כיצד להפוך את רשימת המטלות שלך לביצוע

אין תחושה טובה יותר מאשר לסמן משהו מרשימת המטלות שלך. נַעֲשָׂה! גָמוּר! המשימה הושלמה! עם זאת, זה כל כך קל לתת ליום או שבוע שלם לעבור מבלי להוריד משימה אחת מהרשימה שלך. איך זה קורה? ובכן, רשימת המטלות שלך יכולה להיות כלי שמנחה אותך בעבודתך, או שהיא יכולה להיות עמוד שמן גדול של פצצות זמן שלא נמחקו לוותר עליך ועל חוסר ההתאמה הבלתי פרודוקטיבית שלך. הכל תלוי איך אתה כותב את זה.

להלן קטע מתוךLifehacker: המדריך לעבודה חכמה, מהירה וטובה יותר, זמיןבאמזוןוחנויות ספרים בכל מקום.

חשבו על רשימת המטלות שלכם כעל ערכת הוראות שהבוס העצמי שלכם נותן ל-Assistant. כמו תוכנת מחשב טובה, אם ההוראות ברורות, ספציפיות ומבוצעות בקלות, אתה זהוב. אם לא, תקבלו תוצאות לא רצויות, כמו פחד, דחיינות ותיעוב עצמי. המשך לקרוא כדי להסתכל מקרוב על איך לכתוב רשימת מטלות שהופכת את ביצוע הדברים שלך לפשוט ביותר.

אתה הבוס שלך

בכל שלב במהלך יום העבודה, אתה נמצא באחד משני מצבים: מצב חשיבה (זה אתה עם כובע הבוס) ומצב פעולה (זה אתה עם הכובע האישי של העוזר). כאשר פרויקט או משימה עולה, הצעדים שאתה צריך לנקוט מתחילים להיווצר במוחכם. עכשיו אתה במצב חשיבה/בוס - הבחור/בחורה שנותן את הפקודות. רשימת המטלות שלך היא אוסף של הזמנות אלו, שאישיות ה-Assistant שלך תאסוף ותבצע מאוחר יותר.
כשאתה חובש את כובע הבוס שלך, זה תלוי בך לרשום את ההוראות בצורה כזו שה-Assistant שלך יכול פשוט לעשות אותן בלי לחשוב - או להילחץ. הוצאת החשיבה מהמשחק היא אחת הדרכים הטובות ביותר להפוך את רשימת המטלות שלך לקל לסיום.

איך להזמין את עצמך

כאשר הגיע הזמן להוסיף משהו לרשימת המטלות שלך, חשבו על זה באמצעות ההנחיות הבאות.

שים רק פריטים ברשימה שאתה בהחלט עושה

לפעמים אתה חושב על משימות שאתה פשוט לא מוכן לעשות עדיין. אולי לימוד שפה חדשה - למרות שזו מטרה בסופו של דבר - פשוט לא מתאים לחיים שלך כרגע. אולי שדרוג האתר הוא בעדיפות נמוכה מכיוון שהעסק שלך מעביר הילוך בצורה משמעותית, וכל שיפוץ אתר ייראה שונה מאוד - או אולי לא יהיה צורך - בעוד שישה חודשים.

במקום לתת למשימות שאתה לא ממש מחויב להסתובב ברשימת המטלות שלך עד שנמאס לך להסתכל עליהן (ונמאס לך מהתזכורת שאתה עדיין לא ממש שם), העבר אותן לרשימה נפרדת , אזור החזקת פריטים מתישהו/אולי. היית אומר לעוזרת שלך לעשות משהו רק אם אתה בהחלט, באופן חיובי, רוצה שזה ייעשה, אז רק פעולות קונקרטיות שאתה מחויב להשלים צריכות לחיות ברשימת המטלות שלך.

תפרק את זה

המסלול המהיר ביותר למשימה שתמנע מהעבודה עליה באופן פעיל: הפוך אותה למפלצת מעורפלת. שים פריט לא ספציפי כגון "נקה את המשרד" ברשימת המטלות שלך, ואני מבטיח שזה הדבר האחרון שאי פעם תתחיל לעבוד עליו. למעשה, "לנקות את המשרד" אינו משימה כלל; זה פרויקט. מחבר הספר Getting Things Done דיוויד אלן אומר שפרויקטים אינם משימות; פרויקטים הם אוספים של משימות. זו הבחנה חשובה. הפנימו את זה, כי רשימת המטלות שלך אינה רשימת הפרויקטים שלך. אל תוסיף לו משימות מרובות פעולות, כגון "נקה את המשרד". חלקו פרויקטים למשימות משנה קטנות יותר, קלות יותר להתמודדות, כגון "טהר ארון תיוק", "גרס ניירת ישנה" ו"ארגז ספרים מיותרים לנסיעה בספרייה". ה-Assistant העצמי שלך ישאל, "מה אתה רוצה שנעשה?" וכשהבוס אתה אומר, "נקה את המשרד", זה לא יוביל אותך לשום מקום.

ככל שתת-המשימות הללו קטנות ואטומיות יותר, כך הן ניתנות לביצוע. הסופרת מעוררת ההשראה SARK מפרקת את המשימות שלה למרווחים של חמש דקות, ומכנה אותן "מיקרו-תנועות". היא כותבת, "מיקרו-תנועות הן צעדים קטנטנים וקטנטנים שאתה יכול לעשות לקראת השלמות בחייך. אני דחיינות מתאוששת ויש לי טווח קשב קצר, אז המצאתי מיקרו-תנועות כשיטה להשלמת פרויקטים בטווחי זמן של 5 דקות או פחות אני תמיד מרגיש שאני יכול להתמודד עם כמעט כל דבר במשך 5 דקות!"

הגעת המשימות הזעירות הללו דורשת חשיבה מקדימה, כאשר אתה מכניס את המשימה לרשימה שלך. הדוגמאות הבאות מנוגדות מטלות מעורפלות (מהסוג שעלול להעלות מחסומים) לצד עמיתיהם הניתנים לביצוע.

כפי שאתה יכול לראות, פירוק המשימות שלך לפעולות הבאות יוצר יותר ממשימה אחת עבור פריטים שנראים כמו מטלות רגילות אך מסתבר שהם פרויקטים קטנים. למשל, החלפת פלטת שולחן הזכוכית השבורה כרוכה במדידת השולחן, התקשרות והזמנת חלופה ואולי יציאה לאיסוף, מה שמביא אותנו להנחיה הבאה.

התמקד רק בפעולה הבאה

כאשר יש לך משימה מרובת פעולות - כמו החלפת פלטת השולחן מזכוכית - השאר רק את הפעולה הרציפה הבאה שלה ברשימת המטלות שלך. כשהמשימה תושלם, עיין ברשימת הפרויקטים שלך (שוב, נפרד ממשימות) והוסף את הפעולה הבאה שלה לרשימת המטלות שלך. בכל רגע נתון, רשימת המטלות שלך צריכה להכיל רק את הפעולה ההגיונית הבאה עבור כל פרויקטי העבודה שלך. זהו - רק צעד אחד בגודל ביס בכל התחייבות.

תאר לעצמך שאתה ליד השולחן שלך, יש לך 10 דקות פנויות לפני פגישה, ואתה שולף את רשימת המטלות הקודמת של מחסומים. האם אתה יכול למצוא רופא שיניים או ללמוד איטלקית? לא. אבל אתה יכול לעשות פריט מהרשימה הניתנת לביצוע. אתה יכול לשלוח אימייל לחבר על הפניה לרופא שיניים, או לבדוק באתר האוניברסיטה להצעות לשיעורי הסתיו.

השתמש בפעלים ספציפיים ופעילים

כשאתה אומר לעצמך לעשות משהו, עשה לו סדר. פריט כגון "בדיקת חשבון Acme" לא אומר לך מה צריך לעשות. בצע את הפעולות הספציפיות של המטלות שלך, כגון "הטלפון לשדוד ב-Acme re: Q2 sales." שימו לב שלא השתמשתי במילה Contact; השתמשתי בטלפון. יצירת קשר יכול להיות טלפון, אימייל או הודעות מיידיות, אבל כשאתה מוציא את כל החשיבה ומשאיר בפעולה בלבד, הפעלים שלך יהיו ספציפיים ככל האפשר. תאר לעצמך, פשוטו כמשמעו, להדריך עוזרת אישית ביום הראשון שלה בעבודה לגבי מה שאתה צריך לעשות.

כלול מידע רב ככל האפשר

בעת ניסוח מטלה, האחריות היא על הבוס שלך כדי להקל ככל האפשר על ה-Assistant שלך לבצע את העבודה. לדוגמה, אם אתה צריך לבצע שיחת טלפון, כלול את השם או המספר. במקום "לתרום רהיטים ישנים", הקצה לעצמך "התקשר לרצון טוב לתזמן איסוף, 555-9878." כשאתה תקוע בחדר ההמתנה של הרופא במשך 20 דקות עם הטלפון הסלולרי שלך בלבד, אתה לא יכול לתרום את הרהיטים הישנים שלך, אבל אתה בהחלט יכול לעשות שיחת טלפון - אם יש לך את המספר. תהיה בוס טוב. תחמש את ה-Assistant שלך בכל הפרטים שהיא צריכה כדי לבצע את העבודה שלך.

שמור את הרשימה שלך קצרה

כמו שאף אחד לא רוצה להסתכל בתיבת דואר אלקטרוני עם 2,386 הודעות בתוכה, אף אחד לא רוצה שתהיה לו רשימת מטלות אינסופית. זה מהמם ומדכא, כאילו אין אור בקצה המנהרה. במקום זאת, שמור את רשימת המטלות שלך מתחת ל-20 פריטים. (הבוקר שלי רק 17 משימות, ואני קורא לעצמי אדם עסוק.) זה נשמע כמו רשימה קצרה מדי? זכור, רשימת המטלות שלך אינה מקום לזריקה לפרטי פרויקט, או פריטי "יום אחד ארצה לעשות". אלו הן משימות שהתחייבת להשלים בעתיד הקרוב, כגון השבועיים הקרובים. שמור את הפרויקטים שלך ומתישהו/אולי פריטים במקום אחר. רשימת המטלות שלך צריכה להיות התחייבויות קצרות ונקודתיות, שאינן כרוכות יותר בהחלטה אם אתה באמת רציני בביצוען.

תעדוף את המשימות שלך

למרות שרשימת המטלות שלך עשויה לכלול 20 פריטים, המציאות היא שאתה הולך להספיק רק כמה ליום (בהנחה שאתה לא רושם דברים כמו "לקום, להתקלח, להכין קפה, ללכת לעבוד...." - ואתה לא אמור להיות). אז ודא שהמשימות החשובות ביותר נמצאות בראש הרשימה שלך. איך אתה עושה זאת תלוי באיזה כלי או תוכנה אתה משתמש כדי לעקוב אחר המטלות שלך, אבל וודא שאתה יכול לראות במבט חטוף מה אתה צריך לעשות בשלב הבא.

השאר את הרשימה שלך זזה

למרות שרשימת המטלות שלי היא רק 20 פריטים בערך, זה 20 פריטים שמשתנים כל יום. מדי יום, שתיים עד חמש משימות מסומנות, ושתיים עד חמש משימות מתווספות. זכרו, רשימת המטלות שלכם היא מסמך עבודה, לא איזו עדות ראוותנית לארגון שצובר אבק בשקט כי אתם יוצאים לעבודה אמיתית שלא רשומה בשום מקום.

טהר ועדכן את הרשימה שלך מדי שבוע

בנוסף למיון לפי עדיפות, כדאי למיין את הרשימה לפי גיל. אילו פריטים היו ברשימה שלך הכי הרבה זמן? רוב הסיכויים שיש לך חסימה נפשית סביב המשימות שישבו לנצח, ויש צורך לנסח אותן מחדש או לפרק אותן עוד יותר. או אולי הם לא צריכים להסתיים אחרי הכל. (זכור! מחיקת פריט מרשימת המטלות שלך היא אפילו טובה יותר מאשר לסמן אותו, מכיוון שחסכת את הזמן והמאמץ בביצוע בפועל.)

בדיוק כפי שמנהלת הייתה נפגשת עם אנשי הצוות שלה פעם בשבוע, קבע פגישה של 20 דקות עם עצמך בכל יום שישי או שני כדי לסקור את רשימת המטלות שלך, רשימת הפרויקטים ויום אחד/אולי רשימת. נצל את הזמן הזה כדי לשכתב את כל הפריטים שאינם מפורקים כפי שהם צריכים להיות, לנקות פריטים לא רלוונטיים ולהעביר את הפעולות הבאות מרשימת הפרויקטים שלך לרשימת המטלות שלך.

הטקס הקצר והשבועי הזה יכול לגרום לך להרגיש טוב יותר מתמיד. זה ממקד את האנרגיה שלך ומרחיק כל חומר ניקוי שהצטבר במהלך השבוע האחרון.

רישום את המשימות שהושלמו

כפי שעושה כל עוזר טוב, אתה רוצה להראות לבוס בדיוק כמה השגת. ודאו שאתם מאחסנים את הפריטים שבוצעו איפשהו, כך שתוכלו להתענג על הפרודוקטיביות שלכם ואפילו להתייחס לפעילויות העבודה בעבר. רשימת ה"בוצע" שלך היא אינדיקטור מצוין אם רשימת המטלות שלך עובדת. אם עוברים יותר מיומיים ללא פריט חדש שנעשה, זה הזמן לחדש את רשימת המטלות ולחזור לשיטות העבודה המומלצות.

תרגול עושה מושלם

זה עשוי להיראות כמו קבוצה ארוכה של הנחיות למשהו פשוט כמו הוספה לרשימת המטלות שלך. אבל 90 אחוז מהעבודה כרוכה כאשר אתה מתמודד עם משימות חשובות הוא התכנון, וזה נכון לגבי מה שנראה כמשימות הטריוויאליות ביותר. כמו בכל הרגל טוב, תרגול עושה מושלם. ככל שתתרגל יותר את אמנות יצירת מטלות אפקטיביות, כך זה יגיע אליך מהר יותר וקל יותר, וככל שתמחק פריטים מהרשימה שלך ותצא מהמשרד עם תחושת השלמה טעימה זו.

הערה: רבים מהמושגים המפורטים לעיל (במיוחד אלה של Next Actions and Projects) מגיעים מהתנ"ך לפרודוקטיביות של דיוויד אלן,לעשות דברים. כמו כן, התכונה הדו-חלקית של מרלין מאן על בניית רשימת מטלות חכמה יותר (חלק 1וחלק 2) ומאמר ההמשך שלו למגזין Macworld ביולי 2006 (במיוחד העמוד שני) נתן השראה לפוסט זה.

Lifehacker: המדריך לעבודה חכמה יותר, מהירה יותר וטובה יותר