כאשר אתם עורכים פגישת עבודה, ככל שיותר אנשים מוזמנים כך קל יותר לכל העניין לרדת מהפסים, וזו הסיבה שכל פגישה צריכה פגישת "משטרה" כדי לשמור על הנושא.
בזמן שכולם מתאספים לדבר על פרויקט גדול שמסתיים השבוע, בהכרח מישהו יחליט ש"מכיוון שכולנו כאן..." יהיה זה רעיון טוב להעלות פרויקט נוסף שיתרחש בעוד כמה שבועות מ- עכשיו, ודרך אגב מה קורה עם מכונת הקפה? זה שבור? וראית את הגור החדש של ג'ון? בואו ניקח הפסקה בשיחה כדי להסתכל על תמונות שלה במשך 10 דקות.
פגישה עם "שוטר" זה בדיוק מה שזה נשמע. תפקידו של הקצין הוא לוודא שהפגישה תישאר בנושא, ואם היא מתחילה לסטות דברו. הוא או היא גם יצפו בשעון וידאג שהפגישה מתנהלת לפי סדר היום שלה.
אדם זה לא צריך להיות מארגן הפגישה, וצריך שיהיה לו עותק של סדר היום של הפגישה, עם מה שצריך לדון בו וכמות הזמן המוקצה לכל נושא.
לדוגמה, אם הפגישה שלך עוסקת במסע פרסום חדש ותכננת 15 דקות לדבר על גרפיקה ו-10 דקות לדבר על מוזיקה, אז לאחר ש-15 הדקות של הגרפיקה יסתיימו הקצין יוודא שכולם יודעים וידחוף את הפגישה לעבור לנושא הבא. אם משהו לא נוגע עולה הוא או היא יכולים לרשום אותו כדי שיתייחסו אליו מאוחר יותר.
הרעיון כאן הוא שמארגן הפגישה יכול לפעמים להיות זה שמחזיק את הדיון בהיבט אחד של נושא ארוך מדי, אז טוב שיהיה מקור אחר שאחראי על התזמון. כמו כן, אם יש לך הרבה מה לעבור בפגישה, אז לאפשר להיבט אחד שלה להימשך זמן רב (או לוותר על זמן לנושאים אחרים כמו הכלב של ג'ון - כלומר, ראית את זה?!?) פירושו שלאחר יש לקצר.
הרעיון אולי נראה (ואולי) קצת מופרך בהתחלה, אבל אם זה משהו שהעסק שלך מיישם בקביעות זה יכול לחולל מהפכה בפגישות שלך. הידיעה שיש לך 15 דקות ורק 15 דקות לדון במשהו מאלצת אנשים להישאר על הנושא ולהיות יעילים, והידיעה שפגישה גם תתחיל וגם תסתיים בזמן גורמת לכולם להיות קצת יותר מוכנים להיות חלק ממנה.
פגישה מאורגנת שתישאר על הנושא תהיה בגדול הרבה יותר פרודוקטיבית ותציע את הבונוס הנוסף בכך שלא תצטרך לקבוע עוד פגישה כי לא היה לך מספיק זמן להכות על הכל בהתחלה.