לפעמים רשימת המשימות שלי סוחפת מדי. אני רוצה לקחת צעד גדול אחורה ולהסתכל על השבוע או החודש שלי קדימה ובאמת לדמיין את מה שמגיע - זה יכול להיות מסובך להקטין ולהבין איך רשימת המשימות שלך משתלבת בלוח הזמנים הכללי שלך, אבל גיליתי שייצוגים חזותיים יכולים באמת לעזור.
פוסט זה הופיע במקור ב-בלוג Zapier.
יש לי כמה מועדפים, אבל למקרה שהם לא יעבדו בשבילך ריכזתי שורה שלמה של שיטות שאתה יכול לנסות לדמיין מה אתה צריך לעבור שמעבר ל-רשימת מטלות מיושנת.
שים את זה על הקיר
אם אתה יכול לברוח מהדבקת חפצים לקיר (צבע להשכרה זול נוטה לרדת בקלות, אז אני לא תמיד יכול להשתמש בשיטות האלה), אתה יכול לשמור על המשימות שלך גלויות כל הזמן. זה ממש שימושי אם אתה נוטה להסיח את דעתך (זה אני!) או אם אתה צריך תזכורות כדי לשמור על לוח הזמנים שלך ברור בראש שלך.
נייר קצבים
אפשרות זולה ופשוטה היא פשוט לקנות נייר קצבים וטושים. מצאתי גם שחנויות לציוד משרדי מוכרות פנקסים גדולים של נייר שישמשו למצגות, שהם בגודל מצוין לעריכת לוח שנה או רשימת משימות גדולה. אתה יכול בקלות לצרף גיליונות נייר לקיר עםBlu Tack, או משהו כמורפידות דביקות נשלפות אלהאם אתה חושש להרוס את הצבע (הם לא תמיד יורדים מהקיר בצורה מושלמת, אז השתמש בזהירות).
אני אוהב להשתמש בטושים צבעוניים כדי לתת לנייר שלי קצת אופי. Sharpies הישנים והטובים מגיעים בהרבה צבעים בימינו, אבל אני מעדיףסמני Pilot Frixion המחיקים האלה, שאינם מדממים דרך הנייר.
לוח לבן
אם יתמזל מזלך שיש לך את החדר ואת הכספים, תוכל לקבל לוח לבן עומד מלא, או אפילו כמהצבע לוח לבןעבור קירות המשרד שלך. אם אתה רוצה משהו יותר קליל, או פשוט יותר זול, יש הרבה לוחות קטנים זמינים בגודל מצוין לכתיבת לוח הזמנים שלך, תזכורות או רשימת המשימות שלך.
רוב הלוחות הקטנים מגיעים עם סוג של ציוד הרכבה כדי לשים אותם על הקיר, אבל אני פשוט שומר את שלי על השולחן שלי, נשען על הקיר (מֵעַל), וזה עובד מצוין. זה גם אומר שאני יכול לסדר מחדש את סביבת העבודה שלי בתדירות שאני רוצה, ולקחת את הלוח איתי.
Covey Priority Matrix
הזכרתי את מטריצת העדיפות של Covey בפוסט האחרון שלי עלמתן עדיפות למשימות שלך. המטריצה היא תרגיל חזותי בפני עצמו - אתה מקצה את המשימות שלך לאחת מארבע תיבות תלוי אם הן דחופות וחשובות, דחופות אבל לא חשובות, חשובות אבל לא דחופות, או לא דחופות או חשובות.
תמיד גיליתי שלעשות את התרגיל הזה על דף נייר ואז להדביק אותו לקיר ליד השולחן שלי זה באמת מועיל בזמנים עמוסים. זה קל להשגההמום מהכלברשימת המשימות שלך, כך שמטריצת העדיפות שלך על הקיר יכולה לעזור להזכיר לך במה להתמקד ובמה להתעלם או לדחות למועד מאוחר יותר.
הנח אותו על לוח Kanban
יצרנית לוחות Kanban הדיגיטליים Trello משתמשת במוצר משלה כדי להציג בפומבי משימות צוות.
לוחות Kanban הם דרך ויזואלית מאוד לעקוב אחר ההתקדמות שלך עם פרויקטים או משימות בודדות. הרעיון הוא להעביר משימה דרך השלבים השונים, תוך שמירה על ייצוג חזותי של השלב שבו היא נמצאת בכל עת. קנבן היהנוצרכדי לשפר את היעילות בקו הייצור של טויוטה, אך לאחרונה הפך פופולרי לשימוש בפיתוח תוכנה וכל מיני עבודות אחרות.
טרלוהיא אפליקציית ניהול משימות פופולרית בסגנון Kanban: כל משימה נוצרת כ"כרטיס" שמועבר בין רשימות כדי להראות באיזה שלב בתהליך היא נמצאת. רשימות אלו יכולות להיות פשוט "מטלות", "עשייה" ו"בוצע", או שהן יכולות להיות רלוונטיות יותר לעבודה שלך. למשל, בבַּלָם, פעם הייתה לנו רשימה ב-Trello עבור כל שבוע, ותוכן שייכתב יתווסף לרשימה של אותו שבוע ככרטיס חדש.
אפליקציות Kanban אחרות כוללותכלי Kanban,קנבנריוkanban2go.
קבל את זה בפתקים נדבקים
שימוש בפתקים דביקים יכול להיות דרך ממש מהנה לארגן את לוח הזמנים שלך בצורה ויזואלית. אתה יכול להדביק אותם על השולחן שלך, על הלוח שלך או על הקיר ויש הרבה צבעים בהירים זמינים כדי לעזור לך לקוד צבע את מה שאתה צריך לעשות.
לדברים שאני צריך לעשות כל יום, השתמשתי בעבר בפתקיות דביקות. היה לי טור אחד לדברים שצריך לעשות ואחד לדברים שכבר השלמתי. לכל משימה יומית היה פתק דביק משלה ופשוט העברתי אותם בין העמודות תוך כדי ביצוע.
אתה יכול לעשות דבר דומה עבור משימות שצריך לעשות רק פעם אחת, אם אתה צריך לעקוב אחריהם בשלבים שונים של השלמה. הגדר עמודה לכל שלב בתהליך, ורשום פתק לכל משימה או פרויקט. העברתם לעמודות הנכונות היא מהירה, ויש לך את היתרון שאתה תמיד יכול לראות במבט חטוף היכן נמצאת כל משימה.
פרס את זה על לוח שנה
למשימות עם מועדים קשים או אפילו מתוכנניםתאריכי התחלה, אני אוהב לראות אותם בהקשר של לוח שנה. איכשהו, הרבה יותר קל לשרטט את העבודה הדרושה בראש שלי כשאני יכול לראות את התיבות בלוח שנה עם כל משימה כלולה.
אני משתמש בפתקי Post-It או בלוח לבן בשביל זה לפעמים, אבל אם אתה מעדיף להישאר דיגיטלי,TeuxTwo(מֵעַל) היא אפליקציית אינטרנט ו-iOS שמפרטת את המשימות שלך בלוח שנה.
כמובן, אתה יכול פשוט להשתמש ביומן נייר או לוח שנה למטרה זו. הלוחות שנה שולחניים גדולים ושטוחיםהם נהדרים אם יש לך מספיק מקום כדי לשמור אותם גלויים כל הזמן.
שרבוט את זה במחברת
לבסוף, אם אתה חלק משרבטים או שאתה רק רוצה לנסות משהו קצת שונה, יש הרבה דרכים להוסיף אלמנטים חזותיים לרשימת המשימות שלך.
לצייר את מה שאתה צריך לעשות יכול להיות כיף ולהסיר קצת את הלחץ הקשור ברשימת משימות. אם אתה חובב כיתוב ביד, תוכל להשקיע קצת זמן נוסף בכתיבת המשימות שלך.
אפילו הוספת קצת כישרון ויזואלי בזמן שאתה מחליק פריטים ברשימה שלך יכול להיות כיף. אתה יכול גם לנסות רעיון על ידימאמנת עסקית טטיאנה סאסקסשל שימוש בציור "עוגה" כדי להציג את המשימות שלך. כל קטע מתאים לאזור בחייכם או בעבודה, ומשימות נכנסות לפרוסת העוגה. זה יכול להיות שימושי כדי לצמצם כמה אתה מנסה להספיק ולראות עד כמה מאוזנת רשימת המשימות שלך.
הפוך אותו לאובייקטים פיזיים
המחסנית היומיתזה רק רעיון בשלב זה, אבל אני בטוח שתוכל ליצור משהו דומה בבית (במיוחד אם יש לך צעצועים של ילדים שוכבים מסביב).
השיטה משתמשת בשלושה סוגי קוביות עץ, שכל אחת מהן מייצגת פעילות שונה: הפסקות, עבודה פורייה וסחבת. הבלוקים בגדלים שונים מתאימים לפרקי זמן שונים: 15 דקות, 30 דקות ושעה. בעת הוספת כל בלוק, טיימר במחשב מוסיף את המשימה והזמן המתאימים, וסופר עבורך לאחור.
אם יש לך כמה קוביות עץ מונחות מסביב, אתה יכול לנסות משהו דומה - תצטרך לתזמן את עצמך באופן ידני, אבל החפצים הפיזיים עדיין יכולים להיות שימושיים כתזכורת להישאר במשימה.
לחלופין, אתה יכול לנסות להשתמש בממתקים או שוקולדים. הקצו טעמים שונים למשימות שונות, וככל שהפינוק גדול יותר, תקופת העבודה ארוכה יותר. כשתסיים כל קטע, תגמל את עצמך באכילת הפינוק המתאים!
כן, באמת ניסיתי את זה.
למעשה, רק השבוע השתמשתי בלוח הלבן שלי, כמה פתקים דביקים, תוויות צבעוניות ואפילו כרטיסי אינדקס. למדתי שהצגת רשימת המשימות שלי מיוצגת באופן ויזואלי במקום שבו אני יכול לראות אותה כל הזמן למעשה מפחיתה את הלחץ שאני מרגישה, כי אני יודעת שאני לא שוכחת משהו. מחוץ לטווח הראייה, מחוץ למוח, אחרי הכל.
לראות זה לעשות: 8 דרכים יצירתיות לדמיין את רשימת המטלות שלך| זאפייר
יְפֵהפִיָההוא מייסד שותף שללְהִתְקַיֵם, פלטפורמת ניתוח אישית שתעזור לך לעקוב ולהבין את חייך. היא סופרת בצוותובעבר היה מעצב התוכן הראשון של Buffer וראש תחום התוכן ב-Attendly.
תמונה בכותרת מאתעלי(פליקר). צילום לוח ומקלדת וסוכריות מאת בל בת' קופר. צילום פתקיות באדיבותציוד משרדי שיחה. מטריצת עדיפות של Covey באדיבותהמכון הגיאולוגי של ארה"ב. רשימת מטלות משורטטת באדיבותסטודיו אלביס. רשימת מטלות באותיות יד באדיבותטוב זה בסדר בלוג. רשימת מטלות מקושקשת באדיבותגברת איסטון. The Daily Stack באדיבותאנדרס היימוזה.
רוצה לראות את העבודה שלך על Lifehacker? אֶלֶקטרוֹנִיאנדי.
