שאומר שאתה תמיד צריך למתן את הצורך שלך בבלגן, במיוחד כאשר אתה יכול פשוט לעזוב את השיחה המטופשת יותר ל-happy hour.
אלה הם רק כללי יסוד, אבל בהירות היא בדרך כלל הכלל הרווח של נימוסי דוא"ל, בנוסף לשימוש בשכל הישר בכל הנוגע לשורות הנושא ושמירת ההומור שלך למועד מאוחר יותר.
