כיצד לשמור על זרימת העבודה שלך מסונכרנת בין מחשבים

בין מחשבים שולחניים לבית ולעבודה, מחשבים ניידים, נטבוקים, טאבלטים וסמארטפונים, יש לך כמה סביבות עבודה דיגיטליות בחייך. הנה איך לשמור על כולם מאורגנים ללא מאמץ, כך שתוכל להשקיע פחות זמן בהתעסקות ויותר זמן בביצוע דברים.

רובנו מתמודדים עם מספר מחשבים בימינו; אנחנו עובדים מהבית, מהמשרד ואפילובבית הקפה המקומי. ייתכן שיהיה לך כל שילוב של מחשב נייח בבית, מחשב נייח בעבודה, מחשב נייד בבית, מחשב נייד בעבודה, נטבוק לגלישה על ספות וכל מספר אחר של מכונות שאתה צריך להתמודד איתן באופן קבוע.

למרבה הצער, אתה יכול בסופו של דבר לבזבז זמן רב בניסיון לשמור על סביבות העבודה הדיגיטליות שלך מסונכרנות - אפליקציות, פריסות, שיטות ארגון, או כל התאמה אישית אחרת של המחשב שעוזרת לחסוך לך זמן - ולהביס את המטרה של הגדרת כולם מלכתחילה. הנה כמה מהדרכים הטובות ביותר לשמור על סביבות העבודה שלך מסונכרנות ככל האפשר, כך שכאשר אתה עובר מאחד לשני אתה יכול להמשיך בדיוק מהמקום שבו הפסקת.

הערה: אם חלק מזה מרגיש מוכר זה כנראה בגלל שכיסינו את רוב השיטות הללו בנפרד בעבר; מטרה זו של מדריך זה היא לרכז אותם במקום אחד כדי לעזור לך להגדיר מערכת מסונכרנת.

הכלים לשמור את הכל ביחד

ראשית, אתה צריך דרך לסנכרן את הנתונים שלך בין מכונות. עבור רוב הדוגמאות הללו, אני הולך להשתמש בכלי הפופולרי לסנכרון קבציםדרופבוקס, בעיקר בגלל שזה פשוט, בחינם, וזה מה שאני משתמש בו. אם יש לך, למשל, חשבון Amazon S3 או Windows Live SkyDrive כבר, אתה יכול להשתמש במשהו כמושהוזכר קודם לכן גלדינטלהעלות את האחסון הזה ככונן וירטואלי ולעבור משם. עם מקום זה בצד, אתה יכול לאחסן מסמכים חשובים, קבצים ויישומים ניידים (אם אתה משתמש רק ב-Windows), כך שגם אם אתה מוצא את עצמך עובד ממחשב שאינו אחד מהמכונות הרגילות שלך, עדיין תהיה לך סביבת העבודה הדיגיטלית המאורגנת מראש בכל מקום שתלך.

כמו כן, למרות שזה אולי נראה ארכאי, אתה תמיד יכוללהסתפק בכונן הבזק ישן רגיל- הם חוצי פלטפורמה, זולים, אינם דורשים סנכרון, ולמחשב שלך תהיה גישה מיידית לנתונים שלך בכל פעם שתחבר אותם (אם כי ייתכן שמשתמשי Windows יצטרכולהקצות לו אות כונן קבועה או לטעון אותו לתיקיה שהוקצתה). עם זה מחוץ לדרך, בואו נתחיל לסנכרן.

שמור על סימניות, כרטיסיות פתוחות וסיסמאות מסונכרנות עם הרחבות דפדפן

בעוד שדפדפנים כמו פיירפוקס וכרום החלו לשלב כלי סנכרון משלהם, אני תמיד מוצא את עצמי חוזר לכלים של צד שלישי כמוXmarks(לסינכרון סימניות) וLastpass(לסנכרון סיסמא). היתרון הגדול ביותר בשימוש בכלים אלה של צד שלישי הוא שהם עובדים כמעט עם כל דפדפן בשוק - כך שגם אם אתה מעדיף להשתמש ב-Firefox במחשב אחד וב-Chrome במחשב אחר, או שאתה מחליט להחליף את נאמנות הדפדפן בהמשך הדרך, אתה עדיין יכול לשמור הכל מסונכרן. יתר על כן, נראה שכלים כמו Xmarks ו-Lastpass תמיד מקדימים את המשחק בכל הנוגע לסנכרון - לדוגמה, Xmarks יכול לסנכרן כרטיסיות פתוחות בין מחשבים - תכונה שאינה זמינה ברוב הדפדפנים - ול-Lastpass יש את היכולת להתחבר אוטומטית אל כל אתר שאתה מבקר בו - מה שלא תקבל אם רק תסנכרן את הסיסמאות שלך עם הכלים המובנים של Chrome או Firefox.

בזמן סינכרון הסימניות של Xmarks וסנכרון הסיסמה של Lastpassהם די מסבירים את עצמם, אחת התכונות הטובות ביותר לניהול סביבות עבודה מרובות היא היכולת של Xmarksסנכרון כרטיסיות פתוחות. לפיכך, אם אני עובד במשרד הביתי שלי וצריך לצאת מהבית לזמן מה, אני יכול פשוט לצאת מהדפדפן, לעבור לבית קפה, לפתוח את המחשב הנייד שלי וללחוץ על כפתור "פתח כרטיסיות מרוחקות" ב-Xmarks כדי להמשיך בדיוק מהנקודה שבה הפסקתי - גם אם אני בדפדפן אחר ממה שהייתי קודם.

סנכרן את העדפות היישום שלך בין מכונות

אם במקרה אתה משתמש בדפדפנים שונים במחשבים השונים שלך, אין דרך קלה לסנכרן את ההרחבות וההעדפות שלך, מכיוון שהם פשוט לא תואמים לדפדפנים אחרים. עם זאת, זה ממש קל לסנכרן את ההרחבות, ההעדפות וכמעט כל דבר אחר (ושיטה זו תעבוד לרוב עם יותר מאשר רק הדפדפן שלך).Chrome כבר מסנכרן סימניות, נתוני טפסים, העדפות, הרחבות ועוד, אבל עם קצת עבודה, אתה יכול גם לסנכרן את העדפות היישום שלך עבור אפליקציות כמו Firefox, Thunderbird ו-Pidgin.

הצגנו מספר דרכים לעשות זאת בעבר, אך השיטה הטובה ביותר לסנכרון נתוני יישומים בין מחשבים היא לסנכרן את תיקיית הפרופיל האמיתית של האפליקציה שלך (השיטה השנייה שהוזכרה בסרטון למעלה). אתה יכול, למשל, לסנכרן סימניות, פרופילים ותוספים של Firefox באמצעות Dropbox asשתואר קודם לכן. שיטה זו לא רק תסנכרן את התוספים שלך, אלא את ההיסטוריה שלך, הסימניות, הסיסמאות השמורות וכמעט כל דבר אחר הקשור להעדפות הדפדפן שלך. אם אתה משתמש בפיירפוקס בכל המכונות שלך, שיטה זו שוללת בעיקר את הצורך בדברים כמו Xmarks ו-Lastpass, אם כי אני אוהב לשמור אותם בסביבה למקרה שאגיע למחשב אחר. הם לא אמורים להפריע לתיקיית הפרופיל המסונכרן.

אותה שיטה בסיסית תעבוד עבור מספר יישומים שונים. בעוד שרוב העבודה שאנו עושים כיום היא בדפדפן, אנשים רבים עדיין משתמשים בלקוחות דוא"ל כגון Thunderbird או לקוחות IM כמו Pidgin, ושמירה ידנית על הכל מסונכרן יכולה להיות כאב. ל-Thunderbird ול-Pidgin ישתיקיות פרופיל שיכולות לחצות פלטפורמות בדיוק כמו Firefox, כך שתוכל להשתמש ב-Dropbox כדי לסנכרן את הפרופילים שלהם גם בכל המחשבים שלך.

שמור את ספריית המוזיקה שלך זמינה בכל מקום שאתה הולך

עבור חלק, מוזיקהעוזר להגביר את הפרודוקטיביות שלך, והרבה מכם אמרו לנו שאתםמעדיף להאזין למוזיקה בזמן שאתה עובד. ההזרמת מוזיקה מקוונתהמסלול הוא תמיד בחירה מהירה וקלה, אבל אם יש לך מוזיקה לא ברורה יותר או שקל יותר לדפדף בספרייה שלך, יש לך גם דרכים לעשות זאת.

למעלה פירטנו כיצד לסנכרן נתוני יישומים עבור התוכניות המועדפות עליך, אבל קצת יותר קשה לסנכרן את כל ספריית המוזיקה שלך בכל מקום שאתה הולך. אם יש לך מספיק מקום בחשבון Dropbox שלך או בשירות האחסון המועדף עליך, זה די קל (עם כמה אזהרות)סנכרן את ספריית iTunes שלך עם Dropbox(נכנס לפרטים נוספים על סנכרון iTunes עם Dropbox בפוסט אחר). עם זאת, אם אין לך מקום כזה, יש דרך אחרת לעשות זאת.

מכיוון שחשבון Dropbox שלי מכסה רק כמה הופעות, אני פשוט מביא איתי את המוזיקה שלי במכשיר נייד. אם אתה משתמש ב-iPod ו-iTunes, אתה תמיד יכול פשוט לחבר את ה-iPod למחשב ולהאזין לו משם על ידי הרחבת הערך של ה-iPod בסרגל הצד ולחיצה על "מוזיקה". למרות שזה לא מושלם, גיליתי שזה יותר מכסה את צרכי המוזיקה שלי כשאני לא בתחנת העבודה הראשית שלי.

אם זה לא כוס התה שלך, אתה יכול לאחסן תת-קבוצה של הספרייה שלך בכונן הבזק, אובכרטיס ה-SD של הטלפון החכם שלך(אם כי תזדקק לאוזניות בלוטות' כשאנשים מתקשרים ואתה לא רוצה לנתק אותה מהמחשב שלך באמצע העבודה שלך). לרוב אפליקציות המוזיקה (אפילו ה-iTunes האיטי ביותר בשינוי) יש תכונה של "תיקיית צפייה", שממנה האפליקציה תעדכן אוטומטית את הספרייה שלך. זה עשוי לעבוד אחרת ביישומים שונים (iTunes, למשל,מעביר אוטומטית כל מוזיקה שתוסיף לתיקיית הצפייה שלו); גיליתי שהעבודות של Songbird בדיוק כמו שאני רוצה. אני פשוט מגדיר את תיקיית השעון למקום שבו אני מאחסן את המוזיקה שלי, ואז בכל פעם שנוספים או מסירים שירים מתיקיה זו, Songbird יעדכן אוטומטית את הספרייה. זה קצת יותר "מלוכלך" מסתם לסנכרן את כל הספרייה שלך, אבל זה עושה את העבודה ומאפשר לי לקחת איתי חלק מהספרייה שלי לכל מקום שאליו אני הולך ולעיין בו מהנוחות של ממשק פשוט.

עשה את הטוב ביותר שאתה יכול עם מה שיש לך

אם אתה במצב קשה יותר של עבודה על מערכת שלא מאפשרת לך להתקין אפליקציות, לפעמים אתה צריך לנגוס בכדור ולעשות כמיטב יכולתך. אתה יכולליצור גרסאות ניידות של יישומים רביםולהפעיל אותם, אם מקום העבודה שלך מאפשר זאת. זה לא בהכרח מאפשר את כל השיטות לעיל, אבל Xmarks ו-Lastpass עדיין יעבדו עם מעט התערבות.

אמנם התמקדנו הרבה ביישומים, ההעדפות והפריסה של סביבות העבודה שלך, זכור שהטכנולוגיה שלך היא לא הסוף. כל הפרודוקטיביות שלך (לפעמיםעט ונייר הם הדרך הפשוטה ביותר לקחת איתך הכל). הפרודוקטיביות שלך תלויה רבות בדרך שבה אתה מנהל את זרימת העבודה שלך: דברים כמולהישאר ממוקדוהתמודדות עם עומס מידע וריבוי משימותהם גם צווארי בקבוק ענקיים. הכלים והטריקים האלה בהחלט יחסכו לך זמן מהיום להיום, אבל הם לא יעשו כלום אם תאבד הרגלי עבודה טובים ברגע שאתה מרים ותעבור.