ניהול זמן טוב תלוי בידיעת הערך של כל דקה. אם אתה יכול לדעת נכון כמה זמן ייקח לבצע משימה, לוח הזמנים שלך לעולם לא ישתבש. אז הנה איך להיות טובים בהערכת זמן.
עונד שעון יד כל הזמן
כדי ללמוד להעריך זמן, אתה צריך להיות מסוגל לבדוק באופן קבוע מה השעה. זה כל כך פשוט. אז תלבש שעון יד. כאשר אתה בודק את זה שוב ושוב, זה הופך להרגל ולאט לאט תתחיל לנחש את השעה כשהיד שלך מסתובבת. פעם היו לי בעיות עם הזמן אבל הטריק הפשוט הזה עשה לי פלאים.
אם אתה מתקשה עם הזמן, תמיד עונד שעון יד. במקרה שיש שעון קיר גדול בחדר שלך, אתה יכול להוריד את שעון היד שלך - אבל הקפד לשים אותו שוב כשאתה עוזב ללכת לכל מקום שאין בו שעון. חשוב לקבל כל שעון במבט מהיר.
הגדר אזעקה לאורך כל היום שנודניק כל 10 דקות
הערכת נתחים קטנים של זמן מגדירה אותך להעריך טוב יותר נתחים גדולים. האם אתה באמת יודע כמה אתה יכול להספיק ב-10 דקות בלבד? סטיבן מ. מיד, מייסד-מנכ"ל מגזין רגעים,חולק את הטריק שלו בלינקדאין:
קח את הטלפון, המחשב, האאוטלוק, היומן וכו' והגדר אזעקה. לאחר מכן, הגדר את האזעקה לנודניק למשך עשר דקות בכל פעם שהיא נדלקת.
בזמן שאתה עובד במהלך היום שלך, שים לב בכל פעם שהאזעקה מופעלת.
לאורך זמן, עקוב אחר מה שאתה משיג בין כל התראה על אזעקה.
עשר דקות עשויות להיות מפריעות מדי לזרימת העבודה שלך, אז אל תהסס להתעסק עם זה. הנקודה היא להשתפר בהבנה כמה אתה יכול להספיק בזמן קצר.
חוקר דחיינותטימותי א. פיכילמציע לקחת שבוע שלם כדי לעקוב אחר כל פעילות שאתה עושה, אפילו דברים כמו מקלחת או אכילה. הוּאאומר בכתב העת של איגוד הפסיכולוגים האמריקאי את זהאנשים נוטים להעריך יתר על המידה כמה זמן ייקח להשלים משימות קצרות ולהמעיט בערך הזמן שייקח פרויקטים ארוכים יותר - במילים אחרות,הכשל התכנוני.
עקוב אחר מצבי הרוח שלך, לא רק התוצאות שלך
כשיהיה לך יום טוב, תוכל לעשות יותר דברים תוך 10 דקות. בימים שבהם אתה מרגיש מנומנם או רדום, התפוקה שלך תרד. אם אתה לא מתחשב איך אתה מרגיש, מעקב הזמן שלך לא יהיה מדויק.
דניאל גולד, מחברEvernote: המדריך הלא רשמי ללכידת הכל ולהשיג דברים, אומר שכדאי לךשימו לב למצבי הרוח שלכם לצד התוצאותבגיליון המעקב:
כתוב כיצד בילית את הדקות שלך ורשום הערות כיצד הרגשת. תהיה כנה. לפעמים אתה יכול לזהות שאתה מרגיש "בדרך", וזה סימן טוב שאתה מבין משהו לגבי הפרודוקטיביות שלך. כך גם ההרגשה שאתה באמת רוצה תנומה.
שוב, זה לא יכול להיעשות ביום אחד או יומיים. אתה תצטרךעקוב אחר התוצאות ומצב הרוח שלך לאורך תקופות ארוכות יותר-לפחות שבוע, באופן אידיאלי חודש. ברגע שתעשה זאת, תזהה דפוסים שניתן להשתמש בהם כדי לחדד את שיקול הדעת שלך על הזמן.
חשב את יחס הפאדג' שלך כדי לתת לעצמך מרחב נשימה
לא תתחיל פתאום להעריך את הזמן בצורה מדויקת. זה לוקח... זמן. מאמנת להתפתחות אישיתסטיב פבלינהממליץ לבנות חוצץ על ידי חישוב כמה רחוק מהסימן אתה בדרך כלל. הוא קורא לזה "יחס הפאדג'".
התרגיל מייגע, אבל הוא יעזור לך בטווח הארוך. בעיקרו של דבר, זה פשוט מעקב אחר זמן עבור פרויקטים או משימות הדורשות 10-20 שעות עבודה. אתה יכול להשתמש בכל אחד מהיישומים למעקב אחר זמןאו כל שיטה שאתה מעדיף להקליט בעצמך.
אז רשום את רשימת המשימות שיש לך, אולפרק פרויקטים גדולים למשימות קטנות יותר, והקצה כמה זמן תזדקק לכל אחד מהם. כשתסיים משימה, כתוב כמה זמן לקח לך. כשתסיימו עם כל המשימות, חברו את הזמן בפועל וחלקו אותו בזמן המשוער הכולל.
לדוגמה, אם אתה מעריך שלרשימה מסוימת של משימות ייקח 12 שעות לביצוע, אבל הן באמת לוקחות 15 שעות, אז יחס הפאדג' שלך הוא 15/12 = 1.25. זה אומר שלקח לך 25% יותר מהצפוי להשלים את המשימות.
יחס הפאדג' הממוצע שלי הוא בערך 1.5. זה אומר שבכל פעם שאני עורך הערכה לא ברורה לכמה זמן תיקח משימה, בממוצע אני אופטימי מדי; המשימה לוקחת בסופו של דבר בערך 50% יותר מהניחוש הראשוני שלי.
יחס הפאדג' הזה הוא מה שאתה צריך להוציא כשמישהו מבקש ממך דדליין. תחשוב על כמה זמן ייקח לך לעשות את זה והכפיל את זה ביחס הפאדג' שלך. זה פרק הזמן שאתה מבקש לקבל את המועד האחרון שלך.
אם זה נראה לך יותר מדי צרות, אתה יכול להסתמך על "עקרון סקוטי" הפשוט יותר, שהוא בעצם הערכת זמן, הוספת 25% עד 50% לזה, והתחייבות לזמן ארוך יותר. למעשה, יש הרבהדרכים להאריך את המועדים שלך.
השיטות והטריקים האלה אמורים לעזור לך להשתפר בהערכת כמה זמן לוקח לך לעשות משהו. לעולם לא תהיה מדויק ב-100% בכל פעם, אבל תעשה את זה מספיק פעמים ותקבל נציג על זה שאתה דייק, וזהתכונת מפתח של הצלחה.
תמונות מאתlynx_v (Shutterstock),אפלאון (שטרסטוק),2020VG,אלן קליבר,גרלט (1),(2).
