תעדוף את רשימת המטלות שלך על ידי דמיינת סלעים בצנצנת

לפעמים, לא המשימות ברשימת המטלות שלך מציפות אותך, אלא פשוט הפעולה של מיון אותן והבנת היכן להתחיל. לפני שתוכל לתעדף את האחריות שלך ולקבוע לוח זמנים לביצוע הכל (באמצעות אסטרטגיות כמו "לאכול את הצפרדע"או יצירת א1-3-5 רשימת מטלות), עליך לזהות מהן המשימות הגדולות הללו ואיזו יכולת יש לך לקחת אותן על עצמך. אם אתה מסוג האנשים שמוצא את זה מועיל לדמיין את הדברים האלה, אני אוהב להתייחס לזוג אסטרטגיות ששתיהן כוללות דימיון משימות כסלעים: "תיאוריית צנצנות החמוצים" ו"תיאוריית הסלעים הגדולים".

מהי תיאוריית צנצנות החמוצים?

תיאוריית צנצנות החמוצים היא תרגיל מנטלי מצוין לכל מי שחושב או מעבד דברים ויזואלית. זה היהמושג על ידי ג'רמי רייט ב-2002, מבוסס על הרעיון שצנצנת חמוצים מכילה כמות סופית של תוכן. כך גם היום שלך. יש רק כל כך הרבה שאתה יכול לעשות ביום, כמו שיש רק כל כך הרבה שאתה יכול להכניס לתוך צנצנת חמוצים.

כשאתה חושב על היום שלך כעל צנצנת חמוצים, דמיינו אותו מלא בשלושה דברים: סלעים, חלוקי נחל וחול. אלה מייצגים את האחריות היומיומית שלך, אבל כפי שאתה יכול לראות, הם בגדלים שונים. אתה יכול להתאים יותר מהדברים הקטנים יותר, כמו חול וחלוקי נחל, מאשר סלעים, אבל סלעים עדיין יכולים לתפוס חצי מהצנצנת.

איך עובדת התיאוריה של צנצנות החמוצים?

כדי להשתמש בחשיבה מסוג זה, עליך לסווג את משימות היום שלך. התחל על ידי כתיבת כולם, ואז תעדוף אותם באמצעות האייזנהאואר מטריקס, אשר שימושי כדי להבין אילו משימות דחופות וחשובות, דחופות ולא חשובות, לא דחופות אלא חשובות, ולא דחופות ולֹאחָשׁוּב.

לאחר מכן, הקצה כל משימה לסלע, אבן או חול, כך:

• סלעיםהן המשימות הגדולות שחשובות, הכרחיות לביצוע מיידית ו/או שיגבשו חלק גדול מהזמן. לימוד למבחן, סיום פרויקט גדול בעבודה או ניקיון הבית יכולות להיות משימות בגודל סלע, ​​למשל.

• חלוקי נחלהם הדברים שחשוב לעשות, אך אינם נחוצים באופן מיידי או גוזלים זמן רב. אתה יכול להכניס לא מעט מהם בצנצנת, תלוי כמה סלעים יש לך שם.

• חוֹלמייצג את הדברים הקטנים שאתה צריך לעשות כדי להמשיך את היום שלך או סתםמַחְסוֹרלעשות. הוא נכנס אחרון לצנצנת וממלא את הפערים בין הפריטים הגדולים יותר. חול יכול להיות כל דבר, החל מענה למיילים, ללכת לפגישות, להתקשר לאמא שלך או להירגע. אלה לא בהכרח דחופים או גוזלים זמן, אבל הם עדיין חשובים לעבודה או לרווחה הנפשית שלך.

דמיינו את עצמכם שמים אחד עד שלושה סלעים בצנצנת, שלושה עד חמישה חלוקי נחל וכמה חול שאפשר להתאים. מתוך הבנה שלא כל דבר שאתה צריך לעשות תמיד יכול להשתלב שם, אתה יכול לקבל החלטות לגבי אילו סלעים, חלוקי נחל וחתיכות חול להחזיק לצנצנת של היום הבא.

זה עובד כי זה נותן לך דוגמה מוחשית ליכולת שלך, אבל גם מזכיר לך שגם כשהיום שלך מלא ב"סלעים" ו"חלוקים", עדיין יש לך מקום ל"חול". אל תשכח לתת לחלק מהחול להיות מהנה, כיהפסקות הן חלק בלתי נפרד מהפרודוקטיביות. אל תמלא יותר מדי את הצנצנת שלך בסלעים וחלוקי נחל עד כדי כך שאין לך מקום לחול בכלל, ואל תשכח שלאנשים אחרים יש צנצנות משלהם שאולי לא יהיו מלאות. שקול להאציל כמה משימות "חלוקי נחל" לחבר לצוות, בין אם זה עמית לעבודה או בן זוגך, או לבטל את המשימות המיותרות לחלוטין. (במטריקס של אייזנהאואר שלך, אלה יהיו אלה שאינם דחופים ואינם חשובים.)

מהי תיאוריית הסלעים הגדולים?

יש גרסה פשוטה של ​​הרעיון לעיל שיכולה לעבוד גם בשבילך, אם אינך רוצה לסווג את המשימות שלך לסלעים, חלוקי נחל וחול, אלא רוצה משהו קצת יותר יעיל.

אולי אתה מכיר את המושג "סלעים גדולים" אם קראת את ספרו הפופולרי של סטיבן קובי,שבעת ההרגלים של אנשים אפקטיביים במיוחד.בעיקרו של דבר, כמו עם הלך הרוח של צנצנת החמוצים, עליך לחשוב על הזמן, האנרגיה והמשאבים שלך כמו מיכל גדול ועל הדברים שאתה צריך לעשות כמו אבנים או חצץ. אתה לא יכול להכניס הרבה סלעים גדולים שם, אבל אתה יכול להכניס כמה וכמה ועדיין יש מקום למשימות הקטנות יותר. הגדולים לוקחים מהמרחב - את המשאבים והזמן שלך - אז אתה צריך להיות מכוון לגבי כמה אתה באמת מנסה להשתלב.

הדמיה חשובה, אבל אתה עדיין צריך להשתמש בזה כדי להכין תוכנית ולבצע דברים. ראשית, רשום את כל מה שאתה צריך לעשות בעמוד אחד, בין אם במעבד תמלילים דיגיטלי ובין אם במחברת פיזית. לאחר מכן, שקול כמה זמן, אנרגיה ומשאבים אחרים ייקח כל דבר וסמן אותו כסלע או חצץ. שׁוֹנֶהתעדוף משימה אחרתשיטות, כמו מטריצת אייזנהאואר שהוזכרה לעיל, זה יכול להיות די רופף. פשוט הנח את הניחוש הטוב ביותר שלך לגבי כמה כל משימה תרוקן אותך. (כאשר אתה קצר בזמן, בחר בגישת הסלעים הגדולים הזו על פני גישת צנצנת החמוצים בגלל הפשטות היחסית שלה.)

לאחר שהכל מוגדר כסלע או חצץ, תזמן את הסלעים תחילה. הנה איפהאתה יכול להשתמש ב-timeboxingלהקצות בבירור זמן מוקדש לכל דבר שאתה צריך לעשות. זכור שאם תזמינו ותעבדו על פעילויות חצץ - אימיילים, שיחות טלפון, הכלים, מה שלא יהיה - מבלי לקחת את הסלעים הגדולים קודם, לעולם לא תגיעו אל הסלעים הגדולים; המשימות הקטנות יותר הן בדרך כלל די אינסופיות, אז אתה צריך לתעדף את הגדולות. חזור להדמיה שלך: אם תכניס את כל החצץ לתוך הכלי שלך לפני הסלעים הגדולים, תמלא אותו ולא תשאיר מקום, אבל אם תכניס את הסלעים הגדולים קודם, ואז תוסיף את החצץ, החצץ ייפול בין הסלעים ולהתמקם איפה שהוא יכול.

זיהוי המשימות כבדות המשאבים, התובעניות ותעדוף אלו לפני הדברים השפלים יותר יאפשרו לכם למעשה לפנות זמן להתמודד עם זה כדי שתוכלו להתאים את השאר היכן שאתם יכולים. אבל היו קצת נבונים עם התזמון הזה: אל תעמיסו יום שלם של סלעים גדולים ללוח הזמנים שלכם. אתה תשרוף את עצמך. במקום זאת, בחר רק אחד או שניים ביום, ואז הקצו את שאר הזמן שלך למשימות תחזוקה אלה.