מה לעשות: להשתפר הרבה יותר ביצירת רשימות המטלות שלך.
קרדיט: סוזן טאקר - Shutterstock
יש לי פריט חדש לרשימת המטלות שלך: צור רשימת מטלות טובה יותר. כְּמוֹכבר כתבתי בעבר, אני תומך ענק במעקב אחר כל הפרטים הקטנים של חייך באמצעות גיליונות אלקטרוניים. לעולם לא הייתי חולם לבטל את העט והנייר האדירים, אבל גיליונות אלקטרוניים מציעים את היכולת לארגן כל פינה בחייך בקלות רבה יותר. אז כשזה מגיע לארגון והתאמה אישית של המשימות שאני צריך לעשות - גדולות וקטנות - Google Sheets הוא מציל חיים.
להלן נעבור על מדריך שלב אחר שלב ליצירת גיליון אלקטרוני יפהפה ומשוכלל של רשימת מטלות שיתאים לצרכים שלך. אבל קודם כל, עוד כמה סיבות למה כדאי לך להצטרף אלי כקנאי גיליונות אלקטרוניים.
יתרונות של רשימות מטלות בגיליון אלקטרוני
אני לא זר לשולחן מלא בפתקי Post-it. הנה הסיבה לכך שגליונות אלקטרוניים מועילים במקום זאת:
ניתן לארגן מחדש משימות שונות בהתאם לרמת העדיפות שלהן כאשר הנסיבות משתנות.
אם תבחר באפשרות מקוונת כמו Google Sheets, תמיד תוכל לקבל גישה לפריטי המטלות שלך דרך הטלפון שלך.
אם אתה צריך לחלוק את המשימות שלך עם שותף או עמית לעבודה, קל לשתף פעולה.
תבניות מובנות. בעוד של-Microsoft Excel יש תבניות של רשימת מטלות, אני חלקית לאלו שמספקות Google Sheets. קשה לי לעמוד בפני תיבות הסימון המובנות.
קל לעצב את הרשימה שלך ולהפוך אותה למושכת מבחינה ויזואלית. אני לא בטוח אם רשימת מטלות "יפה" עוזרת לי לבצע כל אחד מהפריטים מהר יותר, אבל זה לא יכול להזיק.
חסרונות של רשימות מטלות בגיליון אלקטרוני
אתה לא מקבל את הסיפוק הפיזי של לחתוך משימה שהושלמה עם עט כדורי.
שלבים ליצירת רשימת המטלות שלך
עכשיו כשאתה לגמרי בעניין, הנה איך להתחיל ליצור גיליון אלקטרוני משלך.
בחר את הפלטפורמה המועדפת עליך.הבהרתי שאני הכי מורגל ל-Google Sheets, אבל הטיפים האלה יעבדו עבור כל תוכנת גיליונות אלקטרוניים שאתה הכי אוהב.
צור עמודות.ברגע שיש לך גיליון אלקטרוני ריק לפניך, הדרך הקלה ביותר להתחיל היא על ידי יצירת עמודות שונות למילוי פרטים על כל משימה. התחל עם כותרות עמודות כמו שם משימה, תאריך, תיאור, מצב נוכחי ועמודה נוספת להערות שונות.
צור כרטיסיות לתחומים שונים בחייך.יופי נוסף של גיליונות אלקטרוניים הוא היכולת להחזיק את כל האחריות והמטרות השונות שלך במקום אחד. חלק מהכרטיסיות השונות בגיליון האלקטרוני שלי כוללות את חיי הבית (רשימות מכולת, מטלות), כתיבה (כתבות להצגה, פריטי פעולה עבור פרויקטים שונים) וכושר (כמה מיילים אני צריך לרוץ באותו שבוע - מההואאימוני מרתון, אם לא רשימת "לעשות" קילומטראז'?). לאורך שורות אלה, פריטים מסוימים יצדיקו עמודות ספציפיות לכרטיסיות. לדוגמה, בכרטיסייה שלי לכתיבה עצמאית, יש לי עמודות מתויגות נוספות בהן אני מכניס קישורים לפרסומים, פרטי קשר של עורכים, סטטוסים של חשבוניות וכו'.
מיין וסנן את המשימות שלך.זה המקום שבו העמודות השונות שלך מועילות. ב-Google Sheets, עבור אל הכרטיסייה "נתונים" - שם תמצא "גיליון מיון", שבו תוכל לארגן את המשימות שלך לפי עמודות כמו תאריך, דירוג עדיפות וכל מה שאתה צריך. ככל שהגיליון האלקטרוני שלך גדל, השתמש ב"החל מסננים" כדי להסתיר פריטים שאתה לא רוצה לראות כרגע.
התאם אישית כמו מטורף.עבורי, זה מסתכם בעיקר בקידוד צבע. יש לי מערכת צבע אדום/צהוב/ירוק כדי לדרג את הדחיפות של משימות שונות. מערכת זו כוללת גוון קצת מבהיל של ירוק ליים שאני שומרת למשימות שאני גאה במיוחד בהשלמה. יתרון נוסף של רשימות מטלות בגיליונות אלקטרוניים הוא לראות את כל ההישגים בירוק ליים נערמים, מה שעובד גם ככלי מוטיבציה. אני בעניין כדי לקבל את הירוק הזה.
טיפ אחרון: שמור את הגיליון האלקטרוני שלך בחלון פתוח כל הזמן. כך תוכל לשחזר את אותו לחץ כמו פתק פוסט-איט שבוהה בך מהשולחן שלך.
המשך ותהנה לארגן את חייך. ככל שתזין יותר נתונים, כך תוכל להסיק יותר מסקנות לגבי התנהגויות רשימת המטלות שלך. האם אתה מרוויח מחלוקת משימות גדולות לכמה קטנות יותר? האם אתה אוהב לארגן פריטים יותר ניתנים לניהול קודם, או שאתה מעדיף להוציא את הדבר הקשה ביותר מהדרך? האם סוג זה של תובנה לא מחשמל? ספרו לי בתגובות.
מרדית דיץ
כותב כספים בכיר
מרדית דיץ היא כותבת הכספים הבכירה של Lifehacker. היא סיימה את התואר הראשון שלה באנגלית ותקשורת מאוניברסיטת Northeastern, שם סיימה את לימודיה כמנהלת חינוך של המכללה שלה. היא גדלה כשהיא מלצרת במסעדה המשפחתית שלה בווילמינגטון, דירוגין ועבדה ב- Hasbro Games, שם כתבה חוקים למשחקים חדשים. בעבר היא עבדה במרחב ללא מטרות רווח כתושבת מנהיגות עם קרן הרפסוול בפנום פן, קמבודיה; מאוחר יותר, היא הייתה רכזת נסיעות של תוכנית לימודים בחו"ל שעקבה אחר עליית התעמולה הפשיסטית ברחבי מערב אירופה.
מאז, מרדית' מונעת להנגיש את הכספים האישיים ולטפל בטאבו של דיבור גלוי על כסף, כולל חובות, השקעות וחיסכון לפנסיה. מלבד כתיבת כספים, מרדית' היא אצנית מרתון וסטנדאפיסטית שתורמת קבועה ל"הבצל והמפחית". מרדית' גרה בברוקלין, ניו יורק.
קרא את הביוגרפיה המלאה של מרדית'