אחד ההיבטים החשובים ביותר של דיוויד אלןביצוע דבריםמערכת הפרודוקטיביות היא הסקירה השבועית - טקס קבוע של צ'ק-אין ועדכון רשימות המשימות והפרויקטים שלך. כשאנשים דנים ב-GTD, הם בדרך כלל מתמקדים בחלק ה"לכידה" של המערכת, שהוא הצעד הראשון: להוציא הכל מהראש שלך לתוך עט מחזיק שאתה סומך עליו (בין אם זה Microsoft Outlook, מחברת נייר או טקסט קובץ.) אבל זה לא מספיק להוציא את כל הדברים שלך מהראש: אתה חייבסְקִירָהזה באופן קבוע כדי לוודא שאתה מתמקד בדברים הנכונים בעבודה שלך. את חמשת ימי שישי האחרונים קבעתי ועקבתי אחר הביקורת השבועית, ומתברר שזה עושה הבדל נפשי עצום.
בקצרה, הסקירה מאשרת שהכל במקומו הנכון - שהקצת לעצמך את המטלות הנכונות, שאין הודעות דוא"ל דחופות שלא טופלו, שהפרויקטים שלך מעודכנים, המערכת נטולת כלים ושאתה מתקדם. אין הרגשה טובה יותר מהתחושה של להיות בראש כל הדברים בעולם שלך. זה המצב הנפשי הרגוע היצרני שעליו מדבר "הדיוויד" לאורך הספר - והסקירה השבועית היא חלק מרכזי בהגעה למקום המאושר הזה.
תזמן את הסקירה השבועית
קבלת הסקירה השבועית בלוח השנה שלי היה הצעד הראשון עבורי. אני עושה את הסקירה השבועית ביום שישי אחר הצהריים כי זה נותן לי את התחושה הזו של סגירה וסיום לפני סוף השבוע. יש אנשים שאוהבים לעשות את זה ביום ראשון בערב, מה שיכול לעבוד היטב כדי לשמור על דברים רעננים בראש שלך ליום שני. המפתח לביצוע זהתזמוןזֶה. הוסף פגישה של 30 דקות עם עצמך ליומן שלך, בין אם זה שישי, שני או ראשון, והגדר עבורה תזכורת.
פרק את הביקורת שלך
הבעיה הכי גדולה שלי עם הקונספט של Weekly Review הייתה שהוא הרגיש מאוד אמורפי: מה אני סקרתי בדיוק, והאם ה-WR הולך להיות עדייןאַחֵרמשימה שהייתי צריכה לבצע? אבל הסקירה היא לא איזו משימה מסובכת ארוכה. כל מה שאתה עושה הוא לבדוק את דליי הלכידה השונים שלך, שאחסנת את הדברים שלך בשקידה כל השבוע, ולוודא שהכל נמצא איפה שהוא צריך להיות. לפני שאני מתחיל את הסקירה השבועית שלי, אני מרוקן את תיבת הדואר הנכנס שלי כדי לוודא שהכל נלכד ומוכן לבדיקה. לאחר מכן, הסקירה השבועית שלי נראית כך:
דוא"ל: סקור וגזום את תיקיות הדוא"ל 'החזק' ו'מעקב' שלי עבור דוא"ל אישי ועבודה. (ראה עוד עלטריו מהימן.) העלה את כל מה שנשחק במעקב זמן רב מדי ברשימת המטלות שלי.
רשימת מטלות: קרא את רשימת המשימות הנוכחית שלי; לגזום דברים שלא חשובים יותר; תעדוף מחדש את הפריטים לעבוד עליהם בשבוע הבא.
פרויקטים: העבר כל "פעולות הבאות" עבור כל פרויקט לרשימת המטלות; שנה וגזום את רשימת הפרויקטים כדי לשקף את המצב הנוכחי.
לוח שנה: בדוק את הפגישות והפגישות בשבוע הבא; הוסף את כל עבודת ההכנה הדרושה לרשימת המטלות.
(רשימת הביקורות שלך עשויה להשתנות בהתאם למקום ולאופן בו אתה מאחסן את הדברים שלך. אבל הרעיון הכללי זהה.)
זהו. זה רק 4 פריטים, וברגע שמתרגלים, כל התהליך לוקח בערך 20 דקות. לאחר מכן, אתה מרגיש שאתה בטופ של המשחק שלך ומוכן להתמודד עם הדבר הבא - בין אם זה סוף שבוע של רגיעה או שבוע חדש של עבודה.
למה שלא תתחיל את הסקירה השבועית שלך ביום שישי אחר הצהריים? יש מבקרים שבועיים קבועים בחוץ שרוצים לחלוק את הטיפים שלהם? נא לעשות בתגובות.