אתה לא יכול לעשות מיליון דברים ביום. אבל אתה יכול לעשות תשעה.
אנו עשויים להרוויח עמלה מקישורים בדף זה.
קרדיט: SerbBgd/Shutterstock
לא משנה איזה סוג של יעדי פרודוקטיביות יש לך ובאילו טכניקות אתה מתכנן להשתמש כדי לעשות את הכל, אתה עדיין כנראה מתחיל עם רשימת מטלות. ללמוד לגבש רשימת מטלות מוצקה הוא הצעד הראשון המפתח להיות פרודוקטיבי, מכיוון שאתה צריך את זה כדי לעבור לשלבי תכנון אחרים, כמובאמצעות מטריצת אייזנהאוארלתעדף משימות אוKanban לארגן אותם. נסה להשתמש בכלל 1-3-5 למשך זמן מה וראה כיצד מערכת רשימת המטלות הזו עובדת עבורך.
מהו כלל 1-3-5 של פרודוקטיביות?
כלל 1-3-5 מכיר בכך שביום טיפוסי, פשוט אין לך זמן לעשות הכל. מה שכן יש לך זמן עבורו הוא משימה אחת גדולה, שלוש משימות בגודל בינוני וחמש קטנטנות.
אלה יכולים להיות קשורים או שהם יכולים להיות נפרדים. לדוגמה, משימה גדולה עשויה להיות פגישה עם היועץ הפיננסי שלך, שאינה קשורה לשלושת המשימות הבינוניות שלך: קניות במכולת, הכנה לפגישה בעבודה ואיסוף מתנה ליום הולדת של חבר. משימות קטנות יכולות להיות כל דבר, החל ממענה למיילים ועד לפריסת הבגדים שלך לשבוע, תלוי במה שאתה מחשיב כגדול, בינוני וקטן, אבל בדרך כלל מדובר בדברים שדורשים פחות מחשבה, משאבים וזמן.
בשימוש אחר, הכלל יכול לחול גם על משימות עיקריות ולכלול שילובן בקבוצות קטנות יותר. תגיד שאתה מתכנן חופשה. כלל 1-3-5 יכול לעזור לך לפרק את כל מה שאתה צריך לעשות. המשימה הגדולה יכולה להיות הזמנת טיסות ולינה בבתי מלון. שלוש משימות בינוניות עשויות להיות השגת כרטיסים לכל מה שתעשה בזמן שאתה ביעד, קניות של מה שתצטרך ואבטחת שמר לחיות מחמד. משימות קטנות יכולות להיות כל דבר, החל מהגדרת OOO ועד שליחת אימייל לשותפי הנסיעה שלך את המסלול.
כיצד להשתמש בכלל 1-3-5 כדי להיות פרודוקטיבי
התחל כל יוםעם מזבלה מוחית, רשום כל דבר שאתה צריך לעשות במשך היום ללא סדר מלבד כמה מהר אתה זוכר אותם. תעדיפו אותם מאוחר יותר. ברגע שהכל ירד על הנייר, שים לב לכל דבר בזמן במיוחד. כאן יש ידע שלהמטריצה של אייזנהאואר, שעוזר לך לתעדף אחריות לפי דחיפות וחשיבות, הולך להיות שימושי. מתוך אותה קבוצה, זהה משימה אחת גדולה, שלוש בינוניות וחמישה קטנים. זו רשימת המטלות שלך להיום. אם אתם נאבקים במה שעשוי להיות "גדול" או "קטן", חשבו מה יידרש כדי להספיק כל אחד. הודעות דוא"ל שנמשכות רק כמה שניות אינן דורשות הרבה זמן, ולכן הן יכולות להיות קטנות. ניקוי המטבח יכול להיות "בינוני" או "גדול", תלוי כמה צריך לנקות, כמה מוצרים ומשאבים אתה צריך וכמה זמן זה ייקח. פרויקט שאמור להגיע בעוד שבועיים יכול להיות "בינוני", אבל אם אותו פרויקט אמור להגיעמָחָר, הדחיפות הופכת אותו ל"גדול". אלו הם סיווגים סובייקטיביים המבוססים על הקצאת המשאבים שלך.
הכרה מראש שאינך יכול ולא תעשה הכל ביום אחד עוזרת לך להישאר מרוכז במה שאתה יכול ותעשה, במקום להלחץ על השאריות שאתה חוסך למחר. זה מועיל לראות כל דבר כתוב או מיוצג חזותית, אז נסה להשתמש במתכנן פיזי,כמו זה:
לאחר מכן, חסום זמן בלוח השנה שלך עבור כל משימה, בין אם אתה מבצע אותה במתכנן זה או בלוח שנה דיגיטלי. לְהִשְׁתַמֵשׁחסימת זמן, או הטכניקה של לתת לכל דבר שאתה צריך לעשות ביום זמן ייעודי בלוח השנה שלך, ושקול לתת לעצמך קצת פחות זמן ממה שאתה חושב שאתה צריך לכל דבר, כדילהביס את חוק פרקינסון, שזה הרעיון שתבזבז זמן אם תתן לעצמך יותר מדי זמן לעשות משהו. לאחר שהגדרת את היום שלך, התחל עם המשימה הגדולה הזו. המכונה "לאכול את הצפרדע," הגישה של המשימה הגדולה הראשונה תעניק לך תחושת הישג בסיום, ותניע אותך קדימה אל אותן משימות בינוניות וקטנות יותר. בנוסף, הגיוני שהאחריות העיקרית תדרוש את מירב הזמן והמשאבים, כך שדפוק אותה תחילה מבטיחה אותךישאת הזמן והמשאבים הדרושים לו.
לבסוף, היו גמישים. משימות או חובות בלתי צפויות צצות כל הזמן וייתכן שלא יסווגו בקלות לתיבות 1-3-5. ייתכן גם שלא תסיים את אחת המשימות שלך להיום. המטרה כאן היא לא להרביץ לעצמך או להיות סופר קפדנית. במקום זאת, זה כדי לעזור לך להרגיש פחות מוצף מהכמות העצומה של דברים שאתה צריך לעשות, לתעדף אותם ולבצע כמות טובה מדי יום. אם משהו לא יטופל, הקפד להדביק אותו בחזרה לרשימה למחרת ולהמשיך.
לינדזי אלפסון
עורך תכונות
לינדזי אלפסון היא עורכת התכונות של Lifehacker. כיום היא מכסה פריצות ללימודים ולפרודוקטיביות, כמו גם ניקיון ביתי ודיגיטלי, ומפקחת על הפרילנסרים על קצב המין ומערכות היחסים. היא בילתה את רוב הקריירה שלה לפני ה-Lifehacker בסיקור מדיה ופוליטיקה עבור כלי תקשורת כמו Us Weekly, CNN, The Daily Dot, Mashable, Glamour ו-InStyle. בשנים האחרונות, העיסוק העצמאי שלה התמקד בשימוש בסמים ובמשבר מנת יתר, עם קטעים שהופיעו ב- Vanity Fair, WIRED, The New Republic, The Daily Beast ועוד. הסיפור שלה עבור BuzzFeed News זכה בפרס American Journalism Online לשנת 2022 עבור ההסרה הטובה ביותר של חדשות מזויפות.
בנוסף לעיתונאות שלה, לינדזי היא סטודנטית בבית הספר לבריאות הציבור העולמית של NYU, שם היא עובדת לקראת התואר השני שלה בבריאות הציבור ועורכת מחקר על הטיה תקשורתית בדיווח על שימוש בחומרים עם יוזמת הדיווח על התמכרות של המכון למדיניות אופיואידים. היא גם מחנכת ספין מוסמכת של שוין. היא זכתה בתחרות Dunkin' Donuts לשנת 2023 שהעניקה לה שנה של קפה חינם. לינדזי מתגוררת בניו יורק, ניו יורק.
קרא את הביוגרפיה המלאה של לינדזי