השתמש ב'מקור יחיד של אמת' כדי להיות פרודוקטיבי יותר
"מקור יחיד של אמת" עשוי להיות בדיוק מה שאתה צריך כדי סוף סוף להתארגן בעבודה.
קרדיט: תמונת קרקע / Shutterstock
כשאתה מקבל את העבודה המשרדית הראשונה שלך, אתה לומד שפה חדשה לגמרי. לפתע, אתה לומד על "זרימת העבודה" של הצוות שלך, נאלץ להכריז אם יש לך "רוחב פס" לקחת על עצמך אחריות חדשה, ולתמיד "חובב אחורה" ו"קדיחה למטה", הכל בשם השגת " למידה." פיסת ז'רגון אחת של מקום העבודה שאולי עדיין לא למדת היא "המקור היחיד של האמת" - וזה למעשה כלי מועיל להישאר מאורגן. הנה מה זה "מקור אמת יחיד" ומדוע כדאי ליישם אחד בכם (סליחה אני) זרימת עבודה.
מהו מקור יחיד של אמת?
כשהבוס שלך מתייחס למקור אמת בודד, הוא למעשה מדבר על מאגר של כל המידע והמשאבים הקשורים לעבודה שלך. זה באמת זה: זה יכול לכלול כל מה שאתה צריך עבור פרויקט ספציפי או העבודה שלך בכלל, כמו חוזים, הוראות, לוחות זמנים, דפי קשר, תבניות, ביקורות... הרשימה עוד ארוכה.
זה צריך להיות מאורגן היטב ונגיש לכל מי שיש לו קשר לפרויקט נתון. בעבר, אולי זה היה קלסר ישן וגדול, אבל הגרסה המודרנית כנראה כוללת תוכנה מבוססת ענן. Google Drive, למשל, מושלם עבור SSOT.
השימוש ב-SSOT דומה ל-"שיטת פעולה" של פרודוקטיביות, המבקש ממך למיין את המשימות שלך לשלבי פעולה, הפניות וצורבים חוזרים באמצעות גיליון אלקטרוני. העמודה המוקדשת להפניות מכילה מידע הקשור לביצוע המשימה שלך ויכולה להיחשב כ-SSOT בקנה מידה קטן.
איך משתמשים ב-SSOT?
אם אתה בצוות, אתה יכול להשתמש בתוכנה או בכלי לניהול פרויקטים כמו Google Drive, OneDrive או SharePoint. המסמך הראשון שם צריך להיות רשימה של כל מי שנמצא בפרויקט או בצוות, בתוספת פרטי הקשר שלהם. השתמש בזה כדי לוודא שכולםעַללרשימה יש גישה ל-SSOT. זה גם מועיל לקיים ערכת שמות, כך שקל לזהות קבצים כשהתיקייה מתמלאת. משהו כמו LastName_DocumentTitle_Date.extension עובד מצוין.
אם זה הגיוני, תן לכולם גישת עריכה, כדי שיוכלו לסמן את מה שהם עשו או להוסיף משאבים כשהם יהיו זמינים. אם יש יותר מדי חברי צוות או שאתה רוצה פיקוח מסוים, המשך להגביל את הרשאות העריכה למנהלים.
SSOTs מבטלים בלבול לגבי מי צריך לעשות מה ואיך הם יכולים לעשות זאת, בנוסף הם מקלים על חברי הצוות לעלות מדרגה. לדוגמה, אם מישהו בחוץ חולה, חובותיו והכלים שבהם הוא משתמש כדי לטפל במשימותיו זמינים מיד במקור האמת היחיד.
אתה יכול גם להשתמש בתוכנית SSOT לשימוש אישי, בין אם כדי לעקוב אחר ההתקדמות שלך בפרויקט עבודה או משהו אחר, כמו ניהול הבית שלך. צור תיקייה לאנשי קשר הקשורים לפעילויות של הילדים שלך, אנשי מקצוע ומשימות תחזוקה וניקיון, או כל דבר אחר שתצטרך. זה מועיל אם אי פעם תצטרך לשתף פרטים מסיבה כלשהי, כמו אם אתה צריך לצאת מהעיר ולבקש מחבר שיצפה במקום שלך.
עד כמה ש"מקור יחיד של אמת" נשמע גבוה, זה אחד מאותם רעיונות תאגידיים שיש להם יתרונות בעולם האמיתי ולמעשה יקל על חייך, ויעניק לך (סלח לי שוב) רוחב פס נוסף לדברים אחרים.
לינדזי אלפסון
עורך תכונות
לינדזי אלפסון היא עורכת התכונות של Lifehacker. כיום היא מכסה פריצות ללימודים ולפרודוקטיביות, כמו גם ניקיון ביתי ודיגיטלי, ומפקחת על הפרילנסרים על קצב המין ומערכות היחסים. היא בילתה את רוב הקריירה שלה לפני ה-Lifehacker בסיקור מדיה ופוליטיקה עבור כלי תקשורת כמו Us Weekly, CNN, The Daily Dot, Mashable, Glamour ו-InStyle. בשנים האחרונות, העיסוק העצמאי שלה התמקד בשימוש בסמים ובמשבר מנת יתר, עם קטעים שהופיעו ב- Vanity Fair, WIRED, The New Republic, The Daily Beast ועוד. הסיפור שלה עבור BuzzFeed News זכה בפרס American Journalism Online לשנת 2022 עבור ההסרה הטובה ביותר של חדשות מזויפות.
בנוסף לעיתונאות שלה, לינדזי היא סטודנטית בבית הספר לבריאות הציבור העולמית של NYU, שם היא עובדת לקראת התואר השני שלה בבריאות הציבור ועורכת מחקר על הטיה תקשורתית בדיווח על שימוש בחומרים עם יוזמת הדיווח על התמכרות של המכון למדיניות אופיואידים. היא גם מחנכת ספין מוסמכת של שוין. היא זכתה בתחרות Dunkin' Donuts לשנת 2023 שהעניקה לה שנה של קפה חינם. לינדזי מתגוררת בניו יורק, ניו יורק.
קרא את הביוגרפיה המלאה של לינדזי