כיצד אוכל לקבל שליטה על שולחן העבודה המבולגן שלי?

Lifehacker יקר,
יש לי שולחן עבודה מבולגן. זה נהיה כל כך גרוע שיש קבצים על גבי קבצים. אני מעת לעת זורק מסמכים שונים לתיקיות כדי לנסות לנקות אותם, אבל אז פשוט יש לי תיקיות לא מאורגנות והבלגן חוזר. כיצד אוכל לקבל שליטה על שולחן העבודה שלי?

בְּכֵנוּת,
אסון שולחן העבודה

DD יקר,

לפי המראה של שולחן העבודה שלך, נראה שיש לך כמה בעיות שתורמות לבלגן. זה המקרה של רוב, מכיוון שמעט אנשים זורקים רק סוג אחד של קובץ על שולחן העבודה. בעיות חוסר ארגון מתרחשות בדרך כלל מכיוון שמצאת מאגר יחיד עבור מספר פריטים. בשלב מסוים הבנת שהמרחב הזה הוא מיקום נוח למסמכים, תמונות, צילומי מסך וכו'. אם רק היית משליך קבצי טקסט לשולחן העבודה שלך, ייתכן שלא תהיה לך בעיה כזו. לפני שניכנס לפתרון הבעיה, בואו נתאר את האשמים השונים:

• מסמכי טקסט- כאשר אתה יוצר מסמך טקסט, הנטייה הראשונה שלך היא לשמור אותו על שולחן העבודה.

• צילומי מסך- צילומי המסך שלך נשמרים אוטומטית בשולחן העבודה, כך שהם הופכים לחלק מהעומס כברירת מחדל.

• קישורי אינטרנט- אתה שומר קבצי קישורי אינטרנט לשולחן העבודה, מה שיוצר סדרה של קבצים מאוד מיותרים ולמעשה לוקח יותר זמן מהרבה אלטרנטיבות. על כמה מהם נדבר קצת מאוחר יותר, אבל אל תשכח שאתה יכול פשוט להשתמש בכלי הסימניות המובנה בדפדפן האינטרנט שלך.

• תמונות, סרטונים ומדיה אחרת- אתה גורר מדיה שברצונך לשמור על שולחן העבודה שלך, אבל יש מקומות הרבה יותר טובים לשמור את הקבצים האלה שיקלו עליהם למצוא ולהציג אותם.

• תיקיות אקראיות- אתה שומר על שולחן העבודה תיקיות רגילות שאין להן מטרה ספציפית.

• תיקיות לארגון- התיקיות שלך, שבהן אתה מנסה להשתמש למטרות ארגוניות, אינן ספציפיות. אם אין להם מטרה ישירה,

שלב ראשון: הכרז על פשיטת רגל של שולחן העבודה

הצעד הראשון הוא הקל ביותר ויכול לעזור לך להרגיש מעט הקלה מיידית. כל מה שאתה צריך לעשות הוא ליצור תיקיה חדשה בשם "שולחן עבודה ישן" ולשיםהַכֹּלעל שולחן העבודה שלך לתוך זה. השאר אותו שם כך שזה יהיה הפריט היחיד הנראה (מחוץ לכונן הקשיח שלך, או כל דבר אחר שמופיע אוטומטית). עכשיו יש לך שולחן עבודה נקי. בלי עוד עבודה, זה לא יישאר ככה, אבל זה עוזר שהבלגן המוחץ לא יהיה מהעין בזמן שאתה עובד כדי להפוך את שולחן העבודה שלך למשהו שימושי יותר מפח אשפה מהולל.

שלב שני: צור תוכנית ארגון שולחני שבאמת עובד

כדי לשמור על עצמך מאורגן, אתה צריך מבנה קטן שינחה אותך. אני משתמש בשתי מערכות:אחד עבור Dropbox, ואחד לשולחן העבודה שלי. יחד, הם שומרים עליי מאוד מאורגנים אבל המערכות האלה הפכו גם מאוד ספציפיות למה שאני עושה. אתה צריך לבוא עם מערכת ספציפית שעונה גם על הצרכים שלך, ולהבין שזה משהו שאתה יכול להתפתח עם הזמן. עם זאת, אתה צריך להתחיל איפשהו, אז בואו נסתכל על פריטי הליבה שאתה צריך עבור שולחן עבודה מאורגן היטב.

התחל ביצירת התיקיות הבאות:

• המזבלה- כל מה שאתה עובד עליו כרגע נכנס לתיקיה הזו.

• המזבלה- כל מה שסיימת לעבוד עליו שאינך צריך יותר ורוצה לאחסן נכנס לכאן. (ארכיון יכול לכלול העתקתם לכונן קשיח חיצוני או סוג אחר של אחסון זהאינו חלק מהמחשב שלך. (מארחי אינטרנט רבים מציעים אחסון בלתי מוגבל תמורת תשלום חודשי נמוך ואתה יכול פשוט להעלות את תוכן המזבלה שלך לספרייה פרטית בשרת שלהם. זה נותן לך גישה מקוונת לכל הקבצים בכל פעם שאתה צריך אותם ואתה לא צריך שמור אותם על המחשב שלך.)

• מדיה נכנסת- כל תמונה, מוזיקה או סרטון שאתה צריך למיין עבור לכאן.

תרגלו לשמור את העבודה שלכם ב-The Dump ולא בשולחן העבודה, ובסוף כל יום (או מדי פעם במהלכו) עליכם להחליט מה יישאר כי עובדים עליה באופן פעיל ומה ניתן לאחסן או למיין. כדי לעזור לך להרגל לשמור ב-dump במקום בשולחן העבודה שלך, זה עוזר להגדיר אותו כתיקיית ברירת המחדל עבור חלונות חדשים ותיבות דו-שיח של שמירה/פתיחה. כדי לעשות זאת ב-Mac, עבור אל Finder ובחר העדפות (או הקש Command+,). בכרטיסייה כללי, מצא את התפריט הנפתח תחת "הצגה של חלונות Finder חדשים" והשתמש בו כדי לבחור The Dump. משתמשי Windows יכולים לעשות זאת על ידי לחיצה ימנית על סמל סייר Windows בשורת המשימות, לחיצה ימנית על סמל סייר Windows ברשימת הקפיצה המתקבלת, לחיצה על מאפיינים ולאחר מכן עבור ללשונית קיצור דרך. משם, פשוט מלא את השדה "התחל ב" כך שיכיל את הנתיב ל-The Dump.

לאחר שתגדיר את כל זה, יש לך שיטת מיון בסיסית על שולחן העבודה שלך. זה לא יספיק, אבל זו התחלה. סביר להניח שתרצה להוסיף עוד תיקיה או שתיים כדי להתאים לצרכים שלך, אבל בהחלט תצטרך להגדיר כמה אפליקציות מועילות אחרות שיעזרו לך להימנע ממיון כל כך הרבה דברים מלכתחילה.

שלב שלישי: השתמש באפליקציות ובשירותים כדי לשים את העומס של שולחן העבודה במקום אחר

יש הרבה אפליקציות שמועילות להפליא בכל הנוגע למעקב אחר הדברים שאתה יוצר ומוצא באינטרנט. הם יכולים לעזור לך להרחיק את העומס משולחן העבודה שלך, לעזור לך למיין את המידע שאתה נותן להם ולחפש בקלות כל מה שאתה לא מוצא באופן ישיר. כדאי לעשות שימוש רב ככל האפשר בכלים הללו.

• Evernote- Evernote הואהכל דלי, שזה בדרך כלל לא מסוג הדברים שאנחנו אוהבים. זה סוג של איך השתמשת בשולחן העבודה שלך. עם זאת, אם אתה משתמש ב-Evernote למטרות ספציפיות זה יכול להיות מאוד מועיל כשאתה מנסה לארגן. בעיקרון, אם אתה רוצה לשמור תמונות, טקסט או כל דבר אחר באינטרנט, אתה יכול להשתמשתוסף דפדפן גזירת האינטרנט של Evernoteלשלוח תוכן ישירות לכל אחת ממחברות Evernote שלך.

• סקיץ'- למשתמשי Windows אין באמת את הבעיה של צילומי מסך שנשמרים בשולחן העבודה שלהם כברירת מחדל - זה יותר עניין של Mac, אז הסעיף הזה באמת ישים רק לאנשים שמפעילים OS X. Skitch הואכלי צילום המסך האהוב עלינווזהמשתלב ישירות ב-Evernote. זה אומר שאתה יכול לשלוח את צילומי המסך שלך ל-Evernote ולא לשולחן העבודה, ולקבל שליטה רבה יותר על מה שאתה מצלם על המסך שלך. אם אתה רק רוצה לשנות את המקום שבו נשמרות צילומי המסך שלך, פתח את המסוף (בכונן הקשיח שלך -> יישומים -> כלי עזר) והזן את קטע הקוד הזה:

• defaults write com.apple.screencapture location ~/Desktop/Screenshots

• זה ישמור את כל צילומי המסך שלך בתיקייה בשם צילומי מסך בשולחן העבודה שלך. אם אתה רוצה לשמור אותם במיקום אחר, פשוט שנה את הנתיב (כלומר ~/Desktop/Screenshots) למיקום התיקיה שבה אתה רוצה להשתמש. אם אינך בטוח בנתיב הזה, אתה יכול פשוט לגרור תיקיה ישר אל חלון המסוף וזה יגיד לך.

• הערה פשוטה- זה נהדר, חינמי, טקסט רגיל סנכרון הערות אינטרנט אפליקציית שישאפליקציות שולחן עבודה נהדרות לכל הפלטפורמות. זה המקום הטוב ביותר לאחסן את הערות הטקסט הפשוט שלך ולאחזר אותן בקלות. אני ממליץ בחום להשתמש בזה עבור רשימות מטלות, קטעי טקסט שברצונך לשמור, קבוצות קישורים שברצונך לבקר בהם, מחשבות שברצונך לרשום או כל קטע טקסט אחר שתרצה לזכור. נדרש מעט מאוד ארגון מכיוון שאתה יכול לחפש את התוכן של כל הערה שאתה יוצר ולהחזיק אותו מולך תוך שניות.

• אינסטפאפר,כִּיס, אוקיפט- Instapaper ו-Pocket שניהם שירותים נהדרים לשמירת מאמרי אינטרנט שתרצו לקרוא מאוחר יותר. הם גם מעולים בהצבתם בפורמט קריא יותר שאינו גדוש בפרסומות והסחות דעת אחרות. Kippt הוא שירות שעוזר לך לשמור יותר מסתם מאמרים שאתה רוצה לקרוא, אלא בדרך כלל דברים שאתה אוהב באינטרנט ורוצה לשמור למועד מאוחר יותר. אם אתה רוצה להיות מסוגל לשתף את הדברים האלה בקלות עם חברים ולקבל המלצות על דברים אחרים מחברים, אולי תעדיף להשתמש ב-Kippt במקום זאת. (לרוב השירותים הללו יש גם אפליקציות לנייד.)

• בלוודר והייזל- Belvedere (Windows) ו- Hazel (OS X) הן אפליקציות שעוזרות לך לבצע אוטומציה של דברים שונים, כמו ניקוי שולחן העבודה שלך. אתה יכולבצע את ההוראות האלהוהם יעזרו לך לנקות את כל העומס שנותר על שולחן העבודה שלך. זה לא הולך להיות מדויק ומושלם כמו למיין הכל בעצמך, אבל יכול לעזור לך בזמן שאתה עובד כדי לשנות את ההרגלים המבולגנים שלך.

כל התוכנה הזו לא תהפוך אותך אוטומטית למסודר יותר, כמובן, אבל יכולה לתת לך מיקומים מתאימים יותר עבור הדברים שלך מאשר שולחן העבודה שלך. זה ייקח תרגול וזמן להתרגל לשימוש בהם, אבל תמשיך עם זה. אפליקציות ושירותים אלו יכולים להקל בהרבה על הארגון.

שלב רביעי: התחל למיין

אני מקווה שלא שכחת את כל העומס שהכנסת לתיקיה אחת בשולחן העבודה שלך בשלב הראשון! סיימנו את כל השלבים המהנים, אז עכשיו הגיע הזמן לרדת לעבודה המלוכלכת המייגעת: אתה צריך למיין את התיקייה הזו. זה לא יהיה כיף, אבל עכשיו כשיש לך חבורה של תיקיות מיון על שולחן העבודה שלך, תדע איפה לשים את העבודה שלך. יש להניח שיש לך גם תיקיות אחרות בכונן הקשיח עבור סוגים ספציפיים של קבצים, כגון ברירות המחדל בספריית הבית שלך המכילות תמונות, מוזיקה, וידאו ופריטים אחרים. כמו כן, ייתכן שתגלו שהאפליקציות והשירותים החדשים שהגדרתם בסעיף האחרון הם מקומות מצוינים לאחסון חלק מהפריטים שאתם צריכים גם למיין.

המיון יכול לקחת זמן מה, אבל אתה יכול להאיץ אותו עם קיצורי דרך. אם אתה ב-Windows, השתמשAutoHotkeyאֶללהעביר קבצים עם קיצור מקלדת(הנה דוגמה). אם אתה ב-OS X, אתה יכול לעשות את אותו הדבר עםכַּספִּית. (קרא את שלנומדריך ל-Quicksilver Triggersכדי ללמוד כיצד לעשות זאת.)

לאחר שתסיים למיין, אתה בדרך לשולחן עבודה מאורגן יותר. תצטרך להמשיך להתאמץ במשך זמן מה לפני שהסדר יהפוך להרגל, אבל אם אתה ממשיך לפתח את שיטות הארגון שלך כך שיעבדו טוב יותר עבורך, אתה אמור להגיע לשם תוך זמן קצר.

אַהֲבָה,
Lifehacker

יש לך שאלה או הצעה לשאל את Lifehacker עתידי? שלח את זה ל[מוגן באימייל].