אם עבדת עם Word הרבה בכלל, אתה יודע כמה מתסכל זה יכול להיות לקבל עיצוב בדיוק כמו שאתה רוצה. אמנם אינך יכול להסיר את כל התסכול, אך אתה יכול לחסל הרבה ממנו על ידי לימוד כיצד העיצוב עובד ב-Word ואילו כלים זמינים כדי לעזור לך לשלוט בו.
ההוראות והפרטים בפוסט זה מבוססים על Word 2010, אך הם אמורים לעבוד עם גרסאות קודמות ומאוחר יותר של Word, אלא אם צוין אחרת.
למד את שלוש הרמות של עיצוב Word
הטריק הראשון לעיצוב מסמך Word בהצלחה הוא ללמוד כיצד Word חושב על עיצוב. אנו בני האדם עלולים לחשוב על מסמך כבנוי ממילים היוצרות משפטים, משפטים היוצרים פסקאות, פסקאות היוצרות דפים וכו'. אבל עבור Word, כל מסמך מורכב משלוש רמות בסיסיות:
קטעים. לכל מסמך Word יש קטע אחד או יותר.
פסקאות. לכל חלק יש פסקה אחת או יותר.
דמויות. לכל פסקה יש תו אחד או יותר.
ולמרות ש-Word לפעמים גורם לזה להיראות כאילו אתה יכול להחיל עיצוב על מסמך שלם או על דפים ספציפיים במסמך, אתה תמיד מחיל עיצוב על אחת משלוש הרמות הללו.
הצג את הדמויות הנסתרות של Word
כדי לעבוד טוב יותר עם סגנונות, זה עוזר להיות מסוגל לראות את המסמך שלך כמו Word רואה אותו. בסרגל הכלים הבית, לחץ על הלחצן הצג/הסתר (זה נראה כמו סימן פסקה: ¶) כדי להפעיל את התווים המוסתרים של Word.
תראה הרבה דברים נוספים מופיעים במסמך שלך. ב-Word, כל מקש לא ניווט שאתה לוחץ עליו מוסיף תו במסמך. טאבים, החזרות, רווחים וסימני פסקה הם כולם רק תווים ב-Word (למרות שהם מכילים מידע נוסף) ו-Word מתייחס אליהם כאל תווים. אתה יכול לבחור, להזיז, להעתיק ולמחוק אותם בדיוק כמו כל תו אחר, מה שלמעשה מסביר הרבה מהמוזרות העיצובית שמתרחשת בוורד.
זה יכול להיות קצת מטריד בהתחלה שכל התווים האלה יהיו גלויים, אבל לראות מה קורה במסמך שלך חיוני לשליטה בעיצוב. אתה תמיד יכול לכבות אותו כשאתה כותב אם אתה מוצא שזה מסיח את הדעת.
אתה יכול גם לשלוט בדיוק אילו תווים נסתרים נחשפים על ידי מעבר לקובץ > אפשרויות > תצוגה ובחירת פריטים ב-הצג תמיד את סימני העיצוב הללו על המסךסָעִיף.
רכיב העיצוב החשוב היחיד שהפעלת תווים מוסתרים לא מראה לך הוא היכן מתרחשים מעברי סעיפים במסמך שלך. לשם כך, תצטרך לעבור לתצוגת טיוטה (תפריט תצוגה > טיוטה).
קח שליטה על המדורים
מקטעים שולטים בזרימת המסמך שלך. כל מסמכי Word מתחילים בקטע אחד. זה משתנה כאשר אתה עושה אחד מהדברים הבאים:
הוסף מעבר קטע. ניתן ליצור קטע חדש באופן ידני על ידי הוספת מעבר מקטע (תפריט פריסת עמוד > הפסקות). ישנם שני סוגים בסיסיים של מעברי סעיפים. הפסקה מתמשכת מתחילה קטע חדש מבלי להתחיל דף חדש. מעבר עמוד הבא מתחיל קטע חדש בדף חדש. תראה גם שני מעברי חלקים אחרים זמינים: עמוד אי זוגי ועמוד זוגי. אלו בעצם רק מעברי עמודים הבאים מאלצים את העמוד החדש להתחיל עם מספור העמודים הזה.
שנה את עיצוב העמודים בדפים ספציפיים. זכור, Word לא באמת רואה דפים - רק קטעים. כאשר אתה משנה עיצוב בעמוד מסוים או בטווח דפים מסוים, Word יוצר מקטע חדש עבור אותם דפים על ידי הוספת מעברי מקטעים משני צדיהם באופן אוטומטי. כל עיצוב ברמת הדף שאתה מיישם באמת מוחל על החלק הזה.
מקטעים בהחלט יכולים להיות אחד ההיבטים היותר מתסכלים בעבודה עם Word, במיוחד מכיוון שאתה צריך ללחוץ לתצוגת טיוטה רק כדי לראות ולעבוד איתם.
פתח את הכוח של הפסקה
הפסקה היא ללא ספק המרכיב החשוב ביותר במסמך Word. ההצלחה שלך בעיצוב מסמך תלויה בסופו של דבר בהבנה כיצד הוא עובד. ב-Word, פסקה היא סימן פסקה (¶) בתוספת כל התווים הקודמים לסימון זה עד, אך לא כולל, סימן הפסקה הקודם (מה שמתואר באדום בצילום המסך למעלה).
אז למה דגש כזה על סימן הפסקה? כי ב-Word, סימן הפסקה הוא תו די מיוחד. סימן זה מכיל למעשה מידע על עיצוב המוחל על הפסקה. תהיתם פעם למה לפעמים אתם מעתיקים פסקה, מדביקים אותה במקום אחר והעיצוב לא מגיע איתה? זה בגלל שלא בחרת גם את סימן הפסקה כשהעתקת. זה קורה כל הזמן כשאתה לוחץ וגורר כדי לבחור טקסט במקום רק לחיצה משולשת כדי לבחור את כל הפסקה. לכן חשוב שהדמויות הנסתרות יהיו גלויות - כדי שתדע עם מה אתה עובד.
השתמש בסגנונות כדי לארגן ולהחיל עיצוב
סגנון הוא רק אוסף של מידע עיצוב שאתה יכול ליישם בבת אחת. סגנונות הם הדרך החזקה ביותר לשמור על העיצוב שלך עקבי וקל ליישום, במיוחד אם אתה יכול לשכנע אנשים אחרים שעובדים על המסמך להשתמש בסגנונות שלך במקום להחיל עיצוב ישירות.
תפריט הבית של Word מציג תפריט סגנונות פשוט שבו אתה יכול לבחור מבין סגנונות Word המובנים. כדי להראות את הדבר האמיתי, לחץ על הלחצן שנה סגנונות מימין לאותם סגנונות מובנים.
Word מציעה שני סוגים של סגנונות:
סגנונות פסקה. סגנונות פסקה מכילים עיצוב המוחל על פסקה שלמה. זה כולל עיצוב שאתה עשוי לחשוב עליו כשייך לפסקה (כמו כרטיסיות, מרווח בין שורות, גבולות והזחה) וכן עיצוב תווים (כמו גופן, גודל גופן וצבע). סגנונות פסקה מסומנים בסימן פסקה.
סגנונות אופי. סגנונות תווים מכילים עיצוב המוחל על תווים נבחרים בתוך פסקה. סגנונות תווים יכולים לכלול רק עיצוב תווים ואם תחיל סגנון תו על קבוצת תווים שהוחל עליהם גם סגנון פסקה, עיצוב התווים יחליף את עיצוב הפסקה. סגנונות תווים מסומנים באות א' מסוגננת.
הנה דוגמה. נניח שיצרת סגנון פסקה שבו אתה משתמש עבור מרכאות בלוקים. הוא מחורר, ברווח יחיד ובניוט. יש לך סגנון דמות שיצרת עבור כותרות ספרים שהוא מודגש ולא נטוי. אם תחיל את סגנון התו הזה על כמה מילים בפסקה שלך, המילים יקבלו את עיצוב התווים (מודגש ולא נטוי).
אתה יכול לשנות את הסגנונות הקיימים כדי שיתאימו לצרכים שלך, אבל אם אתה באמת רוצה שליטה טובה יותר, קדימה, צור סגנונות משלך. אני אוהב לקרוא את השם שלי עם "a_" בהתחלה כך שכולם יופיעו בראש הרשימה. כפי שאתה יכול לראות, יש לך הרבה כוח בעת יצירת סגנונות.
אתה יכול לשלוט בדברים כמו:
הסגנון המשמש אוטומטית עבור הפסקה הבאה. עבור טקסט גוף רגיל, תרצה לגרום לפסקה הבאה להשתמש באותו סגנון. אבל, כאשר אתה יוצר משהו כמו סגנון כותרת או כיתוב, ייתכן שתרצה סגנון אחר (כמו סגנון טקסט גוף רגיל) שיפעל.
אתה יכול להחיל את כל עיצוב התווים שאתה מצפה לסגנון.
האם הסגנון מופיע ברשימת הסגנון המהיר, שהיא קבוצת הסגנונות המוצגת ישירות בסרגל הכלים של תפריט הבית.
האם הסגנון מתעדכן אוטומטית כאשר אתה מחיל עיצוב ישירות על פסקה באמצעות סגנון זה. הגדרה זו מעט מסוכנת, מכיוון שאתה יכול לשנות את הסגנונות שלך אפילו מבלי להבין שאתה עושה זאת והיא תשפיע על כל פסקה אחרת המשתמשת בסגנון זה. אני בדרך כלל משאיר אותו כבוי.
האם הסגנון נשמר רק עבור המסמך הנוכחי או נשמר כחלק מתבנית כך שתוכל להשתמש בו עם מסמכים אחרים.
עיצוב פיסקה, אשר מוסתר מתחת ללחצן עיצוב בתחתית החלון. השתמש בו כדי לשלוט בדברים כמו הזחה, עצירות טאבים, גבולות, אופן העיצוב של רשימות תבליטים וממוספרות, וכן הלאה.
תחילה הכן את המסמך שלך
זה יישמע מנוגד לאינטואיציה לרוב הכותבים, אבל כשזה מגיע ל-Word, זה באמת עוזר לנקוט בצעדים מסוימים כדי להכין את המסמך שלך לפני שאתה מוסיף לו מילה אחת.
אין דבר כל כך מתסכל כמו לנסות לתקן בעיות סעיפים ב-Word או לנסות לתקן בעיה בסגנונות לאחר מעשה. עשה לעצמך טובה והסר את הדברים האלה מהדרך לפני שאתה יוצר (או מביא) את הטקסט שלך.
כעת, הדרך המציאותית יותר לגשת לזה היא להמשיך לכתוב ופשוט לא לדאוג לעיצוב בכלל. כאשר אתה מוכן לעצב, צור מסמך חדש, הכן אותו באמצעות העצות שפורטנו למעלה, ולאחר מכן העתק את הטקסט שלך למסמך החדש. רק זכור להעתיק טקסט לבית החדש שלו כטקסט לא מעוצב ולאחר מכן להחיל עליו את כל הסגנונות שלך.
ואם תרצה להסתכל יותר לעומק על השימוש בתבניות ובתכונות אחרות של Word, בדוקבית ספר לחנון איך לעשותהסדרה החדשה של.
תמונה מאתרודי שטראמר (Shutterstock).
