Google Drive והאפליקציות שבו - Docs, Sheets ו-Slides - מצוינים עבור אנשים המחפשים חבילת Office פשוטה. זה בחינם, מקל על שיתוף הפעולה, ובעצם כל אחד יכול להשתמש בו. אבל אם אתה רגיל למשהו מסורתי יותר, כמו Microsoft Office, ייתכן שתהסס להשתמש בו. הנה איך לגרום ל-Google Drive לעבוד יותר כמו חבילות שולחן העבודה שאתה רגיל אליהן.
למה גוגל דרייב?
אל תבינו אותנו לא נכון, חבילות משרד מלאות נהדרות עבור אנשים שעובדים במשרדים וזקוקים להמון תכונות ספציפיות. אתה אפילו לאצריך לשלם עבור התכונות האלה, כמו סוויטה כמוLibreOfficeיכול לעשות הרבה מאותם דברים כמו Microsoft Office. העניין הוא שרובנו לא צריכים את אלפי התכונות שמציעה Microsoft Office.
ככל שקיימים יותר פיצ'רים, כך התוכנה מבלבלת יותר, ולמרות שתוכנה כמו וורד היא מצוינת, היא גם איטית וקשה לשימוש אם אתה רק רוצה לשבת וליצור משהו. חשוב מכך, Google Drive למעשה הופך משימות מסוימות לקלות יותר מחבילה משרדית שולחנית. שיתוף הפעולה עם קבוצות גדולות קל משמעותית עם Google Drive. שיתוף מסמכים אינו דורש תוכנה מיוחדת רק כדי לפתוח, ותוכל לגשת לכל המסמכים שלך מכל מקום כמעט בכל מכשיר עם חיבור לאינטרנט. מה שחסר לו בתכונות כוח הוא מפצה על השימושיות.
כל זה נאמר, ב-Google Drive בהחלט חסרות הרבה תכונות שאנשים צריכים מחבילת משרד. עם קצת תיקון קל, אתה יכול לגרום ל-Google Drive לעשות כמעט כל מה שמשתמש רגיל יכול לרצות.
למד את היסודות של מה Google Drive יכול (ולא יכול) לעשות
Google Drive כולל המון שירותים שונים, אבל שלוש האפליקציות שיש לה להתחרות בחבילות המשרד הן Docs (עיבוד תמלילים), Sheets (גיליונות אלקטרוניים) ו-Slides (מצגות). בואו נסתכל על התכונות החשובות יותר של החבילה של גוגל וכיצד היא קשורה לרוב חבילות המשרד לשולחן העבודה:
Google Drive יכול לפתוח ולערוך מסמכי Microsoft Office
Google Drive חוסך 30 יום של גרסאות של מסמך, כך שתוכל לחזור ולעיין בעריכות קודמות. זה אומר גם אם אתה יכול לשחזר גרסה קודמת אם אתה מחליף משהו חשוב.
Google Docsתומך בכמות עצומה של תבניות, בדיוק כמו Office, לדברים כמו קורות חיים, מתכנני תקציב, סילבס ועוד.
Google Docs כולל כלי שיתוף פעולה ואפשרויות סימון, אבל תזדקק לתוסף כדי להתקרב לתכונה "עקוב אחר שינויים" של Word.
כמו אופיס,גוגל דרייבתומך בתוספותעבור פונקציונליות נוספת
Google Docs'כלי מחקרמקל על אחסון ההערות שלך ומסמכי מחקר אחרים.
כל הקבצים של Google Drive נשמרים אוטומטית בחשבון Google Drive שלך, כך שתוכל לגשת אליהם מכל מחשב, טלפון או טאבלט, בכל עת.
Google Sheets תומך בעיצוב בסיסי,עריכת נוסחאות,תבניות, פונקציות של גיליון אלקטרוני ותצוגות סינון.
ל-Google Slides אין כל כך הרבה תכונות אנימציה מטורפותבתור Powerpoint, אבל הפשטות שלו גורמת לזה שכל אחד יכול לבנות מצגת טובה תוך דקות ספורות.
ל-Google Drive יש הרבה תכונות אחרות, אבל האמור לעיל מהווה את עיקר הפונקציונליות שעוברת בין חבילת שולחן עבודה ל-Google Drive. כעת, בואו נסתכל על הרחבת הפונקציונליות הזו כדי להפוך את Google Drive לשימושי לעסקים קטנים, סופרים, סטודנטים וכל מי שמחפש לוותר על חבילת שולחן העבודה שלו.
העבר את Google Drive למצב לא מקוון
במבט חטוף, נראה שגוגל דרייב מקוון בלבד. אחרי הכל, זו אפליקציית אינטרנט, נכון? אבל אתה יכול להשתמש בכל האפליקציות ב-Google Drive במצב לא מקוון, בדיוק כמו חבילת משרדים שולחניים אם תגדיר אותה מבעוד מועד. כל מה שאתה צריך זהגוגל כרום. הנה איך להגדיר את זה:
עבור אלdrive.google.comבכרום.
לחץ על "עוד" ובחר "לא מקוון"
לחץ על הלחצן "קבל את האפליקציה" כדי לעבור לחנות האינטרנט של Chrome ולהוריד את אפליקציית Google Drive
לאחר ההתקנה, לחץ על סמל הכונן ולאחר מכן על הלחצן "הפעל לא מקוון".
כדי להפיק את המרב מתכונה זו, עליך להפעיל מצב לא מקוון בכל המחשבים שבהם אתה עובד. כעת, הקבצים שאתה עובד עליהם יסונכרנו עם Google Drive, ותוכל לעבוד עליהם ללא קשר אם יש לך חיבור לאינטרנט או לא. אם אתה רוצה גישה לתיקייה בסגנון מסורתי יותר וגרסאות מקומיות של הקבצים שלך, האפליקציית Google Driveמקלה מעט על הגישה לקבצים שלך משולחן העבודה שלך.
השתמש בתוספות ב-Google Docs
זה לא סוד של-Google Docs אין את ערכת התכונות של משהו כמו Microsoft Word. ולרוב, זה בסדר. אבל עבור התכונות המעטות שאתה כן רוצה, התוספים שהוצגו לאחרונהל-Google Docs and Sheets מאפשר להוסיף פונקציונליות מתקדמת יותר - ללא התנפחות או עלות נוספת. הנה רק כמה דוגמאות לכמה מהתוספות השימושיות יותר הזמינות כעת:
תוֹכֶן הָעִניָנִים: כפי שהשם מרמז, תוסף זה נותן לך תוכן עניינים בסיסי. כמו תוכן העניינים ב-Word, הוא נוצר באופן דינמי תוך כדי הקלדה והוספה של קטעים חדשים. זה לא ממש חזק כמו זה ב-Word וכנראה לא יעבוד עבור עבודת הדוקטורט שלך, אבל הוא מספק דרך קלה לגשת לחלקים שונים של מסמך.
EasyBib: ביבליוגרפיות תמיד קשה להקליד, אבל חבילות משרד הפכו את זה למעט קל יותר על ידי מתן דרך פשוטה להוסיף מקורות מבלי לדאוג לגבי עיצוב. EasyBib עושה את אותו הדבר עבור Google Docs.
עקוב אחר שינויים: התכונה הקטלנית האמיתית של Word בשיתוף פעולה היא התכונה 'עקוב אחר שינויים'. תוסף זה מביא את הפונקציונליות הזו לתוך Google Docs.
כותרת עליונה ותחתונה קלה: ל-Google Docs אין דרך קלה לנהל את הכותרות העליונות והתחתונות שלך בדף כמו ל-Word. התוסף הזה עושה את זה קצת פחות כואב בכך שהוא מאפשר לך להכניס עיצוב ממסמך אחר.
בודק עקביות: בודק העקביות של Word מועיל עבור מסמכים גדולים שבהם אתה צריך לוודא שאתה לא משנה בטעות את עקביות העיצוב לאורך כל הדרך. התוסף הזה מאפשר זאת ב-Docs.
DocumentMerge: מיזוג המסמכים של Word הוא אחת התכונות החזקות ביותר שלה, שרובם לעתים נדירות זקוקות לה, אבל התוסף הזה מאפשר זאת עם Google Docs.
אוֹצָר מִילִים: אם אינך מעריץ של פתיחת כרטיסייה חדשה לגמרי כדי לחפש מילים נרדפות, התוסף הזה מביא תזאורוס ישירות ל-Docs.
השתמש בתוספות ב-Google Sheets
כמו Google Docs, ל-Google Sheets יש המון תוספות שונות שמביאות פונקציונליות חדשה. רוב אלה לא יכולים להביא אותך לתחנת כוח כמו Excel. סטיל, בשילוב עם בייסיקהבנה של נוסחאות, הם יקרבו אותך מספיק אם תשתמש רק בגיליונות אלקטרוניים עבור משימות ספציפיות:
סגנונות: סגנונות מוסיף את יכולת העיצוב של Excel כאשר אתה רוצה להפוך את הגיליונות האלקטרוניים האלה למלהיבים יותר מסדרה של תיבות שחור ולבן.
מיזוג ערכים: זה נשמע משעמם, אבל ל-Sheets הייתה חסרה פונקציית הגיליון האלקטרוני הנפוצה הזו, אז זה נחמד שהתוסף הזה מאפשר זאת.
חיפוש והחלפה מתקדם: ל-Sheets יש פונקציית חיפוש והחלפה פשוטה, אבל התוספת הזו תואמת אותה יותר לזו של Excel.
גופנים נוספים: כפי שהשם מרמז, זה נותן לך גישה לספרייה הרבה יותר גדולה של גופנים ב-Google Sheets.
גלריית תבניות: לאלו מאיתנו שלאאשפי גיליון אלקטרוני, תבניות יכולות להקל בהרבה על חיינו. בעוד ל-Sheets יש סט תבניות משלו, התוסף הזה מביא עוד המון.
ל-Sheets יש עוד דרך ארוכה לעבור עד שהוא יכול להתקרב אפילו להחלפת תוכנית גיליונות אלקטרוניים שולחניים לעסקים. עם זאת, אם אתה רק רושם הוצאות, מנהל רשימות תפוצה או עוקב אחר כל דבר אחר בחייך, Sheets עושה את העבודה שלו היטב.
הוסף פונקציונליות מותאמת אישית עם סקריפטים
התוספות וערכת התכונות הבסיסית של Google Drive נהדרות, אבל אם אתה באמת רוצה לחפור עמוק יותר, תעשה זאתצריך לנסות את Google Apps Scripts. הסקריפטים האלה מאפשרים לך להוסיף כמעט כל תכונה שאתה יכול לדמיין ל-Google Docs ו-Sheets. הם דומים, במובן מסוים, למאקרו של Office. אלה כוללים פונקציות פשוטות כמו הוספת פקודות מאקרו, לפעולות הרבה יותר מסובכות כמו המרת aGoogle Doc to Markdown.
אתה יכולעיין בסקריפטים שנעשו על ידי אנשים אחריםוהוסיפו אותם ל-Sheets כדי שלא תצטרכו ללמוד תכנות בעצמכם. הרבה מהסקריפטים האלה עוברים לתוספות, אבל הם עדיין שימושיים למדי כפי שהם:
הסר שורות כפולות: מדוע הפונקציה הבסיסית הזו חסרה ב-Sheets היא מעבר לנו, אבל הסקריפט הזה מוסיף אותה.
הוסף תזכורות לגיליון אלקטרוני: קל לשכוח גיליונות אלקטרוניים, הסקריפט הזה מאפשר להוסיף להם תזכורות קטנות.
מיזוג גיליונות אלקטרוניים לתוך Google Docs או PDF: סיימת עם גיליון אלקטרוני? סקריפט זה ממזג אותו למסמך מסמך או PDF.
תזמן הודעות אימייל: הסקריפט הזה מאפשר לך לכתוב אימייל ב-Gmail ולהשתמש ב-Google Sheet כדי להפעיל את השעה שהוא שולח.
המרה בין יחידות: פונקציית ההמרה של Excels נהדרת, הסקריפט הזה הופך את רוב זה לאפשרי בתוך Sheets.
אם אתה משתמש בתוכנת שולחן עבודה כמו Excel עבור פונקציה ספציפית ש-Sheets או Docs לא יכולים להתמודד איתה, מישהו כנראה יצר סקריפט שיוסיף את הפונקציונליות הזו. ברור שזה לא תמיד יהיה כך, אבל כדאי לחפש אם יש לך רק כמה פונקציות ספציפיות שקושרות אותך לתוכנת שולחן העבודה שלך.
הכירו את Google Slides
Google Slides היא תוכנת המצגת שעובדה ב-Google Drive. בניגוד ל-Docs ו-Sheets, אתה לא באמת יכול להרחיב את העוצמה של Slides הרבה (עדיין). עם זאת, עדיין יש לו סט תכונות עשיר שרובנו עדיין מציגים מצגת טובהמכיוון שרוב התכונות של Powerpoint ממילא עושות יותר נזק מתועלת.
הטריק האמיתי עם Google Slides הוא פשוטלהכיר את איך זה עובדולהתרגל לנושאים. לאחר שתסיים מצגת, תוכל לייצא אותה בכמה פורמטים - כולל Powerpoint - כך שתוכל להריץ את המצגת בכל מחשב שתתקל בו (אתה יכול גם פשוטלפרסם את זה באינטרנטכדי להקל על חייך). יש לך המון אפשרויותחלופות Powerpoint בחינם וזולות, אבל Google Slides עושה את העבודה מספיק טוב עבור רובנו.
רוב הסיכויים הם שאם תסתכל זמן רב על הפונקציונליות שאתה צריך מחבילת Office, תגלה שרובנו יכולים לעבוד בתוך המגבלות של Google Drive. זו בהחלט יותר גישה חלקית. אתה מוסיף פיסות קטנות של פונקציונליות במקום לקבל חבילה שלמה, אבל זה אומר שזה מהיר יותר וקל יותר לשימוש.
תמונות מאתpsdgraphics,קמנצקי קונסטנטין, ולהבת החיים.
