הגדל את יעילות הפגישה על ידי תזמון קצר

רוב האנשים חוששים מפגישות כי נראה שהם נמשכים לנצח ובסופו של דבר עמוסים בתלונות, שיחות צד וביקורות על דפים. תזמן פגישות תוך התמקדות בקיצור כדי להגביר את האפקטיביות והתפוקה.

תמונה מאתהאווי לי.

יועץ השיווק כריס ברוגן חולק סדרה של טיפים להפיכת פגישות לאפקטיביות, כולל זה על החשיבות של ניהול פגישה מתוכננת:

לוח זמנים לקיצור

: אחד הבוסים הוותיקים שלי, דן קרני, נהג לומר לי לקבוע פגישות לא יותר מ-10 דקות. כמנהל פרויקט, הוא ביקש ממני לעשות את כל ההתרוצצות מחוץ לפגישה כדי שאוכל לנהל שיחות פרטניות עם בעלי העניין בפגישה הממתינה, וכדי שאוכל לשמוע אותם ארוכות מחוץ למסגרת הזמן של הפגישה. זה עשה פלאים קסומים, משלוש סיבות:

אנשים ידעו שהפגישות יהיו קצרות אז הם הופיעו בזמן.

אנשים ידעו שהכנתי שיעורי בית, אז הם פשוט הנהנו בראשם לחלקים הנכונים.

אנשים עשו את מירב המאמצים כדי להיות בצד ה"טוב" של העדכונים בפגישות הללו, כי היותם "מאחור" או "מתעכב" או בסטטוס שלילי אחר באמת בולט בפגישה של 10 דקות.

אם אתה חושב שאתה לא יכול לקבוע פגישות קצרות מהן, מעולם לא ראית את לוח הזמנים של נשיא ארה"ב. פגישות לא חייבות להיות 30 דקות, רק בגלל שברירת המחדל של Outlook היא 30 דקות.

חלקית על ידי תכנון וחלקית על ידי סדרה של נסיבות, קימצנו את ישיבות הצוות של Lifehacker. באופן מסורתי הפגישות שלנו היו ארוכות בערך שעה, אבל לאחר מספר שבועות של נושאים שצצו (אנשי צוות חולים, צורך להתאים את לוח הפגישות לתוכניות נסיעה וכו') גילינו שהפגישה בפועל צריכה להיות רק כ-20 דקות - אם כולם הגיעו לפגישה מוכנים והתמקדו בביצוע מהיר של הפגישה. עשינו את רוב הדיבורים האחד על אחד לפני הפגישה, גרסנו את פרטי הפרויקט ישירות עם האנשים המעורבים, והשתמשנו בפגישה בצורה יעילה יותר ככלי לדיון קבוצתי ובדיקה לגבי מצב הפרויקט. פגישות קצרות יותר הוכיחו את עצמן כיעילות יותר, בקצב מהיר יותר ומהנות יותר.

קרא את המאמר המלא בקישור למטה או לקבלת טיפים נוספים לניהול פגישה יעילההיתרונות של התמקדות בנתונים,מדוע כדאי לנהל פגישות בעמידה, ואתחשיבות הכנת עמיתיך לעבודהכך שהפגישות לא מתבזבזות על סקירת מיילים ומסמכים.

איך לא לדאוג לפגישות במשרד[כריס ברוגן]