רשימת המטלות היא כלי פרודוקטיבי עתיק יומין בלתי נמנע. זהו הניסיון האנושי מאוד שלנו ליצור סדר בחיינו הלא מסודרים וביטוי ליכולתנו לכפות שליטה עצמית. רובנו, כולל שונאי רשימת מטלות, שומרים על אחת, וכך גם 63% מאנשי המקצוע, לפיסקר לינקדאיןשוחרר מוקדם יותר השנה. ועדיין, נראה שרשימות מטלות קשה במיוחד לאילוף.'עשה את זה'ג'נט צ'וי מסבירה מדוע רשימות המטלות נכשלות, וכיצד להשתמש בהן לטובתך.
ב-iDoneThis, פעם הייתה לנו תכונת משימות מטלות, וגילינו כמה מספרים מעניינים המדגימים את המאבק הנפוץ לכבוש את רשימות המטלות שלנו:
41% מפריטי המטלות מעולם לא הושלמו.
50% מפריטי המטלות שהושלמו נעשים תוך יום.
18% מפריטי המטלות שהושלמו נעשים תוך שעה.
10% מפריטי המטלות שהושלמו מתבצעים תוך דקה.
15% מהביצועים התחילו כפריטי מטלה.
במילים אחרות: אנשים לא כל כך מעולים בביצוע משימות המטלות שלהם; משימות שאכן מסתיימות נעשות במהירות; ומשימות המדווחות כבוצעו אינן מתואמות עם משימות מטלות מתוכננות.
נראה שרשימת המטלות הפופולרית, אם כן, די לא יעילה, והפרדוקס הזה הוא שעשוי להסביר את יחסי האהבה/שנאה הדוקרניים שיש לאנשים עם רשימות המטלות.האם רשימת המטלות היא רק מכשיר בוטה לשימוש בחיפוש אחר פרודוקטיביות אישית וביצוע דברים? או שמא החולשה טמונה עמוק יותר בעצמנו במאבק האנושי שלנו לכפות סדר ושליטה?זה נראה קל מדי להגדיר את הנתונים העלובים לכישלון הפשוט של רשימות המטלות ו/או האנושות, אז רצינו לבחון מקרוב מדוע אנשים לא טובים בהשלמת רשימות המטלות שלהם.
בעיה 1: יותר מדי משימות
קודם כל, רובנו שמים יותר מדי דברים ברשימות שלנו. הפסיכולוג החברתי רוי באומיסטר והעיתונאי ג'ון טירני, מחבריכוח רצון: גילוי מחדש של הכוח האנושי הגדול ביותר, מדווחים בספרם שלאדם אחד יש בדרך כלללפחות 150 משימות שונות בכל פעם, וכי רשימת המטלות של מנהל ליום שני בודד עשויה להימשך יותר משבוע. נשמע כמו הגדרה לכישלון.
מילוי יתר של הרשימות שלנו גורם לרעש מתמשך של דאגה בראש שלנו, ולחוסר השקט המתמיד הזה יש השפעות שליליות בהתמודדות עם המשימות המדאיגות כל כך. כפי שתואר בכוח רצון, הפסיכולוגים רוברט אמונס ולורה קינג גילו שהדאגה שנובעת מכך שיש יותר מדי מטרות סותרות גורמת לסבל לפרודוקטיביות שלנו וגם לבריאות הפיזית והנפשית שלנו.
אז רשימת המטלות נותנת ולוקחת. יש לנו כל כך הרבה מה להתמודד, ורשימת מטלות עוזרת לנו לזכור הכל. יחד עם זאת, זהו כלי מטריד שיכול לעורר חרדה לא בריאה ומנטרלת. האם החסרונות של רשימת מטלות עולים על היתרונות אם בסופו של דבר לא נעשה הכל?
בעיה 2: איך אנחנו מכינים רשימות מטלות
בהתקרבות אל המטרה האמיתית של רשימת המטלות, אנו מגלים שבעיה משמעותית היא שאנחנו פשוט לא טובים איך לבנות את רשימת המטלות שלנו. זה לא פשוט כמו שזה נראה. רשימת המטלות היא עזר זיכרון חיצוני, או תזכורת מחוץ לראש שלך, שמדחקת אותך לגבי כל הדברים שאתה מתכוון לעשות. נכון, ידעת את זה. מה מפתיע במחקר שסופר בכוח רצוןהאם זההגירוי של רשימת המטלות הוא לא בשבילך כדי לעשות דברים!
אותה הטרדה פולשנית ממשימות שלא הושלמו וממטרות שלא הושלמו שמסתובבות בראשך ידועה בשםאפקט זייגרניק. התגובה ההגיונית ל"ריפוי" אפקט זייגרניק תהיה לסיים את המשימות ולעמוד ביעדים. אוּלָם,מחקרים של Baumeister ו-EJ Masicampo[pdf] מצא שאפקט זייגרניק היההלא מודע "מבקש מהמוח המודע להכין תוכנית", בניגוד לבקש מהמוח המודע לרדת מהתחת כדי להשלים כמה משימות.
באחד מהמחקרים הללו, קבוצת סטודנטים קיבלה הוראה לחשוב על מבחן גמר חשוב ואילו לקבוצה אחרת נאמר להכין תוכנית לימודים ספציפית עם פירוט מה הם יעשו, איפה ומתי. (אף אחד לא באמת למד במהלך הניסוי.) כאשר קיבלו קטעי מילים להשלים, התלמידים שאמרו להם רק לחשוב על המבחן הקרוב מילאו מילים הקשורות לבחינה, בעוד שקבוצת תוכנית הלימוד לא עשתה זאת. למרות שהמתכננים, למעשה, השקיעו זמן רב יותר במחשבה על המשימה שלהם, ללא התקדמות במשימה עצמה, כפי שמסבירים באומיסטר וטיירני, "דעתם התנקה ככל הנראה על ידי מעשה כתיבת תוכנית."
מסתבר שרשימות מטלות אינן שימושיות כל כך כשחושבים אותן רק כמחרוזת הקשורה סביב האצבע. רבים מאיתנו לא טובים בניסוח המשימות ברשימה, לא מצליחים לחשוב על שלבים ותוכניות, כךכאשר אנו מתמודדים עם יותר מדי משימות ומעט מדי הצעות כיצד להמשיך, אנחנו לא משלימים משימות. זכור שמחרוזת רשימת המטלות מסביב לאצבעך מיועדת לך לתכנן תוכניות טובות יותר באמצעות הרשימה.
בעיה 3: אנחנו נותנים לעצמנו יותר מדי זמן
הגיוני, אם כן, שהנתונים הסטטיסטיים שלנו מראים שכאשר אנשים השלימו משימות, הם בוצעו במהירות. כאשר היעדים מחולקים לצעדים ניתנים לפעולה, נדרש פחות מאמץ, אנרגיה וזמן כדי לחסל את המשימות הקטנות יותר מהרשימה.
הוסיפו לחוסר התכנון שלנו נטייה לרחם על עצמנו לגבי מועדים, גדל הסיכוי שלעולם לא נסיים משימה. כפי שרבים אחרים מהדחיינים יודעים,ככל שאתה נותן לעצמך יותר זמן כדי לסיים משהו, כך קטן הסיכוי שתסיים בפרק הזמן הזה. למשל, כלכלן התנהגותידן אריאלי[pdf] מצא כי סטודנטים שהיה להם יותר זמן לסיים שלוש מאמרים, הצליחו גרוע יותר מאלה שהטילו מועדים חיצוניים או עצמיים שהיו מרווחים באופן שווה ומוקדם יותר.
בעיה 4: העתיד מלא בלא ידועים, הפרעות ושינויים
רק 15% מהעשייה של החברים שלנו התחילו כמטלות. זה מתאם קטן להפליא.
ביצועים אינם תואמים למשימות מטלות כאשר אנו לא מצוינים בניסוח מטלות רשימת מטלות מלכתחילה. אם, כפי שצוין לעיל, לא ניקח את הזמן כדי לתכנן פעולות ספציפיות עבור מטרות או משימות כלליות, אבל כן נוקט כמה צעדים קדימה, הצעדים האלה לא יהיו בקורלציה עם המשימה המקורית.אתה לא יכול לסמן משימה כמו שנעשתה.
בנוסף, אנחנו לא יכולים לחזות את ההפרעות הרבות שקורות בימינו. סקר לינקדאין דיווח שהסיבה השכיחה ביותר לכישלון לעבור ברשימת מטלות הייתה משימות לא מתוכננות, כמו שיחות לא מתוכננות, הודעות דואר אלקטרוני ופגישות. דברים צצים בחיינו, במשרד ומחוצה לו, שריפות קטנות וגדולות שצריך לכבות - היה צריך לקחת את הילדים לבית הספר כשהם פספסו את האוטובוס; העסקה נפלה; עמית לעבודה זה לעולם לא יפסיק לדבר; אותו עמית לעבודה דפק את התקציב ועכשיו אני צריך לתקן אותו; האינטרנט הזה הואכל כך הרבה יותר מענייןממשימות א' עד ת' כרגע.לפעמים רשימת המטלות פשוט לא יכולה להתמודד עם השינויים שצצים כי אנחנו לא יכולים לדעת את העתיד.
מדוע נפטרנו מתכונת המטלות שלנו
ניסינו לשלב תכונת מטלות כי אנשים אמרו לנו שהם רוצים לתכנן את היום שלהם. שחררנו את התכונה, כי המוקד העיקרי של השירות שלנו כאן ב-iDoneThis הוא ביצוע ועד כמה ההקלטה הזו מעוררת מוטיבציה, חושפת ושימושית. ראינו איך לא היינו בעניין (לפחות עדיין לא) לעזור לאנשים לשנות את ההתנהגות הראשונית שלהם, להוביל אותם לבנות טוב יותר את רשימות המטלות שלהם, לשים עליהם פחות פריטים, לתת לעצמם מועדים קצרים יותר או לתת להם את כוחו של כדור בדולח. אבל אנחנו עדיין מאמינים שרשימות מטלות מועילות וזהפעולות עוזרות לאזן את הבעיות והחסרונות של רשימת המטלות. מטלות וביצועים הם שני צדדים של אותו מטבע פרודוקטיביות.
עם זאת, הנה כמה דרכים לשפר את יצירת רשימת המטלות שלך
עשה תוכניות ספציפיות יותר, ניתנות לביצוע. הקל עליך להשלים על ידי השקעת זמן במחשבה על איך ייראה המסע הזה. אם הרשימה שלי תזכור לי לבצע איזושהי משימה כללית כמו "לכתוב פוסט בבלוג" במקום משהו ספציפי כמו "מחקר וסיעור מוחות של כמה רעיונות לפוסט בבלוג על רשימות מטלות", יהיה לי הרבה פחות סיכוי להגיע למטרה המיועדת יַעַד.
במקביל,אל תנהל מיקרו את המשימות שלך, או שתרגישו כלואים ולא מסוגלים לבצע התאמות ולהגיב לדברים שעולים. השתמש בביצועים שלך בתור אהתייחסות לביצוע תוכניות טובות יותר ומגיבות יותר.
השתמש בכוונות יישום בתכנון שלך. אכוונת יישוםהיא אסטרטגיית תכנון המסייעת לבצע אוטומציה של פעולה רצויה. אתה מתכנן תהליך אם-אז, שבו אתה משתמש במצב מסוים כדי להוביל לתגובה רצויה. הגדרת מראש כמה פרטים שלכַּאֲשֵׁרואֵיפֹהמהווה את ה"אם-מרכיב" של כוונת היישום, והפרטים שלאֵיךיוצר את "מרכיב אז". למעשה, אתה הבמאי במחזה של חייך, נותן את הרמז לפעול בצורה מסוימת.
תן לעצמך מועדים מוקדמים יותר. דן אריאלי מצא במחקרו כי גם כאשר מועדים מוקדמים יותר נקבעו מעצמם, התלמידים עמדו בביצועים טובים יותר מאלה שהיו להם מועדים מאוחרים יותר.
תעדוף. תסתכל על 150 המשימות שאתה צריך לעשות ובחר את החשובות, הקשות או המעניינות ביותר לעבוד עליהן, גדולות כקטנות. קל יותר להתמקד ב-5 דברים ולהוציא אותם מהדרך מאשר לברוח מההר המתנשא של עשה את זה עכשיו!
הרגע וטפח לעצמך על השכם. מכיוון שהמוח שלנו יכול להעמיס עד כדי הסחת דעת, סלח לעצמך שלא הגענו ל-150 משימות. היה מציאותי לגבי מה שאתה יכול לעשות ביום אחד.
זכור שהפרעות יצוצו והישגים לא תמיד מתחילים בתור מטלות. אתה כנראה עושה הרבה דברים שאתה לא נותן לעצמך קרדיט עליהם. אז תעדו וחגוג את העשייה שלכם, ותנו למוטיבציה הזו לדחוף אתכם להתמודד עם המשימות של היום או השבוע הבא.
כיצד לשלוט באומנות רשימות המטלות על ידי הבנת מדוע הן נכשלות| Repair.com
ג'נט צ'וי היא סופרת ועורכת שעוזרת לשמור על גלגלי הבלוג iDoneThis. היא לא אדם של בוקר. עקבו אחרי הציוצים שלה ב-@lethargarian.
רוצה לראות את העבודה שלך על Lifehacker? אֶלֶקטרוֹנִיטסה.
