אפשר היה לחשוב ששטח האחסון שגוגל נותנת למשתמשי Gmail יהיה די והותר כדי לאחסן את הדוא"ל שלך, אבל בשבועיים האחרונים חשבון הג'ימייל שלי מרחף בצורה מבישה מעל 95% ממכסת האחסון המותרת. כשהגיע סוף סוף לשיא של 98% (2725 מגה-בייט מתוך 2780 מגה-בייט), הייתי חייב לעשות משהו.
עם זאת, העברת כל אותן הודעות ביד או הורדת דואר של 2.7 גיגה-בייט לא באה בחשבון. פשוט הייתי צריך להתחיל ללחוץ על כפתור המחיקה הזה. באמצעות כמה מסננים יעילים שעזרו לקבוע מה אני יכול למחוק בבטחה, הורדתי את חשבון Gmail שלי מ-98% מהמכסה ל-67% מהמכסה מבלי לאבד הודעה אחת חשובה. הנה איך עשיתי את זה.
1. התחילו בגדול וצמצום.
הטריק שעבד הכי טוב היה קודם כל למחוק דברים שידעתי שלעולם לא אפספס ואז לצמצם את המחיקות שלי לדברים יותר על הגבול. זה גם בטוח יותר וגם מהיר יותר.
2. הוסף תוויות לשולחים מסוימים כדי למנוע אובדן מיילים חשובים.
יש לי בערך עשרה אנשים שאני יודע את האימיילים שלהם שאני רוצה לשמור בערך 99% מהזמן. זה בעיקר קשרים משפחתיים ועסקיים, אבל אתה מכיר את ה"בקבוצה" שלך.
צור מסנן שמציג רק הודעות שמקורן בקבוצה מסוימת של אנשים. אתה יכול להשתמש באופרטורי החיפוש המתקדם של Gmail כדי לעשות זאת באמצעות האופרטור "או" (|). לדוגמה, מאת:john | paul | ringo | georgeמחזיר את כל האימיילים מג'ון, פול, רינגו או ג'ורג'. הגדר את המסנן שלך כך שתווית הודעות אלה בשם טוב ובטוח. השתמשתי ב-"nodelete".
עדכון, 20/11/06:כאן ב-Lifehacker HQ אנחנו משתמשים במסננים עם מפעיל ה-OR בתוכם מאזפרסמנו על זה עוד באפרילבהצלחה רבה. עם זאת, כותב המאמר אומר שזה לא תמיד עובד כמצופה עבורו:"זהירות: למרות שמפעיל ה-OR צריך לכלול את כל ההודעות מכל ההודעות שנכללו בחיפוש, הוא מתנהג קצת מוזר ולפעמים משאיר הודעות שאמורות, בתיאוריה, להיכלל. מכיוון שאתה עושה זאת רק למען מטרת ההגנה שלך הודעות, ייתכן שיהיה בטוח יותר ליצור את המסננים שלך שם אחד בכל פעם."
עכשיו אתה יכול להוציא את כל ההודעות בתווית זו מהחיפוש הקרוב שלך ולהרוס משימות.
3. לחסל עבריינים מתועבים.
למרות שהhas:attachmentאופרטור החיפוש מניב רשימה טובה של הודעות מטלטלות שטח, הוא לא נותן לך את האפשרות למיין לפי גודל הקובץ. אז, עם 2.7GB של דוא"ל למיין, זה די חסר ערך.
אבל, אתה יכול לחפש לפי סוג קובץ ולצמצם קצת את גדלי הקבצים בדרך זו. השתמשתי בביטויי החיפוש הבאים:
filename:wmv -label:nodelete
filename:mov -label:nodelete
filename:mp3 -label:nodelete(זה היה די חלש מכיוון ש-MP3 נפוץ בטקסט)
filename:doc -label:nodelete
filename:pdf -label:nodelete
עבור כל אחד מהביטויים האלה, פשוט הייתי צריך לעבור ולהשתמש במוח שלי כדי להחליט מה למחוק. זהו השלב שגוזל זמן רב, אבל זה לא כל כך קשה. וזה קתרטי. זכור שאם תלחץ על Shift בזמן בחירת שתי הודעות, Gmail יבחר את כל ההודעות שביניהן. זה שימושי עבור נתחים גדולים של הודעות.
הורדתי את השימוש שלי ב-Gmail בכ-20% על ידי שימוש בשלושת השלבים הראשונים האלה, וזה עשוי להיות מספיק טוב עבורך. אבל, אחרי זה, אם אתה רוצה יותר, אתה יכול לכוונן את המחיקות שלך באמצעות השלבים הבאים.
4. מחק פורוורדים טיפשים.
כבר יש לי מסנן לתווית של כל הודעות הדוא"ל Fw:, Fwd:, Forward: וכו' עם תווית Forwards, וברוב המקרים, יש לי אותו להגדיר אותם באופן אוטומטי לארכיון. אבל, אם אין לך אחד כזה, צור מסנן כזה פשוט על ידי ציון שורות הנושא קדימה הנפוצות המפורטות לעיל. לאחר מכן, השתמש במחרוזת החיפוש הזו:
label:forward -label:nodelete
... ולהתחיל למחוק באופן ידני.
אם כבר חיפשת את שם הקובץ:_____ עבריינים, כנראה שלא תשיג הרבה עם הצעד הזה, אבל בכל זאת טוב להיפטר מקצת שטויות.
5. מחק מיילים מאנשים ששולחים לך רק זבל.
יש בחור אחד שממש שולח כל קדימה שהוא מקבל לכל אחד בפנקס הכתובות שלו. זה דבר מדהים לראות מדי יום ביומו, ויש לי מסנן של Gmail שהוגדר לארכיון אוטומטית של כל דבר שמגיע אי פעם מכתובת האימייל שלו עם שורת נושא קדימה ולתייג אותו בשמו המקולל.
בניקוי שלי, פשוט מחקתי את כל הפורוורדים שלו בלי לחשוב פעמיים. אם יש לכם חבר/ים כאלה, עשו לו אותו או לה או להם. זה חל גם על מיילים מסחריים.
6. מחק בזהירות מיילים מאותם אנשים בתווית nodelete שלך.
אולי אפילו תרצה לדלג על שלב זה אם אתה מרוצה, אבל אם אתה באמת פריק נקי, חזור על שלבים 1-4 והשאר את-label:nodeleteהֲגָנָה. בדרך כלל, אנשים בתווית nodelete שלך לא ישלחו לך הרבה זבל (בגלל זה אתה חברים), כך שהשלב הזה יכול להיות מהיר מאוד לניקוי.
7. רוקן את האשפה ומחק דואר זבל.
Gmail לא עושה זאת אוטומטית, אז אל תשכח לזרוק את האשפה כשתסיים ולרוקן את הספאם שלך בזמן שאתה נמצא בזה (למרות שספאם לא משפיע על המכסה שלך). זה גם נותן לך הזדמנות אחרונה לתת למחיקות שלך הצצה כדי לראות אם מחקת משהו שלא התכוונת למחוק.
רבים מכם אולי יגידו שאני דוא"ל/מאחסן מופקר, וזה חיוב הוגן. אבל, באמצעות שיטות אלה, כולנו יכולים להמשיך בהפקרות שלנו מבלי לפגוע באל של Gmail (מכסות).
בעתיד אני עשוי להגדיר כמה חשבונות Gmail לאחסוןכפי שהקוראים הציעו בעבר, אבל אני מקווה שביצוע השלבים האלה בערך פעם בשנה ישאיר אותי מאחורי הגדלת האחסון העקבית של Gmail.
יש לך מחרוזות חיפוש או מסננים מעולים לניקוי ארכיון הדוא"ל שלך? בואו לשמוע אותם בתגובות.
סטיוארט ראטלדג'נמצא בשנה האחרונה שלו בבית הספר למשפטים באוניברסיטת מיסיסיפי.
