רשימות מטלות שומרות על אנשים מסוימים במשימה ומשגעים אחרים, מה שגורם להם להרגיש שיש להם זרם של משימות בלי שום סוף באופק. אם אתה נופל בקטגוריה האחרונה, יש לך מזל. אתה לא צריך לנסות ולזכור את כל מה שצריך לעשות. אתה יכול פשוט לשלב את המטלות שלך בדברים שבהם אתה כבר משתמש.
כשאני רוצה להספיק הרבה, אני מכין רשימת מטלות עם נקודת סיום ברורה כך שכשאסיים אני יכול להרגיש מאוד מוצלח. עם זאת, אני מרגיש המום מרשימות אם אני מכין אותן כל הזמן כי נראה שאין להן סוף. זה לא אומר שרשימות המטלות גרועות-הם עובדים נהדר עבור אנשים רביםאבל, ברוב הנסיבות, הם לא עובדים בשבילי. כמו כולם, הזיכרון שלי לא מושלם. אני שוכח דברים ולא מגיע למשימות מסוימות אם לא מזכירים לי. אי השימוש ברשימה גרם למערכת הבעיות שלו, אז הייתי צריך למצוא פתרון. במקום ליצור רשימת מאסטר, שילבתי את המשימות שלי בעבודה עצמה.
מהי משימה משולבת?
אז מהי בעצם משימה משולבת? נניח שאתה כותב דוח, מאמר, סיפור או כל דבר אחר ב-Google Docs, Microsoft Word או תוכנת עיבוד תמלילים אחרת. אתה רוצה לזכור לבצע כמה שינויים פה ושם. אתה יכול להוסיף אותם לרשימת מטלות, או שאתה יכול לשלב את המשימות האלה ישירות במסמך על ידי יצירת הערה במקום המדויק שבו צריך לבצע את השינוי. כך המשימה שאתה צריך להשלים משולבת בעבודה שאתה מבצע בפועל, כך שכל מה שאתה צריך לזכור הוא שהעבודה לא הסתיימה. כשתאסוף אותו שוב מאוחר יותר, תמצא את המשימות בתוך המסמך, מוכנות להשלמתך. זה הופך את המשימות שלך לרלוונטיות ושימושיות יותר על ידי מתן הקשר להן.
משימות משולבות אינן מוגבלות לפרויקטים של עיבוד תמלילים. אתה יכול לשלב את המטלות שלך כמעט בכל דבר. בעולם הפיזי, הנחת פתק על הדף היא השיטה הנפוצה ביותר. בעולם הדיגיטלי, התוכנה שלך מכילה בדרך כלל תכונה או שתיים שיעזרו לך לעשות משהו דומה. הנה עוד כמה דוגמאות:
תוכנת עריכת וידאו ואודיולעתים קרובות מאפשר יצירת סמנים, ואתה יכול לרשום הערות על סמנים אלה. כל שעליך לעשות הוא ליצור אחד ולכלול את המשימה שברצונך להשלים, ולאחר מכן למחוק את הסמן בסיום.
יצירת גיליונות אלקטרונייםמציע דרך קלה לשילוב מטלות: פשוט הוסף שורה או עמודה נוספת והוסף שם את המשימות שלך.
עיצוב אתרי אינטרנט או עריכת תמונותמתבצעת לעתים קרובות ב-Photoshop, ואתה יכול ליצור הערות הקשריות באמצעות כלי ההערות של Photoshop. אם אינך משתמש ב-Photoshop, תוכל במקום זאת ליצור שכבת טקסט כדי להקליד את המשימות שלך ופשוט למחוק אותן לאחר השלמתן.
אמנם יש עוד סוגים רבים של עבודה, אבל עכשיו אמור להיות לך מושג איך לשלב את המטלות שלך באפליקציות שבהן אתה כבר משתמש. אתה עלול להיתקל באפליקציה או שתיים שאינן מספקות פונקציונליות מסוג זה, אבל רוב הסיכויים שלרוב התוכנה שבה אתה משתמש יש דרך כלשהי להדביק הערות (או משהו שווה ערך) כמעט בכל מקום במסמך שלך.
אם המשימות אינן מרוכזות, כיצד אוכל לעקוב אחריהן?
היתרון הגדול ביותר ברשימת מטלות מאסטר הוא שהכל מרוכז כך שאתה תמיד יודע היכן הוא נמצא. חסרונות מתרחשים כאשר זה מתמלא והופך קשה לניהול. מצב זה דומה לשולחן העבודה שלך, מכיוון שהפריטים שאתה מניח עליו הם באמת שימושיים מכיוון שאתה יכול לגשת אליהם במהירות, אך המערכת הזו נכשלת כאשר יש לךיותר מדי דבריםבּוֹ. בסופו של דבר אתה צריך לעשות בחירות לגבי הפריטים שאתה שומר במיקום מרכזי ואילו מהם אתה מכניס בהקשר עמוק יותר. זה בעצם מה שאתה עושה עם משימות משולבות.
העניין הוא שברגע שאתה מעביר את המשימות שלך מרשימת אב ואל ההקשרים האישיים שלהן, אתה צריך לזכור היכן הן נמצאות. אם אתה עובד רק על כמה פרויקטים, אתה כנראה יכול לזכור את כולם. אני שומר את כל הפרויקטים הפעילים שלי בתיקייה כך שהם ממוקמים במרכז ואוכל למצוא אותם במהירות אם אני צריך אותם. אני יודע שאתקל בפתקים כי אני פשוט אפתח אותם ואמשיך מאיפה שהפסקתי. עם זאת, כאשר יש לך הרבה פרויקטים, זה עשוי לעזור לשמור רשימה שלהם. זה אולי נראה מנוגד לאינטואיציה, מכיוון שהמטרה שלך היא להיפטר מרשימה, אבל יש הבדל אחד ברור: הרשימה הזו לא ממש משתנה או שיש לה רמת פירוט כלשהי. כל מה שאתה צריך לעשות הוא לתת שם לכל מה שאתה עובד עליו ולפרסם אותו על הקיר שלך (או איפה שתרצה). אתה לא צריך לפרק הכל למשימות בודדות כמו שהיית עושה עם ארשימת מטלות עשויה היטבכי הםכְּבָרמפורקים בפרויקטים האישיים שלך.
הרעיון של שילוב המשימות שלך היכן שהן נחוצות אינו שונה בהרבה מכתיבת קוד. כשאתה מתכנת, אתה לא סתם דוחף הכל במסמך אחד וקורא לזה יום. במקום זאת, אתה יוצר מסגרת שמצביעה על קוד אחר שמטפל במשימות ספציפיות. זה עובד טוב יותר כי זה לא מכריע מכיוון שחלקים מהקוד שלך מופשטים כך שאתה יכול להתמקד בהם בקלות ללא העומס של חבורה של מידע לא רלוונטי. למרות שזה עשוי להיראות לא מאורגן להעביר את המשימות שלך לכל מקום, משימות משולבות אינן חייבות להיות מאורגנות. הם כבר בדיוק איפה שהם צריכים להיות.
אמנם שיטה זו של ניהול משימות לא תתאים לכולם, אבל היא מצוינת למי שלא עובד טוב עם שורה ארוכה של מטלות. אם הרשימות שלך מכשילות אותך, גם כשהן פשוטות ומעוצבות היטב, נסה משימות משולבות כדי שלא תצטרך לתכנן או לזכור לעשות שום דבר.
תמונה מאתמרטין ספרני(Shutterstock).
