רשימת המטלות היא עיקר הפרודוקטיביות היומיומית שלך, אבל בין כל אפליקציות ניהול המשימות שקיימות בחוץ, שיטות פרודוקטיביות שונות ושאר פריצות חיים שונות, רשימת המטלות שלך כנראה נעשתה עמוסה ומסובכת. הנה איך להחזיר את זה ליסודות וליצור רשימת מטלות שבאמת עוזרת לך לעשות דברים.
אנו חולקים כמויות אינסופיות של טיפים, טריקים ו"פריצות חיים" שונות להגדלת הפרודוקטיביות שלך, אבל בשלב מסוים, זה הופך להיות יותר מדי ואתהלהשקיע יותר זמן בפריצה לרשימת המטלות שלך ממה שאתה באמת משקיע בעשיית דברים. אם זה נשמע לך, זה הזמן לבדוק שוב איך אתה מנהל את רשימת המטלות שלך.
כמה אנשיםחושב שרשימות מטלות הן בזבוז זמן, שהן הופכות לסמים מעוררי אשמה שמפריעים לך להיות פרודוקטיבי בפועל. יש אומרים שאתה צריך להיות מסוגל לזכור כל מה שאתה צריך לעשות. אנו נוטים לא להסכים: אם יש לך את הגישה הנכונה, רשימת מטלות יכולה להיות "גיבוי" נהדר למשימות המוחות שלך. אני מגלה שאם אני כותב את המשימות שלי, אני הרבה פחות לחוץ כי אני יודע שלא אשכח כלום, וכשאסיים עם משימה אחת, אני יכול לעבור ישר לשנייה בלי לארגן מחדש את הרשימה במוח שלי . בנוסף, הםמושלם עבור המשימות הקטנות האלהשבקלות נופלים בצד כי אף אחד לא רוצה לעשות אותם: לשלם חשבונות, להתקשר לשירות לקוחות וכו'.
זה אולי נראה אירוני שאתה קורא את המאמר הזה ועובר את התהליך כשזו בדיוק הבעיה שהכניסה אותך לבלגן הזה, אבל אם תעשה את זה נכון, אתה אמור להיות מסוגל לחסוך לעצמך הרבה צרות בעתיד. הנה מה שאתה צריך לעשות.
בחר את המדיום הנכון
כמה אפליקציות מטלות ניסיתם בשנה האחרונה? אם התשובה שלך היא יותר משלוש, זה יותר מדי. בחר אחד והשאר איתו. זה לא אמור להיות קשה מדי לבחור אחד על סמך המכשירים שבהם אתה משתמש ומה שאתה מוכן לשלם.בדוק את Hive Five שלנו בנושאלראות את ההבדלים הקטנים בין כל אחד מהם, ולבחור אחד. אנחנו הולכים להשתמשרשימת פלאיםבצילומי מסך של פוסט זה,מכיוון שהוא האהוב עלינו, אבל האסטרטגיות שבהן אנו משתמשים אמורות לעבוד כמעט בכל אפליקציית מטלות. אם אתה מוצא שאפליקציה מעיקה מדי, עט ונייר או קובץ טקסט רגיל הם אלטרנטיבה מצוינת.
לא משנה מה אתה מוצא, ודא שזה קל לשימוש. ככל שתוכל להוסיף ולהסיר משימות מהר יותר, כך תבזבז יותר זמן בפועל בביצוען. לעולם אל תבלו יותר מכמה שניות באפליקציית מטלות בכל זמן נתון. אם כן, אתה נופל בחזרה לבור הזה של ארגון יתר.
הוסף וארגן את המשימות שלך
עכשיו, כשיש לך איפה לכתוב את המשימות שלך, הגיע הזמן לוודא שאתה משתמש בו בצורה שתהפוך את רשימת המטלות שלך לשימושית (ולא סתם עוד רשימה שתלויה לך מעל הראש). כיסינו הרבה מזה במדריך שלנו למה שהופך את רשימת המטלות שלך לביצוע, ומסיבה טובה - הכללים האלה הם די נצחיים. אבל פישטנו קצת את הדברים כדי שתוכלו לאט לאט להקל על שיטת הפרודוקטיביות שלכם. כרגע, אנחנו רוצים לחשוב רק על הדברים החשובים ביותר שהופכים רשימת מטלות לשימושית. הנה הדברים שתרצה לזכור.
חלקו פרויקטים גדולים למשימות שניתן לבצע: שמעת את זה בעבר, אבל זה אחד הדברים הכי חשובים שאתה יכול לעשות. אם אתה צריך למצוא דירה חדשה, הוספת "מצא דירה" לרשימת המשימות שלך לא תעזור. במקום זאת, הוסף את השלב הראשון של הפרויקט הזה. אולי זה "מחקר על שיעורי הפשע של LA" כדי שתוכל לצמצם שכונה. מה שזה לא יהיה, ודא שזה משהו בר פעולה שאתה יכול לעשות תוך דקות ספורות. כשתסיים את זה, תוכל לעבור למשימה הבאה בפרויקט.
הוסף כל מידע שאתה צריך כדי לבצע את המשימה: כלול מספרי טלפון, קישורים ומידע אחר שתצטרך כדי להתחיל לבצע את המשימה. לדוגמה, אם אחת המשימות שלך היא התקשרות לשירות הלקוחות של Comcast, המשימה שלך תהיה "Call Comcast, 1-800-934-6489." כך, אם אתה יושב עם כמה דקות להרוג, אתה יכול לקפוץ למשימה הזו מבלי לפתוח את הדפדפן ולמצוא את המספר.
הפרד משימות עבודה, אישיות ואחרות לקטגוריות: אחת הבעיות הגדולות ביותר שלי ברשימת המטלות היא ערבוב משימות אישיות, משימות עבודה ומטלות, כולם באותה רשימה. לרוב אפליקציות המטלות יש דרך להפריד בין אלה. חלק מהאפליקציות קוראים לזה תג "הקשר", לאחרים יש "רשימות" נפרדות עם כרטיסיות כך שתוכל לעבור בין כל אחת מהן. כך, אתה יכול לראות רק את מטלות העבודה שלך מ-9-5, ואת המטלות האישיות שלך כשמגיעה שבת ויש לך קצת זמן פנוי להרוג. (אם אתה משתמש בשיטת העט-נייר, אתה יכול פשוט ליצור כל רשימה על פיסת נייר נפרדת.)
חלקם גם ממליצים להוסיף תג "פרויקט" לרשימת המשימות שלך, כדי שתדע היכן הוא מתאים לסדרה הגדולה יותר של דברים. אני לא עושה את זה, כי אני מוצא שזה עובר בשורה ל"מסובך מדי", אבל אם אתה מגלה שהתג הזה מקל על הדברים, קדימה והוסיפו גם את זה.
תנו לכל משימה עדיפות: זה אולי נראה מטופש להקצות מספרים או אותיות שרירותיים למשימות שלך, ואתה לא צריך לחשוב על אלה כמגה חשובים, אבל לתת לכל משימה 1-4 פשוטים כשאתה יוצר אותה גורם לרשימת המטלות שלך להתארגן. כך, כשאתה מגיע לעבודה ומסתכל ברשימת המטלות שלך, אתה לא צריך לחשוב מה לעשות קודם - אתה פשוט מתחיל בראש הרשימה ומתחיל להתקדם למטה. זכורגורם הן לדחיפות והן לחשיבותלתוך העדיפות. שוב, אל תחשוב על זה יותר מדי - אתה רק נותן לרשימת המטלות שלך את היכולת לארגן את עצמו, במידה מסוימת.
שמור את הרשימה קצרה: אם יש לך יותר מדי משימות ברשימה שלך, כל העניין יתחיל להרגיש מכריע ותתקל שוב בבעיית הסמים מעוררת האשמה. ככל שתשמרו על רשימת המטלות שלכם קצרה יותר, כך תוכלו להיות ממוקדים יותר בהווה.יש אומרים לשמור את זה מתחת ל-20 פריטים, תוך כדיאחרים אומרים לשמור את זה עד 3. אל תחשוב על זה יותר מדי - אתה תדע אם זה גדול מדי או לא כשדברים מסוימים לא מבוצעים או כשאתה מרגיש שהרשימה תלויה לך מעל הראש.
התמקדו בהווה: אחת הדרכים הטובות ביותר לשמור על רשימת המטלות קצרה וניתנת לביצוע היא להימנע ממשימות עתידיות רחוקות. אם אתה לא צריך לחשוב על זה במשך כמה שבועות, הכנס את זה לרשימה נפרדת (או יותר טוב, לוח השנה שלך) ודאג לגבי זה כאשר זה דורש את תשומת הלב שלך.
ודא שהמשימות יבוצעו כל יום
אז עכשיו יש לך את רשימת המשימות הראשונית שלך למטה, הגיע הזמן באמת להתחיל לעבוד. אתה לא צריך להתעסק עם רשימת המטלות שלך יותר מדי מעתה ואילך, כל עוד אתה מתחייב לעקרונות הפשוטים שפורטו לעיל. סמן דברים כשאתה מסיים אותם, הוסף משימות חדשות כשהן צצות, ואל תבזבז יותר מדי זמן בגיזום - כל מה שזה יעשה הוא להסיח את דעתך מהעבודה שלך בפועל. אם אתה מוצא שאתה צריך כל הזמן להיכנס ולגזום, אתה צריך להבין מה המערכת שלך לא יעילה ולהיפטר ממנה. אם אינך בטוח מה לעשות, שגה בצד של שיטות פשוטות יותר.
בכל יום אתה צריך לסמן מספר פריטים. אם אתה לא, יש משהו לא בסדר ברשימת המטלות שלך (או שאתה לא עושה שום דבר). אם אתה צריך, הקדיש מעט זמן בסוף היום כדי להעריך במהירות מה אתה רוצה להשיג מחר, ודא שהפריטים האלה נמצאים בראש רשימת המטלות שלך, וודא שהם מסומנים ב- למחרת. אל תעמיס על עצמך (אחרי הכל, משימות חדשות תמיד יצוצו במהלך היום), אלא רק וודא שהרשימה שלך מתרגלת ושהמשימות לא יושבות שם יותר מדי זמן. אם אתה צריך, טהר אותו בסוף השבוע והתחל מחדש כדי לוודא שהוא לא מפסיק להיות שימושי.
"חיים פריצות" אחרות שאתה יכול להוסיף מאוחר יותר
כל זה לא אומר ש"הפריצות לחיים" שאנו חולקים מדי יום הן חסרות תועלת. רק שלפעמים, אנחנו קצת מגזימים ועושים דברים מסובכים מדי עבור עצמנו. עם זאת, כל אחד עובד אחרת, וכמה מהטיפים הקטנים האלה - כאשר משתמשים בהם במשורה - יכולים להפוך את המשימות שלך להרבה יותר קלות לביצוע (אם כי הן רחוקות מלהיות חובה). לאחר שהבנתם את רשימת המטלות שלכם והשימוש בה מרגיש כמו טבע שני, הנה כמה דברים שתוכלו להתחיל להתנסות בהם אחד בכל פעם כדי להפוך את הדברים ליעילים יותר.
הפסק לבזבז זמן על ידי יישום עיקרון פארטו על רשימת המשימות שלך
צור רשימה נפרדת של "משימות של 10 דקות" עבור הדברים הקטנים האלה שצריך לעשות
שוב, אתה לא צריך לשלב את כל אלה. לאחר שתתרגלו לקבל רשימת מטלות שבאמת עובדת, ייתכן שתמצאו תחום אחד או שניים שדורשים שיפור, ושם הפריצות לעיל יכולות להועיל. בחר אחד או שניים שמתאימים לזרימת העבודה שלך, במידת הצורך, והמשיכו לנוע. שוב, ככל שתשקיעו יותר זמן בניסויים ובגיזום, כך תבזבזו פחות זמן בביצוע דברים.תמונה מאתדיוויד צ'יקו פאם.
תמונת כותרת מאתטינה מיילהוט-רוברג'.
