לחץ לצפייהאסטרטגיית ניהול יפנית בשםקייזןמתורגם בערך ל"שיפור איטי מתמשך". בעולם הארגוני, זוהי מערכת יעילות והגנת פגמים המשמשת לעתים קרובות על רצפות המפעל. אבל קייזן מדגישה את רווחת העובד, עבודה חכמה יותר, לא קשה יותר ומפתחת שיטות עבודה מומלצות כדי שהעובדים לא יצטרכו לחשוב. ככזה, Kaizen היא גישה אידיאלית לשיפור זרימת העבודה האישית של האדם.
לעשות דברים עם Kaizen
ביצוע דבריםשיטות עובדות היטב במסגרת התרגול של Kaizen. Kaizen תהיה האסטרטגיה הכוללת, ו-GTD אוסף של טקטיקות לשיפור תהליכים. כדי ליישם GTD בצורה של Kaizen, אולי תבחר כמה רעיונות קשורים מ- GTD שיעזרו לך מיד בתחומים שבהם אתה צריך את מירב העבודה. אז היית מיישם טקטיקה אחת כל שבוע במשך חודש. היית עובד על הטקטיקה האחת הזו - 43 תיקיות, נניח - במשך שבוע, משתמש בה במודע וחושב עליה. אחרי שבוע, זה יגיע לנקודה שבה אתה לא צריך לחשוב על זה יותר. בשבוע הבא, תעבור למכשיר הבא תוך כדי המשך השימוש במכשיר שהרגע שליטת בו.
בדרך זו, אתה משפר ללא הרף את התהליך שלך, ללא כאבים, מבלי שתצטרך להפריע הרבה מתהליך העבודה הנוכחי שלך או לקחת כל דבר חדש בסערה. יש את העניין עם קייזן: אתה צריך לדבוק בו. זה לא בהכרח דורש כמות עצומה של משמעת, אבל אתה צריך להחזיק בכל רווח קטן שאתה מרוויח. מכיוון שכל שלב הוא תוספת קטנה, זה קל מספיק.
קייזן בפועל
כדי להתחיל את ה-Kaizen האישי שלך, שבי והכין רשימה של התחומים שברצונך לשפר. אם אינך בטוח היכן תוכל להפוך את היום שלך ליעיל יותר, נסה לתזמן את הפעילויות שלך במהלך יום מייצג. אתה עשוי להיות מופתע מהתוצאה - ייתכן שאתה מבזבז הרבה זמן במקומות שאתה לא מצפה להם. בדוק את הפריטים הקודמים של ג'ינהמפת זמןלדרך טובה לעקוב לאן הולך היום שלך.
נניח שאתה מוצא שלושה תחומים שאתה יכול לייעל: אתה מבלה זמן רב בעיבוד דוא"ל, קבלת שיחות טלפון מפוזרות במהלך היום וכתיבת דוחות.
נגיד שהאימייל הוא המקור הגדול ביותר לזמן אבוד, חוסר ארגון וטראש. אתה מאבד אותם. אתה שוכח להגיב להם. בכל פעם שאתה קורא אחד או מגיב על אחד, אתה צריך כמה דקות כדי למצוא היכן היית בדוח שכתבת.
אז תחילה עליך לטפל בבעיית האימייל. זה די קל להתמודד, וזה רעיון אחר של Kaizen: toקח תחילה את הפירות התלויים הנמוכים. אז אתה מקבל יתרונות מוחשיים מיד שיעמדו לרשותך בזמן שאתה מנצח את הבעיות הקשות יותר בהמשך.
אולי תציג זרימת תיקיות. כולכם אשפי דוא"ל עד עכשיו, אז זו רק דוגמה. ייתכן שיש לך תיבת דואר נכנס ותיבה דחופה. אתה מגדיר מסנן כך שכל הדואר האלקטרוני המסומן כדחוף ייכנס לתיבה דחופה, וכל השאר יישב בתיבת הדואר הנכנס. אתה מקדיש חמש דקות כל שעה, ממש לפני שאתה ממלא מחדש את כוס הקפה שלך, כדי לטפל בפריטים הדחופים כמה שיותר מהר - אתה רוצה את הקפה הזה, נכון? ופעמיים, ממש לפני ארוחת הצהריים ולפני היציאה ליום, אתה מפנה את תיבת הדואר הנכנס, קורא ומתעסק בכל הפריטים שלא סומנו כדחופים. קל ופשוט, עם שיפורי תהליכים וחשיבה מובנים.
קייזן באופן עקרוני
אתה רוצהלהחצין חשיבה וניהול ספריםכמה שיותר, ואתה גם רוצה שהם יקרו "בחינם" כמה שיותר, או כחפצים של משימות אחרות. אתה גם רוצהלבנות הוכחת שגיאותכמה שאפשר. המסנן "דחוף" הוא דוגמה: על ידי ניקוי התיבה "דחוף", אתה יודע שלא פספסת שום פריט דחוף. על ידי חיבור זה לפיסת זמן קטנה בסוף כל שעה, אתה מצמצם את זמן הטראש, התקורה המחודשת שמתרחשת בהתחלה ובסופה של כל משימה כשאתה מנסה לכוון מחדש את המוח שלך.
Kaizen מתמקד גםביטול פסולת. על רצפת המפעל, זה אומר תנועה מבוזבזת. הקמת עמדות כלים כך שהכל יהיה בהישג יד היא דרך קלה לחתוך צעדים מבוזבזים, וחזרה על פני יום, או חודש, עבור מאתיים עובדים, המשמעות היא פרודוקטיביות מוגברת מאוד. זה גם אומר פחות בלאי לעובדים עצמם, וזה טוב לכולם.
בסביבת המשרד, "בזבוז" עשוי להתייחס לבזבוז זמן מוח. מכה ומנסה לחשוב מה לעשות עם אימייל נתון. צריך להסתכל למעלה מהדוח שלך כל חמש דקות כדי לענות על דוא"ל "דחוף" שבסופו של דבר קשור למישהו שצריך למצוא בית לחתול-החתול שלו. במהלך היום, ההפרעות הקטנות הללו מצטברות.
תְקִינָההוא עקרון קייזן נוסף. עם סטנדרטיזציה, אתה חושב מה הן "שיטות עבודה מומלצות", ועושה זאת מראש. אז אתה מחצין את השיטות המומלצות האלה ככל האפשר, ואתהעבדו על שיטות אלו כך שיהפכו אוטומטיות. כשהדברים נעשים סוערים, כשיש לך עשרה דברים לעשות לפני התה והם מפגיזים היום את קווי התעלה בפעם השלישית, אתה יכול פשוט לחזור על ההרגלים שלך ולפעול לפי הנהלים שהחלטתם בתקופה רגועה יותר.
קייזן שלי
אני מאמצת תרגול חדש אחד בכל חודש. ככל שקיבלתי יותר ויותר משימות כתיבה עצמאיות, הייתי צריך להגדיר צינור תיקיות כדי לעקוב אחרי זה. צינורות התיקיות כוללים הוכחת שגיאות ועזרי זיכרון מובנים כך שלא תצטרכו לחשוב עליהם, ואם אתם מבצעים את משימות הטטריס הקטנות של העברת דברים מתיקיה לתיקיה כנדרש, הן לא דורשות מחשבה רבה כלל. שניות ליום, באמת. השווה את זה לזמן שבילה בחיפוש אחר מסמכים, להחליט אם המסמכים הם המסמכים הנכונים ולתהות אם כבר פרסמת סיפור לעורך נתון.
לפני כמה חודשים התחלתי להשתמשGTDTiddlyWiki. הוא עמוס בתכונות, ומצאתי מספר מהן שאני אוהב מאוד - באמת, זה רק קנבס שעליו אתה יכול לעצב שיפורי תהליכים וזרימות עבודה משלך. אני מאחסן שם המון נתונים. אני מגבה אותו על ידי שליחתו לחשבון Gmail שלי. אני קורע ללא הרף את מערכת ההיפר-קישורים שלי ומגדיר אותם מחדש בדרכים הגיוניות יותר, פשוטות וקלות יותר. לקח קצת זמן להתרגל לזה, אבל מסמך ה-HTML הבודד והחינמי הזה היה בסופו של דבר האפליקציה הקטלנית שלי, ואני אתגעגע אליו נורא. עכשיו אני משתמש בו כל יום, והשימוש בו הוא לא מודע. אני לא צריך לחשוב מה אני הולך לעשות עם מספר טלפון או שם איש קשר. אני לא צריך לתהות איפה כתבתי את הרעיון הקטן הזה. כל החשיבה הזאת מובנית.
עוד חודש התחלתי להשתמש ב-aהיפסטר מחשב כף יד. זה היה מאוד מהר להתרגל. סוג של קראק בצורה כזו. זה גם פתר בעיות רבות הקשורות לשכחה, פיסות נייר אבודות ובלגן.
קייזן לדרך חיים טובה יותר
Kaizen היא מערכת להכנסת שיפורי תהליכים. אבל הדבר החשוב ביותר הוא להשתמש במערכות אלו כדי להקל על חייך. אפשר להשתמש בהם כדי לשאוב עוד עבודה, וטוב שכך, אבל זכרו שכל המטרה היא כדי שלא תצטרכו לעבוד בימי שישי של שתים עשרה שעות.
מערכות ארגוניות שם כדי להסיר קריעת שיער וכסיסת ציפורניים ומועדים ממהרים. הם לא חייבים להפוך לדרך חיים, כמו הבחור ההוא שיושב לידך ומחטא את מכשיר הטלפון שלו עם חומר חיטוי תעשייתי לפני ואחרי שהוא משתמש בו, זה שיש לו תיקי קבצים עם קוד צבע שונה עבור כל יום של שָׁבוּעַ. הוא סוגד לדבר הזה. הטוטאים האלה הם לא רק טוטמים, הם טוטמים. זה לא חייב להיות ככה.
הפוך את השיפורים שלך לקטנים ועדינים ותמשיך איתם.
ג'ייסון תומסהוא סופר ומקצוען מחשבים המתגורר בערים התאומות.
