איך לשמור על רשימת פרויקטים שלא מוחצת את נשמתך

אתה נהדר בלכידה בכל מקום, אתה מעבד את תיבת הדואר הנכנס שלך כל יום, אבל איפשהו בין רעיון שנלכד לביצוע הדברים נמחקים. הגיע הזמן לשפץ את רשימת הפרויקטים שלך ואת האופן שבו אתה מתקשר איתה.

צילום קומפוזיציה של תמונות על ידיnkzsומרטין רייס.

בין אם אתה חסיד של דיוויד אלןביצוע דבריםאו כל מערכת אחרת שמעודדת אותך ללכוד את כל הרעיונות שמסתובבים בראש שלך ולמסור אותם לנייר (או למדיה דיגיטלית), סביר להניח שהגעת להישגים די טובים בצד הלכידה של הדברים. בקצה השני של המסוע, שם הרעיונות ממוינים, מסווגים ועושים שימושיים, הדברים נוטים להיות עכורים. בזרימת העבודה שלי עם הפרודוקטיביות, צד הלכידה של הדברים תמיד היה המהנה והקל ביותר - כל מה שבאמת צריך הוא ערימה של כרטיסי מפתח, עט ומוח נודד! למרות שלכדה בכל מקום היא הרגל מדהים שיש לו, יש לו חיסרון שלעתים קרובות מתעלמים ממנו. ככל שתגדיל יותר רעיונות או מטלות, כך יש לך יותר דברים שמסתובבים בזרימת העבודה הפוטנציאלית שלך. אם אתה לא מתמודד בצורה יעילה עם הדברים האלה, אתה בסופו של דבר עם מאגר עומד של רעיונות והרגשה שלעולם לא תעשה שום דבר עם כל הרעיונות/משימות/משימות האלה שתפסת.

היום אנחנו הולכים לבחון כמה שיטות לשמירה על הקצה האחורי של מכונת הפרודוקטיביות שלך מסודרת ולהבטיח שלעולם לא תהיה לך מאגר עומד של פרויקטים שמכביד עליך.

מקורן של רשימות ענק: על גיבורי על ומטאפורות אחרות

כאשר אנו מתחילים לראשונה לתרגל לכידה ושימור רשימות בכל מקום, אנו מרגישים מועצמים. אנחנו מצלמים את כל מה שאנחנו חושבים עליו: ימי הולדת שבדרך כלל היינו שוכחים, סידורים שהיינו זוכרים אחרי שכבר ישבנו בבית, רעיונות נהדרים שהיו נשכחים עד סוף ארוחת הצהריים, ומאות פעולות ורעיונות קטנים שקודם לכן פשוט ריחף במוחנו ואז התרחק. להצליח בלכידה בכל מקום זה כמו לגלות שיש לך זיכרון שני שמעולם לא ידעת עליו, כזה אטום לשכחה וקשה מפני פורענות. בהשוואה לעבר שלך - שכחני! - עצמך אתה מרגיש כמו גיבור על.תמונה מאתPixelstar.

אתה לוכד את כל הרעיונות והפעולות האלה, אתה עושה את החד-פעמיות - אוסף ניקוי יבש, מוריד מפתח רזרבי אצל השכן לפני היציאה לחופשה - ואתה מקטלג את כל המשימות הרב-שלביות לפרויקטים. זה המקום שבו דברים יכולים להשתבש מאוד עבור הרבה אנשים, כולל אני. אתה ממשיך לצלם, אתה ממשיך להוסיף פרויקטים, ודי מהר יש לך מאגר פרויקטים בגודל אגם לפניך ולצערי "קנה סירה לטיול של פרויקט אגם" היא אחת המשימות שעדיין לא הגעתם אליהן. אנחנו הולכים לעזור לך לנווט ולפרגן את התמהיל המונוליטי הזה של פרויקטים, משאלות וכוונות טובות ולהחזיר את זרימת העבודה של הפרודוקטיביות שלך למסלול.

רשימת הפרויקטים שלך היא להווה

משאלת לב לגבי שפע הזמן והיכולות שלך היא תופעת לוואי של הבאז הדומה לגיבורי-על שאתה מקבל מלכידת כל מה שיש בסביבתך והרגשה נוספת על התשומות בחייך. זה מוביל להמרה מהירה של פריטים שנתפסו לפרויקטים חדשים. שים לב שיש לתקן את הסיפון מוביל לכך שאתה רושם הערה על הסיפון, אשר עובר עיבוד ומתגלה כיותר מצעד בודד, אשר בתורו מוביל ליצירת פרויקט סביב שיקום המורד וה- סיפון החוצה, אשר בתורו מנפח את רשימת הפרויקטים שלך בעוד אחד ומוסיף לתחושה הכללית שלך שרשימת הפרויקטים שלך עלולה לרסק אותך. זה לא שתיקון הסיפון שלך הוא פרויקט גרוע, אבל אלא אם אתה מגיע לסוף שבוע של חג שבמהלכו אתה מתכוון לתקן את הסיפון הזה, זה פרויקט שיישאר ברשימת הפרויקטים שלך במשך זמן רב, ויתפוגג. על הביטחון שיש לך ברשימת הפרויקטים שלך כמדריך למה שבאמת חשוב.תמונה מאתiwanbeijes.

ההצעה שלי:רשימת הפרויקטים שלך היא להווה.הדבר היחיד שצריך להיות ברשימת הפרויקטים שלך הם דברים שיש להם חשיבות מיידית לחיים שלך ושיש להם משימות עדכניות וניתנות לביצוע שאתה יכול להשלים. "בית ספר לתארים מתקדמים" הוא פרויקט נוכחי ומיידי אם לימודים לתארים מתקדמים הם חלק ממסלול הקריירה שלך ואתה כרגע חוקר ו/או נרשם לבתי ספר לתארים מתקדמים. זה לא עניין נוכחי או מיידי אם רק חשבת על זה בטעות ואתה שוקל לעשות את זה בעתיד.

אני יודע מה אתה חושב. "פסשש. איזו עצה ברורה. מי ישים פרויקט שהוא לא עוסק בו באופן פעיל ברשימת הפרויקטים שלו?" היית. כולם עושים זאת. הצרכים והרצונות שלנו משתנים עם הזמן ומה שהיה - או לפחות נראה כאילו זה היה - פרויקט חשוב לפני שבוע, חודש, לפני שלושה חודשים, לרוב כבר לא עניין של חשיבות. אם יצרתם פרויקט לתיקון הסיפון אבל לא הגעתם אליו לפני השלג הראשון, הפרויקט הזה מקורקע למעשה למשך חצי שנה טובה. לחילופין, אתה עשוי להבין שהתיקונים שהסיפון נזקק לו היו קוסמטיים לחלוטין ומגבלות פיננסיות גרמו לך להישאר בנוח עם הסיפון הפונקציונלי אך הפגוע שלך.תמונה מאתבדוכסית.

הוצא את רשימת הפרויקטים שלך מיד. הגיע הזמן לבצע גיזום כבד, והשאלות הללו יעזרו להנחות אותך. כמה מהערכים למטה מתייחסים לרשימת מתישהו/אולי. נעסוק ברשימה זו בנפרד בסעיף הבא.

האם זה חשוב?זה בסדר להודות שפרויקט היה חשוב פעם אבל כבר לא. מצבים והקשרים משתנים. אל תשאיר פרויקט כי בא לךצריךלהיות חשוב לך. שמור פרויקט רק אם זה חשובמי אתה בעצםואת המטרות שאתה רוצה להשיג. אם אינך יכול להצדיק פרויקט, פשוט גזר אותו מרשימת הפרויקטים שלך בלי להתחרט.

האם זה בזמן?כמו בדוגמה של החפיסה למעלה, ייתכן שחלון ההזדמנויות חלף. אם זה יחזור בשנה הבאה - גינון, קונצרט צדקה שנתי, כל דבר בלוח זמנים מתחלף - רשום בלוח השנה בזמן המתאים בעתיד וגנז את הפרויקט ברשימת המתישהו/אולי שלך. תקבל תזכורת על הפרויקט שוב ​​כשזה חשוב.

האם לפרויקט יש לפחות פעולה אחת, רצוי מרובות, הבאה?אם לא יש לך שתי אפשרויות. אם הפרויקט עובר את המבחן החשוב והמועד של שתי השאלות הקודמות, אתה יכול להכניס את הפרויקט לרשימת מתישהו/אולי שלך לסקירה ומחקר עתידיים או שאתה יכול להקדיש רגע להקצאת הפעולה הבאה הנדרשת לפרויקט. עם זאת, היו כנים עם עצמכם; אם פרויקט ישב ברשימת הפרויקטים שלך ללא פעולה הבאה שהוקצתה לו, יש סבירות גבוהה שלא באמת אכפת לך מהפרויקט ושתצטרך לגזום אותו מהרשימה שלך.תמונה מאתאמר.

היו חסרי רחמים ביישום הכללים הללו.קראת עד כאן במדריך כי יש לך רשימת פרויקטים שיצאה משליטה והיא גורמת לך לאי נוחות. אל תסתובב עם הרשימה שלך. תוציא מזה את השטויות. התחלת לשמור רשימת פרויקטים כי רצית להיות מאורגן ורצית לבצע דברים בצורה יעילה יותר כדי שיהיה לך יותר זמן פנוי. לא התחלת לשמור רשימת פרויקטים כדי שתוכל להרגיש שאף פעם לא היה מספיק זמן לעשות הכל. קרע את רשימת הפרויקטים שלך לדברים שבאמת חשובים לך.

באמצעות ארבעת הכללים שלמעלה תוכל לפרוץ בקלות רשימת פרויקטים נפוחה לרשימה יעילה שמציגה את הדברים החשובים לך.

אמצו את רשימת מתישהו/אולי והחנות את הרעיונות הטובים שלכם למחר טוב יותר

יכול להיות שאתה מרגיש קצת כחול אחרי הקצב שנתת את רשימת הפרויקטים שלך. האם המיידיות של רשימת פרויקטים מטופחת מרגישה שהיא לא משאירה מקום לחלומות שלך ללמוד לעצב מאפים צרפתיים ולנגן בגיטרה בס? זה צריך. רשימות הפרויקטים אינן מיועדות למאפים צרפתיים אלא אם כן מופיעה שם "שכור דירה בפריז לסמסטר שלי במרכז של גסטון לנוטר לאנשים שלא מאפים טוב אבל רוצים ללמוד לעשות דברים טובים אחרים".תמונה מאתrachelq.

מותר לך לקבל רעיונות שפשוט לא מתאימים לסכמת הדברים הנוכחית: חזונות לפרויקטים בעבודה, רעיונות לגינון החצר שלך, לימוד שפה זרה, להיות האדם הראשון שאי פעם רוקד סמבה בזמן נפילה חופשית. בלון מזג אוויר - כל מה שעושה אותך מאושר. הדברים האלה פשוט לא שייכים לרשימת הפרויקטים הפעילים שלך אלא אם כן אתה באמת בתהליך של הכנה לעשות אותם בעתיד המיידי. הרשימה שלך מתישהו/אולי היא מקום לאחסן את הרעיונות המטורפים שלך ואת הזרעים של פרויקטים גדולים עתידיים. מה אתה אומר? מה מונע מהרשימה שלך מתישהו/אולי להפוך לבור הספיגה הלא יעיל שרשימת הפרויקטים שלך הפכה להיות? אל תחשוב שנדון בשמירה על רשימת הפרויקטים שלך על ידי שימוש ברשימה מתישהו/אולי כשסתום גלישה מבלי לוודא שיש לך את הכלים לשמור על רשימת מתישהו/אולי מסודרת!

מכיוון שהרשימה מתישהו/אולי מתפקדת כאזור החזקה לרעיונות, חלומות בהקיץ ודברים אחרים שאתה לא פועל עליהם מיד, הכללים להתמודדות עם רשימת מתישהו/אולי הם קצת יותר גמישים מרשימת הפרויקטים. עם זאת, אתה עדיין צריך איזשהו קווים מנחים כשאתה מתמודד עם רשימת מתישהו/אולי שלך. אינך צריך לסקור (ולגזום) את רשימת המתישהו/אולי שלך באותה תדירות ואינטנסיבית כפי שאתה עושה את רשימת הפרויקטים שלך, אבל אתה עדיין צריך לתת לה תשומת לב נאותה ולגזום בעת הצורך.

הרשימה שלך מתישהו/אולי לא מיועדת לדחיינות.לעולם אל תכניס פרויקט לרשימת המתישהו/אולי שלך רק בגלל שאתה לא רוצה לעשות אותו בהווה. אתה מחליש את כל המבנה של מערכת הפרודוקטיביות שלך כשאתה "מרמה" את עצמך. אם אתה חושב להעלות פרויקט אל רשימת מתישהו/אולי רק כדי להימנע ממנו, עליך פשוט למחוק אותו. עברו על הרשימה שלכם עכשיו ותמחקו את כל הפריטים שהם למעשה מתישהו/לעולם לא כי אתם בעצם לא רוצים לעשות אותם.

רשימת המתישהו/אולי שלך אינה רשימת משאלות לחגים.זה מיועד לרעיונות ולפעולות עתידיות פוטנציאליות, לא לסט הקופסה של Battlestar Galactica Talking-Cylon-Head Bluray ששמתם עליו עין. שים ספרים שאתה רוצה לקרוא, אלבומים שאתה רוצה לרכוש וסחורות אחרות ברשימות מתאימות בקבצי העזר שלך.

חקור את הפריטים שלך מתישהו/אולי.קח כמה פריטים מרשימת המתישהו/אולי שלך וחקור אותם לפחות פעם בשבוע. זה יספק לך מידע נוסף על הדברים ברשימה שלך, ייתן לך מזון נוסף לחלום בהקיץ על ביתן הג'קוזי שברצונך לבנות, ויעזור להבהיר מתי יהיה זמן טוב לתת לפרויקט אור ירוק.תמונה מאתלְעַקֵם.

העבר לפחות פריט אחד מרשימת המתישהו/אולי לרשימת הפרויקטים שלך בכל ביקורת.אם לא תרגילו להעביר את הרעיונות והחלומות הטובים שסידרתם ברשימת מתישהו/אולי לרשימת הפרויקטים שלכם, אתם הולכים להישרף. לעבוד, לעבוד ולעבוד עוד קצת תוך דחיית הרעיונות שלך מתישהו/אולי עד שתהיה בן מתומן הוא מתכון בטוח לחיים לא טובים.

תן את הטיפול בפסיכואנליזה שלך מתישהו/אולי.לפני שנים בסמינר השתתפתי בניסוי מעניין. כולם בסמינר התחברו לאדם אחר. תפקידו של אדם אחד היה פשוט לומר מה שהוא רוצה ותפקידו של האדם השני היה לומר "אם היה לך את זה, אז מה?" בתגובה לכל תגובה שנתן הדובר הראשון. כולם התחברו ואם האזנתם האמירות המקוריות היו על כל המפה "אני רוצה בית", "אני רוצה משאית חדשה", "אני רוצה להיכנס לתואר שני", "אני רוצה להתחתן" וכן הלאה. . כשהשותפים שלהם שאלו בסבלנות "אם היה לך את זה, אז מה?" שוב ושוב, התשובות התחילו להיות מסונכרנות יותר בכל הקהל. המשאלות למשאיות, בתים, בעלים ודברים אחרים פינו את מקומם לאנשים שאמרו "אז אני אהיה בטוח", "אז יאהבו אותי", "אז יכבדו אותי" ועוד צרכים אנושיים בסיסיים.

כל מה שברשימה שלך מתישהו/אולי מייצג צורך כלשהו שיש לך, גם אם משהו כמו ללמוד להיות שף קונדיטור צרפתי או בניית קולנוע ביתי נראה קשור מרחוק, במקרה הטוב, לצרכים הבסיסיים שלך כבן אדם. ההכרה בכך שהרצונות והרצונות ברשימות מתישהו/אולי שלנו הם למעשה צרכים, לא משנה עד כמה באים לידי ביטוי בצורה מוזרה, מאפשרת לנו למצוא דרכים מיידיות יותר למלא את הצרכים הללו. רק אתה יכול לחפור ברשימת המתישהו/אולי שלך ולמצוא את המוטיבציה מאחורי כל הרעיונות והמשאלות החונות שלך, אבל זה מאמץ כדאי.

קח את הדוגמה הקודמת של "בנה קולנוע ביתי". בניית קולנוע ביתי זה פרויקט ענק וזה עולה הרבה כסף. מה המניע מאחורי בניית קולנוע ביתי? אולי האדם שהכניס אותו לרשימה שלו רוצה לבדר יותר. אולי הייתה להם מסורת ארוכה ללכת לתיאטרון הקטן בעיר הולדתם עם אביהם וסבם והם רוצים ללכוד קצת מהקסם הקולנועי הזה עבור ילדיהם. על ידי הרהור על מה שם פרויקט ברשימת מתישהו/אולי ומדוע הוא חשוב, לעתים קרובות אתה יכול לקחת רעיון גדול מאוד - ולעתים קרובות מאוד יקר! - מהרשימה של מתישהו/אולי ולהמיר אותו לפרויקט שאתה יכול לעשות ב- מתנה שתשמח אותך באותה מידה.תמונה מאתdnabil.

כשתסיים עם גיזום הרשימה מתישהו/אולי, תהיה לך לא רק רשימה מסודרת יותר, אלא יהיו לך גם רעיונות טריים ופרויקטים חדשים להעביר בחזרה לרשימת הפרויקטים שלך - פרויקטים שיש להם ערך אישי עבורך ו לעזור להמריץ אותך.

זה אולי נראה כמו הרבה עבודה לנהל את רשימת הפרויקטים שלך ואת רשימת מתישהו/אולי בצורה כל כך אגרסיבית, אבל ללא ניהול מספיק הרשימות שלך יהפכו למערכת אחת נוספת בחייך שאין לך אמון מוחלט בה. אין טעם בכך. לשמור על מערכת שאי אפשר לסמוך עליה. עם טיפול נכון, רשימות הפרויקט ויום אחד/אולי יכולים להיות כלים רבי עוצמה לעזור לך לא רק לעשות דברים בהווה, אלא לתכנן מה אתה הולך לעשות עם הזמן הפנוי שלך בעתיד.

אם אתה מחפש דרכים נוספות לנקות את הבית במערכת הפרודוקטיביות שלך, הקפד לבדוק כיצד לעשות זאתנקה את רשימת המטלות שלך לפרודוקטיביות נטולת רגשות אשםוכיצד להתחיל להשתמש ברשימות בדיקה לביצוע משימה ללא רבב. יש לך טיפ או טריק שומרי רשימה לשתף? בואו לשמוע על זה בתגובות.