לכולם יש חשבון Gmail. כולנו רגילים לארכיון, לתייג ולסמן שולחים גרועים כדואר זבל, אבל כנראה שאתה עדיין מבלה הרבה זמן בתיבת הדואר הנכנס שלך, במיוחד אם העבודה שלך משתמשת ב-Gmail. הנה עשרה טיפים שיחסכו לך זמן ויקלו מעט על ההגעה ל-Inbox Zero.
10. השתמש במספר תיבות דואר נכנס כדי לארגן מספר חשבונות בתצוגה אחת
אולי יש לך חשבון Gmail משלך, ועוד חשבון Google לעבודה. אולי יש לך מספר חשבונות Gmail רק כדי לשמור הכל נפרד, כמו אחד עבור החברים שלך ואחד עבור קורות החיים שלך. בכל מקרה, תיבות דואר נכנס מרובות יכולות לצרף את כולן יחד, להקל על התשובה מהכתובת הנכונה לאדם הנכון, ולתת לך תצוגה אחת לכל הדואר האלקטרוני שלך, במקום לאלץ אותך לפתוח מספר כרטיסיות או חלונות.
התכונה 'תיבות דואר נכנס מרובות'קיים כבר הרבה זמן, אל תטעו, אבל זה עדייןקבור במעבדות, אז אולי מעולם לא ניסית את זה. ברגע שאתה עושה זאת, זה משנה משחק.
9. השתמש בבומרנג כדי לנמנם ולתזמן הודעות
בומרנג הוא אחד מכלי השירות המועדפים עלינו עבור Gmail. זה עוזר לך לוודאאתה לא המום מתיבת הדואר הנכנס שלך, ואפילו יכול לעזור לך ליצור אימיילים ותשובותשלמעשה ייקרא על ידי הנמענים שלהם.
עם זאת, הליבה שלו, בומרנג יכולה לוודא שאתה מעמיד בתור הודעות בכל פעם שיש לך זמן להשיב לדוא"ל ואז לשלוח אותן בזמן המתאים ביותר לשולח כדי לקבל אותן - וזה מושלם אם אתה עובד על פני אזורי זמן, או נקי. להוציא את תיבת הדואר הנכנס שלך באמצע הלילה. באופן דומה, הוא יכול "לנודניק" הודעות בתיבת הדואר הנכנס שלך על ידי הסרתן מהתצוגה עד לשעה מוגדרת, כאשר היא תחזור לתיבת הדואר הנכנס שלך כאשר (בתקווה) יהיה לך זמן לטפל בה או להגיב לה. זה נהדר להרוג את העומס בתיבת הדואר הנכנס, ולוודא שאתה רואה רק את הדברים שאתה יכול להתמקד בהם כרגע.
8. צלול עמוק לתוך Gmail Labs
תיבות דואר נכנס מרובות היא תכונה של Google Labs, וכך גם כמה פריטים אחרים ברשימה זו, אבל אם יש לך זמן והזדמנות, חפר עמוק לתוךGmail Labsכדאי. יש שם הרבה כלים ופיצ'רים נוספים שבמקרים רבים מתעלמים מהם במשך שנים, אבל עדיין עובדים מצוין ויכולים לחסוך לך המון זמן ואנרגיה.
אם אתה צריך קצת עזרה בבחירת מעבדות מלכתחילה,יש לנו כאן רשימה של עשרה מעולים. ישנם עוד יותר שימושיים לסוגים ספציפיים של עובדים, בהתאם למה שאתה עושה בתיבת הדואר הנכנס שלך מדי יום. אבל בשורה התחתונה, אל תתעלם ממעבדות, זה מלא בכלים מעולים, ורק בגלל שאנשים כבר לא מדברים עליהם בתדירות גבוהה יותר, הם עדיין מאוד שימושיים.
7. השתמש ב- Sortd כדי להפוך את תיבת הדואר הנכנס שלך לרשימת מטלות בסגנון Trello
אם אתההשתמש ב-Trello כדי לארגן את חייךמחוץ לתיבת הדואר הנכנס שלך, Sortd הוא כלי שיכוללהביא קצת מהקסם הזה לתיבת הדואר הנכנס שלך. זה הופך את הודעות הדוא"ל והמטלות שלך לרשימות בסגנון קלפים שניתן לגרור ולשחרר, לסמן כשלמות ולסדר בקלות אחרת. Sortd מאפשר לך לראות את ההודעות החשובות שלך בצורה ויזואלית, בעמודות, להפוך את ההודעות החשובות שלך למשימות ולתזכורות שלא תשכח, ולהוסיף או ליצור משימות משלך מבלי להעמיס על תיבת הדואר הנכנס שלך בפלטפורמות אחרות.
6. צור אינסוף כתובות אימייל שכולן מגיעות לאותה תיבת דואר נכנס
זה עוד טיפ זהקיים הרבה מאוד זמן, אבל עדיין לא מוערך להפליא. אם יש לך סיבה כלשהי להאמין שמישהו עומד למסור את כתובת הדוא"ל שלך, או לשלוח לך דואר זבל, פרמט אותה מחדש על ידי הוספהסימן פלוס בין המילים. הכל הולך לאותה כתובת, וזה יקל גם לראות מי מכר אותך, וגם לסנן את הספאם שנוצר.
לדוגמה, אם ברצונך לוודא שהניוזלטר החדש והנוצץ אליו נרשמת לא יוציא את כתובת הדואר האלקטרוני שלך אל שולחי דואר זבל, הירשם אליו באמצעות כתובת שלי[מוגן באימייל]. זה עדיין יזרוק את הניוזלטר לתיבת הדואר הנכנס שלך, אבל אם פתאום תתחיל לקבל אימייל אחר בכתובת הזו, כמו שטויות קידום מכירות או הודעות לא רצויות, ובכן, אתה יודע ממי הם קיבלו את זה.
5. אמן את מקשי הקיצור הרבים של Gmail
כמו מוצרי Google רבים, ל-Gmail יש המון קיצורי מקשים שעוזרים לך לבצע דברים במקום לבזבז זמן בהצבעה, לחיצה ועכבר בחיפוש אחר כפתורים או פקודות ספציפיות. אתה יכול לראות את כולםעל ידי הקלדת ? בכל מסך ב-Gmail. אם אתה רוצה תצוגה קלה יותר של כולם,דף הצ'יט הזה מונה את הגדולים והשימושיים ביותר.
אם אתה מתקשה לזכור אותם, כמוני, KeyRocket for Gmail יעזור לך לזכור אותם על ידימזכיר לך להשתמש בהם כשאתה שוכחולעשות משהו בדרך הקשה והידנית.
4. אפשר בטל שליחה כדי לקבל בחזרה הודעות שלא התכוונת לשלוח
היכולת "לבטל שליחת" דואר הייתה קבורה ב-Gmail Labs, אבל כעת היא חלק ממערך תכונות ברירת המחדל של Gmail - אתה רק צריךהפעל אותו בהגדרות של Gmail. בין אם הבנתם, רק אחרי שלחצתם על שלח, שההודעה שלכם הייתה עמוסה בשגיאות הקלדה וטעויות, או נשלחה לאדם הלא נכון (או השארת מישהו חשוב!), או נכתבה בחיפזון ובכעס ובאמת היית צריך לקחת יותר זמן כדי עצור ותשקף לפני ששלחת אותו, בטל שלח נותן לך חמש, עשר, עשרים או שלושים שניות (לבחירה) ללחוץ על "בטל" לאחר שליחת הודעה כדי להחזיר אותו.
3. השתק שרשורים שלא נגמרים וחסום שולחים מעצבנים
אם אינכם מכירים את תכונת ההשתקה בג'ימייל, הגיע הזמן להכיר אותה מקרוב. אם אי פעם היית בקצה המקבל של שרשור תשובות אינסופי לכאורה,אילם הוא החבר הכי טוב שלך. פתח את השרשור הספציפי, או בחר אותו מתיבת הדואר הנכנס שלך, ואז פשוט עלה לתפריט "עוד" ובחר "השתק". השרשור ימשיך, ואתה יכול אפילו לבדוק אותו ידנית אם תרצה, אבל הודעות חדשות בשרשור לא יעמיסו יותר את תיבת הדואר הנכנס שלך. אם אתה באמת צריך לחזור לשיחה,אתה תמיד יכול לבטל את ההשתקה.
באופן דומה, גוגל נתנה לנו את היכולתכדי לחסום שולחים ספציפיים מבלי ליצור מסננים עבור כתובת זולפני כשנה, אז אולי פספסת את זה. זו תכונה שימושית במיוחד אם אתה מקבל הרבה חומר פרסומי שעושה את זה מעבר למסנני הספאם שלך, או מישהו שפשוט לא יעזוב אותך לבד. התכונה התחילה בנייד, אך היא זמינה גם בשולחן העבודה. פשוט פתח את ההודעה המדוברת והקש או לחץ על החץ למטה לצד חותמת הזמן, ולאחר מכן בחר "חסום [שם השולח]" מהאפשרויות. כעת כל הודעה מאותו שולח תעבור לספאם, באופן אוטומטי.
2. הפעל תשובות מוכנות כדי לחסוך זמן תשובה
Canned Replies היא תכונה כל כך נהדרת שהיא צריכה להיות חלק מחבילת ברירת המחדל של Gmail ולא בתוכהGmail Labs, היכן שהוא חי כיום. תחשוב על זה כמו הרחבת טקסט לאימייל - ואתה יודעכמה אנחנו אוהבים הרחבת טקסט. אם אתה מוצא את עצמך מקליד את אותה תגובה לשולחים שונים יותר אולי פעמיים,תשובות מוכנות יכולות לחסוך לך זמן.
פשוט הגדר תגובה מוכנה לסוג מסוים של הודעה שאתה מקבל לעתים קרובות, כתוב את מה שאתה אומר לעתים קרובות כתגובה, ובפעם הבאה שאתה מקבל את אותה הודעה, התשובה שלך נמצאת במרחק של כמה קליקים (ואולי קצת התאמה. ) הכי טוב,זה עובד בתיבת הדואר הנכנס של גוגל, שיש לו "תשובות חכמות" שמנסות לצפות את מה שתגיד, ואם אתה רוצה את זה תוך כדי תנועה,תגובות מוכנות של Gmail מביא אותן אליך.
1. נסה את Inbox כדי לארגן הכל בתצוגה מינימלית
אם אתה רוצה מבט פשוט ויעיל יותר בדוא"ל שלך,תיבת הדואר הנכנס של גוגלעשוי להיותאפשרות טובה יותר עבורך. זה גם מפשט את המראה של תיבת הדואר הנכנס שלך, עוזר לך להימנע מלהיות מוצף, ומוסיף כמה תכונות ארגוניות שימושיות כמו נודניק, סימון ותעדוף ללא צורך באפליקציה אחרת כדי לעשות הכל.
עם זאת, הוא מחליף את המורכבות בפשטות, ומנסה להרחיק הרבה תכונות מהדרך או להסתתר ברקע כך שתוכל להתמקד בניקוי תיבת הדואר הנכנס שלך במקום להתעסק בה.
איור הכותרת מאת Fruzsina Kuhari.
סיכום סוף השבוע של Lifehacker אוסף את מיטב המדריכים, המסבירים ופוסטים אחרים בנושא מסוים כדי שתוכל להתמודד עם פרויקטים גדולים בקלות. למידע נוסף, עיין בסיכום סוף השבוע שלנו וב-10 התגים המובילים.
