אם אי פעם עבדת במשרד שבו שמך דומה מאוד למישהו אחר שכבר בצוות, או פתחת חשבון דוא"ל רק כדי לגלות שכתובת של מישהו אחר ממש קרובה לשלך, אתה יודע איך זה לקבל דוא"ל שזה מיועד למישהו אחר, אפילו למישהו שאתה אולי מכיר. כשתעשה זאת, אל תשב שם ותבהה בו. הנה מה לעשות.
אתה לאמבחינה אתיתמחויב לעשות הכל
כַּאֲשֵׁרה"ניו יורק טיימס" שאל אתיקאימה הייתה דרך הפעולה הטובה ביותר כאן, תגובתו הייתה לנסות לאמוד אם המסר דחוף וחייו, הקריירה או האושר של האדם יהיו בסכנה אם הוא לא יקבל את המסר. אם כן, שלח אותו. אם זו הודעת פרסום, ספאם או משהו שלא שווה את הזמן או האנרגיה שלך, הוא מסביר שאתה לא מחויב מבחינה אתית לעשות שום דבר - העבר אותו אם תרצה, מחק אותו אם אתה יודע שזה שום דבר שמישהו מכם צריך לראות.
לדוגמה, אם מדובר בהערה אישית של בן משפחה שזה עתה הטעה שתי דמויות על קרוב משפחתו החולה של האדם, המחויבויות האתיות שלך גדולות יותר מאשר אם מדובר בעסקאות החמות של השבוע בקמעונאי מקומי. למרות זאת, ב-Lifehacker כולנו עוסקים בחיסכון לך זמן ואנרגיה, ולמרות שהאתיקה אומרת שהמחויבות שלך תלויה בסוג ההודעה ובשולח, אנחנו יכולים לחשוב על דרכים טובות יותר לבלות את הזמן שלך מאשר להיאבק ב"האם זה חשוב מספיק כדי להעביר החלטה מוסרית. הנה ההמלצה שלנו.
העבר את זה. אל תמחק את זה.
אם מדובר בסיטואציה משרדית ואתם מקבלים הודעה בודדת שנועדה למישהו אחר, שלחו אותה לאדם אליו היא הייתה אמורה להגיע. כתוב את השולח המקורי והודיע לו שאתה מעביר אותו ושהוא עשה טעות כששלח אותו אליך. כשעבדתי בחברה גדולה, זה קרה לי כל הזמן: לעתים קרובות מישהו שהתכוון לשלוח פתק ל-"ahenney@company name" שלח בטעות את הפתק שלו ל-"ahenry@companyname". לפעמים ההודעה תהיה עדכון פשוט ומהיר בשורה אחת, פעמים אחרות זה יהיה נושא דחוף ורגיש שדורש התייחסות. בכל מקרה העברתי את זה.
זה עזר לי שהכרתי "אהני" (שמו היה אלכס, אבל תקן האימייל של החברה שלנו היה אות ראשונה-שם משפחה), והוא היה מתקשר לפעמים כדי להודות לי. השולח המקורי של ההודעה היה מגיב לי לעתים קרובות ומודה לי גם על העברת הפתק. אתה יכול להרוויח הרבה הכרת תודה במאמץ של כמה רגעים על ידי לחיצה קדימה, והכרת התודה הזו מספקת הן מבחינה אישית והן מבחינה מקצועית, במיוחד בסביבה משרדית. גם אם אינך מקבל "תודה" מהיר מאף אחד מהצדדים, עדיף פשוט לזרוק את ההודעה לאשפה ולהעמיד פנים שמעולם לא קיבלת אותה או שזה לא עניינך. בסופו של דבר, מישהו יבין שזה הגיע אליך בטעות.
אם אין לך מושג למי ההודעה אמורה להגיע, תגובה פשוטה לשולח תוציא אותך לא פעם (בהנחה שהשולח הוא אדם אמיתי.) תודיע להם שקיבלת את ההודעה, אבל ברור שאתה לא האדם שזה מיועד לו, ותמשיך הלאה. עשית את החלק שלך, אתה לא צריך לנסות ולחקור למי זה היה אמור ללכת. אם אתה יודע, שלח את זה הלאה, אבל אם לא, אל תדאג בקשר לזה. אם השולח הוא דואר אוטומטי או עסק ואתה יודע שתגובתך תישאר ללא מענה, הגיע הזמן לעבור לרפואה חזקה יותר.
השתמש בטכנולוגיה כדי להתמודד עם עבריינים חוזרים ודיוור אוטומטי
זה שאתה מעביר הודעה שגויה לא אומר שאתה צריך לקחת אחריות על כך שהיא תגיע ליעדה. אתה עושה טובה למישהו ואתה אדם סטנדאפיסט, לא פועל כשליח. כלומר אם זה יקרהכל הזמןוזה הפך מבדר למעצבן, הגיע הזמן לעשות משהו קבוע בנידון. הגדר מסנני דואר וכללי דואר כדי לוודא שכל הודעות מכוונות שגויות מועברות לנמען המתאים שלהן ולעולם לא יעמיסו על תיבת הדואר הנכנס שלך.
אם הארגון שלך משתמש ב-Gmail או ב-Google Apps להעברת הודעות,המדריך שלנו לשליטה ב-gmailיעזור לך לבנות את המסננים שלך שמעבירים את ההודעה לגורם המיועד לה ולהעביר אותה לארכיון כך שלעולם לא תראה אותה, או אפילו להגדיר תגובות מוכנות לעבריין התכוף שפשוט לא ילמד מהטעויות שלו. אם יש לך מישהו שפשוט לא יכול לעשות את זה כמו שצריך, הייתי מציע לעשות את שניהם, או לפחות להעביר אותם ב-CC על הפורוורד בכל פעם שהוא יוצא. אם החברה שלך משתמשת ב-Microsoft Exchange, בדוקמדריך זה לסינון דואר אלקטרוני ב-Outlookומאמר העזרה הזה של מיקרוסופטכדי לעזור לך להתחיל שם. ל-Outlook יש כלים פחות חזקים לסינון מאשר ל-Gmail, אבל הוא יכול לעשות את העבודה באותה מידה במקרה זה. אם אתה משתמשThunderbirdאו לקוח דוא"ל אחר, סביר להניח שיש מדריך להגדרת מסנני דואר וכללים זמינים עבורך, פשוט חפש בגוגל.
בהתאם לסף שלך עבור עבריינים חוזרים, ייתכן שיהיה לך מהיר וקל יותר להגדיר מסנן לאחר שההודעה המכוונת הראשונה שגויה נכנסת, במקום לחכות ולהתעצבן כשמגיעה הודעה שנייה או שלישית. בהתחשב בכך שמסנני דואר ותגובות מוכנות מהירות וקלות להגדרה, אין סיבה לא להעביר הודעה ידנית יותר מפעמיים או שלוש פעמים. תן לכלי הבחירה שלך לעשות את העבודה בשבילך כדי שלא תצטרך לחשוב על זה.
פקח עין, אבל
רוב האנשים יודעים איך זה לקבל אימייל שמיועד למישהו אחר. אם זה במצב מקצועי או במשרד, זה די חתוך ויבש. אם אתה מקבל דוא"ל שנראה כי הוא מיועד למישהו אחר לכתובות האישיות שלך, סביר להניח שזה גם לא משהו גדול או חשוב, וכמו שאמרנו, שלח אותו רק אם אתה יודע למי זה אמור להגיע, והשב רק אם השולח הוא אדם אמיתי. עם זאת, אם אתה מתחיל לקבל הודעות דוא"ל חוזרות ונראות כאילו הן מיועדות למישהו אחר לכתובת הדוא"ל שלך, ייתכן שתרצה לבדוק עם החברה ששולחת אותן כדי לוודא שמישהו לא משתמש בכתובת הדוא"ל שלך - או בכל מידע אישי אחר - ומתחזה כמוך.
זֶהחוט מטאפילטר ישןיש כמה דוגמאות של אנשים שלעולם לא היו שמים לב שזהותם נגנבה אלמלא התחילו פתאום לקבל הודעות דוא"ל לקידום מכירות וחשבונות מחברות שמעולם לא עבדו איתן, גם אם הם היו ממוענים בשם אחר. בדוקהטיפים שלנו למניעת הונאה מקוונת וגניבת זהותוודא שאתה מתייחס להודעות האלה בעין סקפטית לפני שאתה מסנן אותן ותשכח מהן.
כאשר אתה מקבל דוא"ל מנותב לא נכון, מה אתה עושה? לשלוח לו דואר זבל ולשכוח ממנו, או לשלוח אותו לנמען המיועד? אמרנו לך מה אנחנו חושבים שאתה צריך לעשות, עכשיו ספר לנו מה אתה מעדיף בתגובות.
נימוס הוא, מעצם טבעו, סובייקטיבי. מה שמקובל היום כנראה לא היה מקובל לפני 20 שנה, ומה שלא נשמע כרגע עשוי להיות דבר שבשגרה בעוד עשור. זה עשוי גם להיראות כפדנטי עבור חלקם, כי אם מרתיחים את זה, זה רק מערכת שרירותית של כללים שכולנו מצייתים אליהם כדי להקל על כל חיינו. אז שקלו וספרו לנו מה אתם חושבים על הנושא הזה. זו אחת הפעמים הבודדות שבהן הדעה של כמעט כולם תקפה פחות או יותר כמו דעתו של כולם. יש לך משהו שאתה סקרן לגביו? אֶלֶקטרוֹנִי[מוגן באימייל]
