השתמש בכלל 'בנגיעה אחת' כדי לנהל את תיבת הדואר הנכנס שלך
זה פשוט אבל יעיל: אתה צריך לפתוח כל מייל ולהמשיך הלאה הכי מהר שאתה יכול.
קרדיט: פנג יו - Shutterstock
ככל שהם מנסים לשפר את זה, מיילים גם פוגעים מאוד בפרודוקטיביות שלנו. לא רק שאינסוף אימיילים מבלבל אותך ומשאיר אותך תקוע בלופ של תשובות אינסופיות, אלא שהלחץ של אפילו הצורך לדשדש גם בהודעות החשובות וגם בזבל מספיק כדי לגרום לך להימנע לחלוטין מתיבת הדואר הנכנס שלך. כדי להתעדכן בעבודה, בלימודים ובתכתובות האישיות שלך, אתה צריך תוכנית פרודוקטיביות: אתה צריך את כללי ה"מגע" של ניהול תיבת הדואר הנכנס.
כלל הנגיעה האחת
התחל לחשוב על כל אימייל שאתה מקבל בעדיפות מיידית. אתה לא צריך לעשות כל משימה שמתוארת בו ברגע שהיא מגיעה, אבל אתה צריך לפתוח אותה. כלל "בנגיעה אחת" דומה לכלל "שתי הדקות" של פרודוקטיביותבדרך זו: משימה שלוקחת פחות משתי דקות להשלמת צריכה להיעשות מיד.
פתח את האימייל, השב לו ומחק או העביר אותו לארכיון, תלוי אם תזדקק לו מאוחר יותר. אם זה לא דורש תגובה, אפילו טוב יותר. שיטה זו פועלת בצורה הטובה ביותר עבור אנשים שמקבלים הרבה הודעות דוא"ל שאין צורך להגיב עליהן, כמו עדכונים של כל הצוות. המטרה היא לגעת בו פעם אחת במקום לחזור אליו שוב ושוב ולהתלבט אם ומתי תגיב או תתמודד עם זה. פתח אותו, קח את המידע, שלח משוב במידת הצורך, ותסיים עם זה.
כלל שתי המגע
לפי Psychology Today, אתה יכול גם לנסות שיטת "דו-נגיעה" כדי לנקות את דעתך ולהיות פרודוקטיבי יותר בכל הנוגע למיילים שלך אם יש לך הרבה שצריכים תגובה. בנגיעה הראשונה של האימייל, החלט אם אתה צריך להגיב אליו מיד (מה שהופך אותו בנגיעה אחת) או שזה משהו שאפשר או צריך להגיב עליו בהמשך השבוע.
השתמש בפונקציות הסימון או הנודניק של שירות הדוא"ל שלך כדי לסווג אותו, כך שהוא יהיה זמין עבורך בקלות כשאתה מוכן להגיב. המגע הראשון שלך הואעוֹדלפתוח אותו מיד; זה המפתח. לתת לאימיילים להצטבר זה מהמם, אבל פתיחתם מיד תעזור לך לשמור על שקט בתיבת הדואר הנכנס שלך. קביעת זמן ספציפי להגיב להודעות לא דחופות תשחרר אותך גם להיות פרודוקטיבי יותר, שכן תדע שתעשה את זה ולא תרגיש שזה מכביד עליך.
לינדזי אלפסון
עורך תכונות
לינדזי אלפסון היא עורכת התכונות של Lifehacker. כיום היא מכסה פריצות ללימודים ולפרודוקטיביות, כמו גם ניקיון ביתי ודיגיטלי, ומפקחת על הפרילנסרים על קצב המין ומערכות היחסים. היא בילתה את רוב הקריירה שלה לפני ה-Lifehacker בסיקור מדיה ופוליטיקה עבור כלי תקשורת כמו Us Weekly, CNN, The Daily Dot, Mashable, Glamour ו-InStyle. בשנים האחרונות, העיסוק העצמאי שלה התמקד בשימוש בסמים ובמשבר מנת יתר, עם קטעים שהופיעו ב- Vanity Fair, WIRED, The New Republic, The Daily Beast ועוד. הסיפור שלה עבור BuzzFeed News זכה בפרס American Journalism Online לשנת 2022 עבור ההסרה הטובה ביותר של חדשות מזויפות.
בנוסף לעיתונאות שלה, לינדזי היא סטודנטית בבית הספר לבריאות הציבור העולמית של NYU, שם היא עובדת לקראת התואר השני שלה בבריאות הציבור ועורכת מחקר על הטיה תקשורתית בדיווח על שימוש בחומרים עם יוזמת הדיווח על התמכרות של המכון למדיניות אופיואידים. היא גם מחנכת ספין מוסמכת של שוין. היא זכתה בתחרות Dunkin' Donuts לשנת 2023 שהעניקה לה שנה של קפה חינם. לינדזי מתגוררת בניו יורק, ניו יורק.
קרא את הביוגרפיה המלאה של לינדזי