תאהב את זה או תשנא את זה, Microsoft Outlook הוא עדיין לקוח הדוא"ל דה פקטו במשרדים רבים. עבר זמן מה מאז שבדקנו את Outlook הישן והטוב, אז הנה כמה מהטריקים האהובים עלינו ששווה לחזור עליהם כדי להגביר את הפרודוקטיביות שלך בתוכנית הדוא"ל, היומן, המשימות וההערות הכל-באחד.
ההוראות והפרטים בפוסט זה מבוססים על Outlook 2010, אך הם אמורים לעבוד עם גרסאות קודמות ומאוחרות יותר של Outlook, אלא אם צוין אחרת.
קיצורי דרך כלליים
קיצורי הדרך שלהלן פועלים בכל התוכנית, כך שתוכל להספיק יותר בין אם אתה קורא מיילים או מוסיף אירועי פגישות ליומן שלך.
1. למד את קיצורי המקלדת של Outlook.כְּמוֹMicrosoft Word,לְהִצטַיֵן, ויישומי Office אחרים, ל-Outlook יש קיצורי מקשים ייחודיים, כך שלא תצטרך לבזבז זמן בהזזת העכבר או חקירה מטה בתפריטים. למד את אלה שאתה משתמש בהן הכי הרבה ותעבור במהירות את משימות Outlook שלך. ל-MakeUseOf יש שימוש שימושיגיליון הונאה של קיצורי מקשים של Outlookאתה יכול להוריד או להדפיס. בין השימושיים ביותר:
Ctrl+R: תשובה למייל
Alt+R: השב לכולם בדוא"ל או עבור לתצוגת לוח השנה של שבוע העבודה
Alt+W: העבר אימייל או עבור לתצוגת לוח השנה השבועי
Ctrl+M: F9 כדי לשלוח/לקבל הכל
Alt+S: שלח אימייל
Ctrl+G: פתח את תיבת הדו-שיח "עבור לתאריך" כדי לדלג לכל תאריך בלוח השנה
אתה יכול גםלעבור בין דואר, לוח שנה, אנשי קשר ופריטים אחרים בחלונית הניווטעל ידי לחיצה על Ctrl + [מספר המקום של הפריט], למשל:
2. נצל את היתרונות של השלבים המהירים של Outlook.למי שלא מכיר, Quick Steps הואתכונת הרוצחמיקרוסופט הציגה את Outlook 2010. הם קיצורי דרך לכל פעולה מרובת שלבים שאתה יכול לחשוב עליה, כגון העברת הודעות דוא"ל לתיקיה ספציפית וסימון שלהן כקראו או העברת אימייל לצוות שלך וסימון זה בו-זמנית. זה עושה עבודה קצרה של משימות שחוזרות על עצמן, ואתה יכולצור פעולות Quick Step משלך.
3. צור פריט חדש מהלוח שלך.טיפ לכובע לעמית Lifehacker וולטר גלן על טיפ זה (ואחרים ביצירה זו):
העתק כל טקסט ללוח שלך, ולאחר מכן ב-Outlook הקש Ctrl-V. Outlook יוצר הודעה חדשה (או פתק או כל פריט, בהתאם לתיקיה שאתה מציג) כשהטקסט כבר הודבק.
אז במקום ליצור פריט חדש ב-Outlook, ולאחר מכן להעתיק ולהדביק טקסט, אתה עושה את שניהם בשלב אחד.
קיצורי אימייל
למרות ש-Gmail ושירותי דואר אינטרנט אחרים מסוגלים למדי, אאוטלוק לא מושחת בכל מה שקשור למיון, סינון, סיווג וסיבוכים אחרים של תיבת הדואר הנכנס שלך לצרכים שלך.
4. הגבל את הודעות שולחן העבודה רק למיילים החשובים ביותר.זה נורא מסיח את הדעת כל הזמן שאומרים לך "יש לך דואר!" אבל אתה עדיין רוצהלקבל התראה על ההתראות החשובות ביותר. ב-Outlook, הגדר התראות בשולחן העבודה רק עבור הודעות VIP אלה. המגזין המשפטי הקנדי Slaw מציעהדרכה מפורטתכיצד לעשות זאת, אבל בעצם, תחילה תכבה את כל ההתראות בשולחן העבודה תחת אפשרויות הדואר, ולאחר מכן תיצור כלל של Outlook כדי להציג התראות עבור הודעות מאנשים ספציפיים שנשלחו רק אליך. לְדוּגמָה:
5. סגל הודעות-מהיר.עם הודעה או שתיים נבחרות, לחץ על מקש הוספה כדי להפעיל את הדגל או לסמן אותו כ'בוצע'.
6. קבל הודעות דוא"ל שלא נשלחות אליך ישירות מתיבת הדואר הנכנס שלך.בפוסט ישן (שעדיין שווה לראות אם אתה משתמש באאוטלוק), סקוט הנסלמן מפרטשיטת הארגון שלו GTD עבור Outlook. אחד הטיפים הטובים ביותר הוא להשתמש בתיקייה מיוחדת "תיבת דואר נכנס - CC" כדי לאסוף את כל המיילים שלא נשלחים ישירות אליך; כך, תיבת הדואר הנכנס מתמקדת רק במיילים החשובים ביותר. כדי להגדיר זאת, עבור אל כללים > כללים חדשים…. לאחר מכן לחץ על כפתור "אפשרויות מתקדמות". באשף הכללים, בחר "היכן שהשם שלי אינו בתיבה אל" ולאחר מכן במסך הבא, "העבר אותו לתיקיה שצוינה". (לחלופין, הגדר תיקיית דוא"ל VIP והעבר "הודעות דוא"ל שנשלחו רק אליי" לתיקיה המיוחדת הזו.)
7. השתמש בתבניות דוא"ל כדי לעולם לא לכתוב את אותו דוא"ל פעמיים.נמאס לכם להישמע כמו תקליט שבור? עבור הודעות דוא"ל שאתה שולח לעתים קרובות, כגון בקשות למידע או תזכורות לגבי חשבוניות, שמור את הדוא"ל כתבנית דרך קובץ > שמור בשם... > תבנית Outlook. לאחר מכן, כדי להשתמש בתבנית, עבור אל פריטים חדשים > בחר טופס... וחפש ב"תבניות משתמש במערכת הקבצים" כדי לחפש את התבנית ששמרת. או, אפילו מהר יותר, לחץ פעמיים על קובץ ה-OFT מסייר Windows כדי ליצור הודעה חדשה מהתבנית הזו. אתה יכול גםהשתמש בהרחבת טקסטכדי להשיג זאת בכל תוכנית במחשב שלך.
8. צור תיקיות חיפוש עבור המיילים החשובים ביותר שלך.מהם הודעות הדוא"ל הנפוצות ביותר שלך? אולי אלו הודעות דוא"ל מהבוס שלך או נושאים מסוימים (עכשיו איפה הדוח הזה של TPS?). עבור כל חיפוש שאתה מבצע לעתים קרובות, פשוט שמור את החיפוש לגישה מהירה. לחץ על תיקיות חיפוש בתפריט הניווט הימני, בחר "תיקיית חיפוש חדשה", ולאחר מכן השתמש באשפים או התאם אישית את החיפוש באופן ידני למפרט שלך.
9. שמור במהירות מיילים כקבצים.אם אתה רוצה לשמור אימיילים מסוימים לדורות הבאים, יש לך כמה שיטות לרשותך. אמנם אתה יכול לשמור כל דוא"ל בנפרד דרך התפריט קובץ > שמור בשם... (אפשרויות: טקסט, HTML, פורמט הודעת Outlook או .msg, HTML, .mht), זה הרבה יותר מהיר לשמור מיילים על ידי גרירתם לשולחן העבודה או סייר Windows. זה ישמור אותם בפורמט ה-.msg הקנייני של Outlook, עם הנושא כשם הקובץ.
אתה יכול גם להשתמש בסקריפטים של VBA כמוזֶהואֵלֶהלשמור באופן אוטומטי (או חצי אוטומטי) הודעות דוא"ל בכונן הקשיח המקומי שלך כהודעות בודדות, ולשחרר אותן מקובץ ה-.PST או ה-OST ש-Outlook שומר אותם.
משימות, לוח שנה, הערות ויומן
Outlook הוא לא רק לקוח דוא"ל. זה מנהל מידע אישי מן המניין. שיש הכל במקום אחד יש את היתרונות שלו, אבל עדיין יש דרכים להשתמש בכל התכונות האלה בצורה יעילה יותר.
10. קבץ משימות לפי עדיפות מותאמת אישית.אם אתה רוצה להשתמש גם ב-Outlook כמנהל המשימות שלך, JD Meier של MSDN מציעהמבנה הארגוני הזה: בנוסף להוספת תאריך התחלה לכל אחת מהמשימות שלך, הוסף שדה עדיפות מותאם אישית (כגון P0, P1 ו-P2). לאחר מכן תוכל לקבץ את המשימות שלך לפי השדה המותאם אישית הזה כדי שתוכל לראות במבט חטוף על אילו מהן לעבוד בזמן הנכון. לְדוּגמָה:
שיטה זו עשויה לעבוד היטב גם עם טכניקות פרודוקטיביות כמו עבודה על משימות באצווה - כגוןתחנת עבודה פופקורןדרך עבודה פרודוקטיבית מהבית - או אם אתה רוצה לארגן את המשימות שלך לפי משך הזמן שהן לוקחות.
11. השתמש בשפה טבעית כדי ליצור אירוע לוח שנה.אל תבזבז זמן על גלילה בבורר התאריכים החודשי כדי למצוא את התאריך המדויק לפגישה או לפגישה. בשדה התאריך הקלידו באופן טבעי "יום העצמאות", "שלושה ימים ממחר" וכן הלאה.
12. שמור הערות, אירועים וכל פריט אחר של Outlook בשולחן העבודה לגישה מהירה.זה לא רק הודעות דוא"ל שאתה יכול לשמור במחשב שלך מחוץ ל-Outlook: אירועי לוח שנה, הערות, אנשי קשר וכל השאר ניתן לגרור לשולחן העבודה או לתיקיית Windows כפריטים בודדים לגישה מהירה מאוחר יותר. לחץ פעמיים על הפריט - גם אם Outlook אינו פתוח - והוא ייפתח מיד ב-Outlook.
בונוס (עבור Outlook 2010 ואילך): השתמש ב-Outlook ככלי אוטומטי למעקב אחר זמן.זה הוצא משימוש ב-Office 2013, אבל אם יש לך גרסה קודמת של Outlook, אתה יכול להשתמש ביומן כדירישום אוטומטית את המשימות, הזמן, השימוש במסמכי Office וכן הלאה. עליך ללחוץ על כפתור "עוד" בחלונית הניווט השמאלית כדי למצוא את סמל היומן ולאחר מכן לאפשר ליומן לעקוב אחר הודעות מאנשי קשר ספציפיים, בקשות לפגישות וזמן בילוי בתוכניות משרד אחרות.
לאחר מכן תראה ציר זמן ויומן מפורט של כל האירועים הללו, וזה נהדר עבור אלה מאיתנו שצריכים לשמור דפי זמן, לחשב לקוחות, או סתם רוצים לרוץ בזיכרונותיהם לגבי היכן הלך הזמן באמת.
כל אלה רק מגרדים את פני השטח של היכולות של Outlook. עמוס באפשרויות ותכונות, כמו גםסקריפטים VBA אתה יכול להתקין או לכתוב בעצמך, Outlook הוא כלי רב עוצמה לארגון חיי היומיום שלך. לטיפים וטריקים נוספים, ראה את האוסף הקודם שלנו של עצות Outlook או שתף את המועדפים שלך כאן.
