עליך להשתמש ב'מטריצת החלטות' כדי לתעדף את רשימת המטלות שלך

ככל שאנו רוצים להשלים את כל מה שברשימת המטלות הבלתי נגמרת שלנו, אנו גם מודעים לכך שיש רק כל כך הרבה שעות ביום - או כל כך הרבה אנרגיה להסתובב. כאשר אינך בטוח כיצד לתעדף את כל המשימות העומדות לפניך לפי סדר חשיבות (או מה להאציל למישהו אחר), הגיע הזמן ליצור "מטריצת החלטות". בתור איימי דריידר,יועץ ב-Growth Partners Consulting מציע, מטריצת החלטות יכולה לעזור לך לתעדף עבודה "לפי דחיפות ורמת מאמץ".

כיצד להשתמש ב"מטריצת החלטות" לתעדוף משימות

מטריצת החלטות יכולה לעזור לך לצמצם מספר אפשרויות לבחירה אחת - במיוחד,אומר דריידר, כאשר כמות משימות העבודה שלפניך גורמת לך להרגיש משותק מ"הצפה".

כדי לבנות את המטריצה ​​שלך, צייר גרף בסיסי, ותייג את ציר ה-x האופקי ב"מאמץ" ואת ציר ה-y האנכי ב"דחיפות". כתוב "נמוך" בנקודה שבה שני הקווים נפגשים, וכתוב "גבוה" בחלק העליון של ציר ה-y ובקצה הימני של ציר ה-x. (עבור לכאן עבור הוויזואלי.) זה יעזור לך לחלק את הגרף שלך לרבעים:

• דחיפות גבוהה, מאמץ נמוך

• דחיפות גבוהה, מאמץ גבוה

• דחיפות נמוכה, מאמץ גבוה

• דחיפות נמוכה, מאמץ נמוך

כדי למלא את מטריצת ההחלטות שלך, רשום את כל פריטי המטלות שלך; אחד אחד, שקול כמה חשוב לבצע משימה מסוימתמִיָדוכמה עבודהיידרש לעשות זאת. לאחר מכן, כתוב כל משימה ברביע המתאים לה, לפי המקום שבו הן מדורגות מבחינת מאמץ ודחיפות.

פריטים בדחיפות גבוהה מקבלים עדיפות

אם משימה היא דחופה גבוהה ומאמץ נמוך, בצע אותה כעת. אל תחשוב על זה, פשוט תעשה את זה. אם משימה דחופה ומאמץ גבוה, הערך כמה זמן ייקח להשלמתו ולאחר מכן חסום נתח זמן ייעודי לביצועה. אם משימה דחופה נמוכה ומאמץ נמוך, האציל אותה למישהו אחר. אם משימה דחופה נמוכה, אך מאמץ גבוה, ערכו תוכנית ארוכת טווח כיצד לבצע אותה.

הוספת יצירת מטריצת החלטות לרשימת הדברים שלך עשויה להיראות מנוגדת לאינטואיציה - אבל כדאי לקחת את הזמן לשרטט אותה כדי להבין מה צריך לעשות מיד, מה אפשר לחכות ומה אפשר להאציל למישהו אחר. וכפי שדרידר כותב, ככל שאתה עושה את זה יותר, כך זה נהיה קל יותר.

"תעדוף זה כמו שריר", היאאומר. "ככל שאתה מגמיש אותו יותר, כך הוא נהיה חזק וזה נעשה קל יותר."