בכל פעם שאני מדבר עם מישהו שיודע משהו על Lifehacker, בין אם זה קורא או עיתונאי, השאלה הזו היא בלתי נמנעת: "האם אתה עוקב אחריולעשות דברים? " התשובה שלי היא תמיד "סורטה" שלמה. קראתי את התנ"ך הפרודוקטיבי של דייוויד אלן כמה פעמים, והדוד נמצא במשהו עם המתודולוגיה שלו. אבל מבחינתי, GTD מלאה מסובכת מדי וחלקלקת עבור אזרחים פשוטים כמוני. זו הסיבה שהלכתי את ה- GTD לעצמותיו הברורות ביותר: בחרתי את הז'רגון, ראשי תיבות ותוספות והתקנתי הרגל יחיד אחד בחיי העבודה שלי שהפכו את כל ההבדל. בקיצור, אני יכול לתאר את מערכת ה- GTD שלי בשמונה מילים.
ערכו שלוש רשימות. לשנות אותם מדי יום ושבוע.
שמונה המילים האלה הן מה שיצאתי משלוש שנים של קריאה וכתיבהלעשות דבריםו בנוסף לתיבת הדואר האלקטרוני הרגילה שלי ולוח השנה, בו השתמשתי לפני GTD, הוספתי שלוש רשימות לחיי העבודה שלי, שאני מסתכל עליהם, ערוך וערוך מחדש כל יום ובכל שבוע.
שלוש הרשימות
אלה שלוש הרשימות שלי:
רשימת מטלות.המקבילה לרשימת "הפעולות הבאות" של דייוויד אלן, רשימת המטלות שלי היא בערך 20 דברים קטנים וניתנים לביצוע מאוד שאני מחויב לעשות בעתיד הקרוב (כמו בחודש הבא.) רשימת המטלות שלי היא איך אני מקצה דברים לעצמי, אז אני ממש נזהר ממה ששמתי את זה ואיך. הנה עוד עלהאמנות של כתיבת רשימת מטלות ניתנת לביצועו
רשימת פרויקטים.אלן מגדיר פרויקטים כהתחייבויות שיש בהן מספר פעולות משנה הקשורות אליהם. (כמו, "Clean Out the Hall Croast" הוא פרויקט מכיוון שהוא כרוך בפעולות משנה רבות: "מיין ספרים לתיבות הכונן בספריה." "תיבות ריקות ללא תווית." וכו ') בעוד שאלן אומר שלרוב האנשים יש כמאה פרויקטים (! ), יש לי פחות מ -10 שהתרחשו בפעם אחת. אולי חסר לי שאיפה. אולי אני מחויבות-פובית. אבל מבחינתי רשימת פרויקטים קצרה גורמת לי להרגיש קל וזריז. רשימת פרויקטים ארוכה, לעומת זאת, הופכת לרשימת כביסה כבדה של שטויות שאני צריך לעשות לפני שאמות, וכשאני מסתכל על זה, אני רוצה לזחול בחור ולמצוץ את האגודל במקום לחיות כי אני חושב שהדברים כמו "לעולם לא אעשה את זה." וזה לא העניין.
מתישהו/אולי רשימה.שמו של רשימה זו די מסביר את עצמו. זה הדברים שעדיין לא התחייבתי לעשות, ולעולם לא. דברים כמו "למד איטלקי" ו- "בנה את אתר האינטרנט של BSG" ו"הרוץ מרתון ", הולכים לכאן. כאן נתתי לדמיוני להתפרע, ולהוסיף כל מטרה ומשימה אפשרית שאולי הייתי רוצה להשלים ביום מן הימים. מתישהו/אולי הוא לחלום בגדול בלי להתחייב.
הערה: היכן שאתה שומר על רשימות אלה תלוי בך. אני אוהב קבצי טקסט ואת עורכי הטקסט האהובים עלי, אז אני פשוט שומר על אלה בשלושה קבצי טקסט. אתה יכול להשתמש בזכור את החלב או השקפה או רשימות טאדה. זה תלוי בך: רק וודא שהכלי שאתה משתמש בו אינו מסיח את דעתך ושאתה נהנה להשתמש בו.
לאחר שיש לך את הרשימות שלך, הם משרתים אותך רק אם אתה באמת מסתכל עליהם.
תיקונים יומיים ושבועיים
בכל יום אני עובד מרשימת המטלות שלי, מוסיף פריטים וסימון משימות שהושלמו בערך באותו קצב, אם הדברים הולכים כשורה. זו הרשימה שאני מסתכל עליה ומשנה הכי הרבה. אני שומר על רשימת המטלות שלימוצמד לשולחן העבודה של המחשב שלי, אז כל יום, כשאני יושב ליד המחשב שלי, זה בוהה בי, אומר לי מה לעשות הלאה. אם הדברים שאני צריך לעבוד עליהם אינם ברשימה? הנחתי אותם לרשימה לפני שאני מתחיל, רק כדי לתת לעצמי את הסיפוק של בדיקת דברים כפי שנעשו ליום.
פעם בשבוע, ביום שישי אחר הצהריים, אני פותח את שלוש הרשימות שלי ומסתכל עליהן. באופן כללי, זו הפעם היחידה שאני פותח ושינוי הפרויקטים ויום אחד/אולי רשימות. לוקח בערך 20 דקות לעדכן, לגזום, לדשדש מחדש ולהוסיף לרשימות. הפגישה השבועית הזו עם עצמי היא מה שאלן מכנה את הסקירה השבועית. אתה יכול לראותפרטים נוספים על האופן בו אני מבצע את הסקירה השבועית שלי כאן.
דוא"ל כתיבת הדואר הנכנס (והחשיבות של ריקון זה)
בלעשות דברים, אלן ממליץ להגדיר תיבת דואר נכנס פיזית: מגש נייר בו דברים שאתה צריך להתמודד איתם נופלים. אני עד כדי כך 90% מה"דברים "הנכנסים שלי הם דוא"ל, לא פיסות נייר. אז תיבת הדואר האלקטרוני שלי היא מגש הנייר הווירטואלי שלי. כאשר אלן מדבר על עיבוד הפריטים בתיבת הדואר הנכנס שלך, הוא מתייחס לרוקן את תיבת הדואר האלקטרוני שלי. באמצעותמערכת "השלישייה האמינה" שלי בתלת-פי תואר, אני מרוקן את תיבת הדואר הנכנס שלי בערך שלוש פעמים בשבוע עבודה, אם לא בכל אחר הצהריים. אני לא אתחיל את הביקורת השבועית שלי עד שתיבת הדואר האלקטרוני שלי ריקה.
לא הכל בא לי באמצעות דואר אלקטרוני, אבל מכיוון שאני יודע שאני מרוקן את תיבת הדואר הנכנס שלי על בסיס קבוע, אני משפך את כל הקטעים הנכנסים שאוכל שם. לדוגמה, שליהדואר הקולי הגדולנכנס באמצעות דואר אלקטרוני. כל מטלות שצפויות בעתיד, ואני לא צריך לחשוב עליו עד אז, ממשיך ללוח השנה של גוגל עם תזכורת בדוא"ל. מתי זה אמור להגיע? אני מקבל דוא"ל שאומר "היי, שם את זה ברשימת המטלות." אם אני בחוץ ויש לי רעיון, אני שולח לעצמי דוא"ל מהטלפון הנייד שלי, ואדע שאעשה איתו משהו בפעם הבאה שאעבד את תיבת הדואר הנכנס הישנה.
בפעמים שאני כן נופל מאחור על עיבוד תיבת הדואר הנכנס שלי לריק, המערכת כולה נופלת לרסיסים מכיוון שיש "דברים" שעדיין לא החלטתי מה לעשות איתם. אף על פי שאלן בקושי מדבר על דוא"ל בספרו, המציאות היא שכל מי שמקבל משימות, פרויקטים ותזכורות באמצעות דואר אלקטרוני, מעבד באופן עקבי הודעות נכנסות הוא חלק מהותי מהעבודה במערכת.
התמודדות עם נייר
העיתון הקטן שנכנס ליום העבודה שלי הוא בדרך כלל באמצעות דואר חילזון, והוא נכנס למערכת שלי בהקדם האפשרי. גלויה תזכורת מרופא השיניים? "התקשר לד"ר מ 'לניקוי ניקוי" יוצא לרשימת המטלות שלי. הצהרת בנק? "חשבונות יתרה ב- Quicken" הוא פריט לוח שנה חוזר חודשי שמורה לי בדוא"ל תזכורת ב -15 בכל חודש.
רוב העבודה שלי היא דיגיטלית, אבל לא ממש עברתי לקיום חסר נייר לחלוטין. אני עדייןשמור על ארון תיוק, ואפילוהרחק דברים כמו קבלות במעטפות צהובות קטנותו
בדרך זו - או בכל דרך - אל תעבוד בשבילך כל הזמן
אין מערכת פרודוקטיביות מושלמת. זו עובדה שיש לקבל לפני שתקח על עצמה הרגלים חדשים. אפילו כשאני דבק בזה כמו דבק, שיטה זו עובדת רק בערך 95% מהזמן. יש עדיין חורים, ואני אעשה התאמות קטנות כדי לתקן אותם כשאני יכול. אתה צריך לעשות את אותו הדבר.
מתודולוגיית ה- GTD המלאה של דייוויד אלן, כפי שהוא כותב אותה, היא עדיין אידיאל חמקמק עבורי. אני רואה בזה כמו שאני עושה בודהיזם: דרך חיים גדולה, מסתורית ומופלאה וחושבת שאתה באמתמַחְסוֹרלהגיע, מכיוון שהאנשים שנראים כל כך בהירים ומוגשמים. אבל אתה ממשיך ליפול על התחת שלך, לא משנה כמה תיבות דואר נכנס אתה מגדיר או זורק דעתך שאתה עושה. המושלם הוא אויב הטוב, כפי שאומר האמרה, כך שבמקום לוותר על GTD לחלוטין, קח את החלקים שעובדים בשבילך ולעבוד אותם.
האם אתה עובד גרסה שונה של GTD בחייך? ספר לנו על זה בתגובות.
ג'ינה טרפני, עורך Lifehacker, הוא אדם פשוט. התכונה השבועית שלה,חנון לחיות, מופיע בכל יום שני ב- Lifehacker (למרות יום שלישי של היום). הירשם לGeek to Live Feedכדי לקבל תשלומים חדשים בקורא החדשות שלך.
