השתמש בעקרון פארטו כדי לתעדף את רשימת המטלות שלך

סביר להניח ששמעת על עקרון פארטו (אולי אפילו כשקראת את הטיפים שלי בנושאלהיות פרודוקטיבי יותראוֹללמוד בצורה יעילה יותר), אבל האם אתה באמת יודע מה זה? ידוע גם בתור חוק ה-80/20 או חוק המעט החיוניים, זה קצת מבלבל בהתחלה, אבל הבנה של זה יכולה לעזור לך לנהל את הזמן שלך טוב יותר ולהספיק יותר בפחות מאמץ.

מהו עקרון פארטו?

בעיקרון, עקרון פארטו קובע ש-80% מהתוצאות שלך נובעות מ-20% בלבד מהמאמץ שלך. העיקרון נטבע על ידי היועץ ג'וזף מ' יוראן בשנות הארבעים והוא קרא לו על שם סוציולוג וכלכלן בשם וילפרדו פארטו, שהתפרסם בכך שציין כי 80% מהקרקעות באיטליה היו בבעלות 20% מהסכום הכולל של אֲנָשִׁים. אתה תשמע את זה נאמר במספר דרכים: 80% מהתוצאות מגיעות מ-20% מהעבודה או 80% מההשפעות מגיעות מ-20% מהסיבות. לא משנה הניסוח, הכל אומר אותו דבר.

דוגמה שצוטטה לעתים קרובות לאופן שבו זה עובד עבור אנשים רגילים היא לימוד פסנתר או גיטרה. אתה לומד תווים בודדים, קלידים, סימני זמן, קצבים, אקורדים ועוד כל כך הרבה, אבל כשמגיע הזמן לג'אם, אתה כנראה נופל על קומץ מהאקורדים הנפוצים ביותר. בדרך זו, נתח עצום מהמשחק האמיתי שלך תלוי רק בדבר קטן אחד שלמדת. או שקול כיצד מספר קטן יחסית של שחקנים מצוינים אחראי לרוב הנקודות שצוברת הספורט האהובה עליך. לדוגמא נוספת, תחשוב על כמה עבודה אתה עושה ביום: אתה עושה את העבודה שלך, כל הופעה צדדית שתהיה לך, עבודות בית, תחביבים, גידול ילדים, לימודים לשיעורים שאולי אתה לוקח, הולך לחדר כושר, מפנה זמן לחברים - אתה כןהרבה, אבל אתה מקבל תשלום רק עבור חלק קטן מהעבודה הזו, וזו הסיבה שאתה עשוי לתעדף את העבודה שלך על פני כמה מהדברים האחרים ברשימה, אפילו ההמולות הצדדיות, שמייצרות פחות כסף. וזו הסיבה שחשוב להבין את כלל 80/20: הוא עוזר לך לתעדף את רשימת המטלות שלך.

כיצד להשתמש בעקרון פארטו כדי למקסם את התוצאות שלך

אתה יכול לזהות דרכים שבהן העיקרון הכללי בא לידי ביטוי בעבודה שלך. לדוגמה, אם אתה עובד עבור חברה קמעונאית, ייתכן שתבחין שחלק גדול מהרווחים מגיע מקבוצה קטנה ומסורה של קונים עקביים. הטריק האמיתי לשימוש בעקרון זה הוא להבין כיצד הוא חל על העבודה שלך.

כאשר אתה מכין את רשימת המטלות היומית שלך, השתמש בטכניקת סדר עדיפויות, כמורשימה 1-3-5,קנבן, אואייזנהאואר מטריקס. מיד, זה עוזר לך להבין אילו מהמשימות הנחוצות שלך להיום חשובות ואילו ניתן לדחות או להאציל. הקדישו כשבועיים לעבוד על רשימות המטלות שלכם כל יום כרגיל, אך בסופו של יום רשמו מה היו התוצאות הישירות של כל פעילות. לכן, אם בזבזת חצי שעה בהיענות לאימיילים וקיבלת מזה 10 לקוחות חדשים, רשום זאת. אם הקדשת שעה לאיסוף הנתונים לפגישה גדולה שהאירה את הפרויקט שלך, סמן אותה למטה. עם הזמן, הפונקציות הבסיסיות שמניבות את התוצאות הגדולות ביותר יתבררו ותוכלו להתחיל להפוך את הפעילויות הללו - הפעילויות של 20% מהמאמץ שלך - לעדיפות גדולה יותר, כך שתבזבז פחות זמן על המשימות שאינן מייצרות כמה שיותר תוצאות.

עבודה אחורה והתחשבות בהשפעות, ואז זיהוי הגורמים להן, יעזור לך לתעדף ולהשיג יותר, אבל זה יכול לעזור לך גם עם משימות שאינן בעבודה. במובן יותר מופשט, נדרשת מאמץ קטן יחסית כדי לשתות קפה עם חבר או לעזור לילדך עם שיעורי הבית, אבל התשואה של 80% עשויה לחזק ולשמור על ידידות או לעזור לילד שלך להרגיש בטוח והישגי, מה יש השפעות ארוכות יותר מאשר 30 הדקות שלוקחות המשימות הללו. כשאתה מפנה את זמן העבודה שלך באמצעות תעדוף והבנה של עקרון פארטו, יש לך יותר הזדמנויות לפזר אותו בתחומים אחרים בחייך ולהמשיך לקצור את הפירות.