אם יש לך דברים על השולחן שלך שאמורים להיות בתיבת הדואר הנכנס שלך ושטויות בתיבת הדואר הנכנס שלך שאמורים להיות בפח, אל תפחד: אתה בהחלט לא האדם היחיד שמתמודד עם עומס. הנה איך להשיג את זה תחת שליטה.
אז יש לך משרד מבולגן שתרצה לאלף. כולנו היינו שם, ורבים מאיתנו עדייןהםשָׁם. אתה אולי חושב שהאנשים שמאחורי בלוגי הפרודוקטיביות והארגון המועדפים עליך חסינים מפני דברים כמו בלגן וחוסר ארגון, אבל לעתים קרובות יותר אנחנו שופעים בטיפים, טריקים ופתרונות לארגון.בִּגלַלהמאבקים שלנו עם חוסר ארגון. בדוקהמהפך המשרדי הקיצוני שלילראיה על דרכיי המבולגנות בעבר.תמונה מאתיוהאן לרסון..
כולם צריכים להתמודד עם העומס; חלק מהאנשים פשוט מתמודדים עם זה בצורה מוצלחת יותר הודות לדרך שבה הם גודלו, לסובלנות האישית שלהם לאי-סדר, או על ידי ללמד את עצמם הרגל טוב אחד בכל פעם כדי להשתלט עליו. אתה לא אדם רע או לא מאורגן באופן סופני אם המשרד שלך מבולגן כרגע. אתה פשוט אדם שלא לקח את הזמן ללמוד הרגלים חדשים שעוזרים לך לשמור על המשרד שלך מאורגן ככל שתרצה. מדריך זה נועד לעזור לך להתחיל ולתת לך את המרחב הנקי והברור לשמש כנקודת שיגור להמשך הארגון.
בואו נשתמש בשיטת הלכידה בכל מקום מה-ביצוע דבריםמערכת כדוגמה מקבילה. יש אנשים לועגים לרשום הכל (הליבה של הלכידה הנפוצה של GTD) ואומרים דברים כמו "אני לא צריך לרשום הכל! יש לי זיכרון מעולה! אני מסתדר מצוין!" שנינו יודעים שאין להם זיכרון חזק כמו שהם טוענים, אבל הבעיה האמיתית היא שזה כמו שמישהו אומר "אני לא צריך להשתמש בגלגלת הזו! אני יכול להרים את הדבר הכבד הזה לבד! אני עָדִין!" זו דרך נורא לא יעילה להתנהל בדברים.
המצאנו גלגלות - ומחברות כדי ללכוד את המחשבות שלנו! - במיוחד כדי שלא היינו צריכים לעבוד כל כך קשה. אתה עלול להסתדר עם מערכת תיוק שמורכבת מערימת ניירות בצורה מסוכנת בפינת השולחן שלך ורק לזרוק דברים כשהם מתנשאים גבוה מדי כדי שתוכל לראות את הצג שלך, אבל זה טיפשי להתווכח על שום דבר מלבד זה שתסתדר. מוטב אם הדברים היו ממוקמים כראוי. מעולם לא פגשתי אדם יצירתי שהיה לא מאורגן שלא היהיותר זמן להיות יצירתייםאם החיים שלהם לא היו טורנדו של כאוס ובלאגן.
למה המשרד שלך עמוס
אף אחד לא מגיע לבגרות בלי להבין מה זה פח אשפה. משרדים עמוסים לא קורים כי פשוט שכחת איך להיפטר מהשטויות. אנחנו לא יכולים להגיד לךבְּדִיוּקלמה המשרד שלך עמוס, אבל אנחנו יכולים להציע לך כמה דברים שכדאי לקחת בחשבון, ולהדגיש מגמות בקרב אנשים עם משרדים ובתים עמוסים.
הערה: לא אכפת לך מהסיבה וברצונך לדלג ישר לתיקון הבעיה? דלג למטה אלמאיפה להתחילסָעִיף.
עבור אנשים מסוימים זה עניין של מחסור.הם רואים בחפצים סוג של אבטחה, מבודד מפני שינוי. כל עוד יש לךדְבָרִים- אפילו דברים חסרי ערך כמו יותר מדי מילויי Post-It Note במגירות שלך ודואר זבל שנערם על המזנון - יש לך איזשהו מחסום נגד מחסור וחוסר.
אנשים אחריםשונאת לקבל החלטותומעדיף לדחות את קבלת ההחלטות כמה שיותר זמן. רוב הזמן הם לא יכולים - בוסים דורשים תשובות, חברות שירות דורשות תשלומים, הממשלה דורשת את החזר המס שלך - אבל בתחומים שהם שולטים בהם, כמו התמודדות עם הדברים שנערמים על שולחנם, הם יכולים לומר "לא עכשיו! " למרבה הצער, הלא עכשיו יכול בקלות להפוך לעולם לעולם.תמונה מאתtome213.
אנשים אחרים הםלא יעיל בניהול הזמן שלהם. הם רוצים משרד נקי אבל הם מנהלים את זמנם בצורה כל כך רופפת, שפשוט אין חלון ביום שבו הם יכולים לשבת ולפנות את השולחן שלהם כדי להתחיל מחדש למחרת.
המדריך הזה לא הולך - ולא יכול - לספר לכם בדיוק מה הכוח הבסיסי מאחורי המשרד שלכם שנראה כמו סיוט פוסט-אפוקליפטי, אבל אנחנו מציעים כמה שאלות לשיקוף. אם אתה רוצה להיכנס ישר לחלק הניקיון והארגון, אתה יכול לדלג על הקטע הזה, אבל אנחנו ממליצים בחום שלא. בלי הרהור קטן על שינוי הלך הרוח וההרגלים שלך, אתה פשוט משפשף את המשרד שלך כדי להכין אותו לעוד בלגן. קרא את השאלות הללו ורשום את התשובות שלך.
איך המשרד שלי גורם לי להרגיש?
איך אני מרגיש כשאני זורק דברים?
אנשים עם משרדים נקיים הם... ?
העומס בסדר כאשר... ?
המשרד שלי יהיה נקי אם רק היה לי יותר זמן/כסף/מקום/...?
לפני שנים, כשהמשרד שלי היה מבנה דמוי מערה של מדפים וערימות עמוס אפילו יותר מהתמונה למעלה, הייתי עונה על השאלה הראשונה ב"זה גורם לי להרגיש שאני הולך להמעך למוות מתחת לכל הדברים שלי ," אבל עכשיו הייתי עונה "זה גורם לי להרגיש מאושר ושולט בזרימת העבודה שלי." זה תלוי בך לעבוד על השאלות ולהחליט אם תשובה כמו "אנשים עם משרדים נקיים הם צפופים *@(!%$^es!" תורמת לכך שלא תביא את המשרד שלך לרמת הארגון והיעילות שהיית רוצה זה להיות.
הדבר החשוב הוא שתביןמַההסיבה הבסיסית לבלגן היא. המשרד שלך לא הרוס כי שכחת באופן קסום איך להשתמש בפח האשפה. זה הרס מסיבה אחרת, ערימות הניירת ללא השגחה, סבך הכבלים ופחיות הפופ השורות לאורך אדן החלון הן רק התוצאות.
היכן להתחיל
עם חלק ניכר מהעבודה הקשה מאחורינו - ותאמינו לנו, לחפור במוח שלכם כדי להבין את הגורמים הנסתרים שתורמים לאסון המשרד שלכם זו עבודה קשה - הגיע הזמן להסתכל על הצד הפיזי של הדברים.תמונה מאתמזחה.
אנחנו הולכים להיכנס לשלב הזה של הצלת המשרד שלך עם המנטרה "הכלחוֹבָהלך." בסופו של דבר אתה לא תיפטר מהכל, אבל אתה צריך לשנות את נקודת המבט שלך. כרגע אתה נאחז יותר מדי בדברים יותר מדי זמן. בספק? תראה את ערימת השטויות על השולחן שלך. כשאתה ממשיך דברים שעברו את הנקודה שבה היה צריך לגרוס, למחזר, לזרוק או להחזיר אותם לאחסון אתה פועל תחת מנטליות של "למקרה" שתמיד תוביל לבלגן וחוסר ארגון.
אנחנו לא גרים באי נידח עם שירות דואר פעם בשנה. אנחנו חיים בעולם המודרני שבו אתה יכול לקנות כל דבר, בכל עת, או לקבל אותו באותו יום או ללון בביתך. להחזיק במשהו "למקרה" היא צורה קלה של אגירה. המנטרה לניקוי העומס והשבת המרחב שלך היא "הכלחוֹבָהלָלֶכֶת."
המשרד שלך יכול להיות הרס מוחלט או שפשוט יעברו כמה שבועות איחור לדיישה טובה. יהיה עליך להתאים חלק מהכללים הבאים כך שיתאימו למצב שלך. עם זאת, אל תכעס עליהם! זה לא "להסתגל למצב שלך" אם אתה מחליט לא לעשות משהו כי זה נראה קשה מדי או גוזל זמן. לעולם לא תקבל משרד מאורגן על ידי אמירת "המממממממ לנקות את המגירות לא ממש רלוונטי במצב שלי, אני אוהב את המגירות שלי מלאות. אני פשוט אוותר על השלב הזה."
אספקה:אסוף כמה חומרים פשוטים. אתה לא צריך הרבה כדי לבצע את העבודה, למרות מה שהקטלוגים העצומים של חנויות מתמחות ארגוניות עשויים לגרום לך להאמין. בזמן שאנחנו עוסקים בנושא הזה, לעולם אל תקנה כלים לארגון עד שחיית עם משרד נקי במשך זמן מה ומצאת ש- Organizer XYZ או Laptop Stand ABC יועילו לך. רכישת דברים לארגון לפני שאתה מכיר אותךבֶּאֱמֶתצריך זה רק לבקש עוד בלאגן וכאוס.
תזדקק לפחות לשלושה מיכלים מסוג כלשהו - סלי כביסה יציבים הם נהדרים - כמה שקיות אשפה כבדות, כמה שקיות Ziploc - מהסוג עם שטח התווית שכבר עליהן מצויין - וכמה מסקינטייפ ושרפי. . אנחנו צריכים מיכלים לשים בהם דברים, שקיות לשקית דברים, ואת הטוש והסרט לתיוג.
חסימת הזמן:ניקוי משרד עמוס לוקח זמן. אתה יכול לנקות אפילו את המשרד הכי מבולגן בסוף שבוע, אבל אתה צריך לשים את הזמן לעשות את זה ואתה צריך להיות מחויב להיפטר מהעומס. אתה צריך להקדיש גוש זמן שבו לא יפריעו לך ואתה צריך להתחייב לנצל את הזמן הזה ביעילות. זכור את המנטרה. הַכֹּלחוֹבָהלָלֶכֶת.
הֲקָמָה:אם אפשר בכלל, אם אתה יכול לרוקן לחלוטין את המשרד שלך זה אידיאלי. כשעשיתי שיפוץ משרדי, רוקנתי את כל המשרד שלי עד רצפת האריחים. זה עושה את זה הרבה יותר קל לשלוט בזרימה של מה שחוזר לחלל המשרד שלך כשהחדר חשוף לחלוטין מההתחלה. אם אינך יכול לרוקן את המשרד שלך כי אין לאן לדברים ללכת או שהבוס שלך יזעיף את פניך כשאתה מעלה את המשרד שלך למסדרון המשותף, אתה יכול לעבוד בתוך החלל - אתה רק צריך להיות יותר חרוץ כדי לא לתת דברים מתגנבים בחזרה לחלל שלך בזמן שאתה עובד.
כאן נכנסות שלושת המכולות. מכולה אחת מיועדת לדברים שהולך ישר לפח, אחת עבור דברים שאתה שומר אבל לא שייך למשרד, והשלישית עבור דברים שאתה הולך. לתרום. בוא נבהיר כאן משהו. לתרום זה נהדר (ואנחנו באמת ממליצים על זה), אבל אם תרומה של הפריט באמת אומר שאתה פשוט הולך להעביר פריט לערימה שלעולם לא תגיע אליה, אתה רק צריך לזרוק (או למחזר) אותו. המשרד המבולגן הוא הוכחה מספיקה לכך שאתה ממוטט בזמן, למה לגרום לעצמך להרגיש אשמה על קופסה של דברים שייקח לך שלושה חודשים להגיע למרכז התרומות? כאשר יש ספק, פשוט זרוק אותו. הַכֹּלחוֹבָהלָלֶכֶת.
איך מחליטים מה לזרוק? התחל מעמדת ברירת המחדל שהכל בהחלט חייב לצאת מהמשרד שלך לעזאזל.הַכֹּל. אם אתה לא יכול להצדיק את קיומו של משהו בצורה קונקרטית ומיידית, זה לכיוון האשפה. השתמש בשתי השאלות הפשוטות האלה כדי להחליט אם משהו מותר לחזור לסביבת העבודה שלך:
האם זה נחוץ לעבודה שלך?אם אתה לא יכול לעשות את העבודה שלך בלי המחשב שלך ופנקס חוקי, הוגן מספיק, אתה יכול לעזוב אותם. המגירה ההיא המלאה בעטים שונים וחצי משומשים ובלשוניות דביקות בצבעים שצברתם אך כמעט לא השתמשתם בהם מאז ממשל קלינטון? זרוק את זה החוצה.
האם זה יפה או מרומם?מפעל משרדי מטופח ותמונות של המשפחה שלך אינם נחוצים מבחינה טכנית לעבודה שלך, אבל הם מונעים מרוב האנשים לתלות את עצמם בחדר ההפסקה עם אורך של כבל CAT5. אם יש לך צמחים מתים הם חייבים ללכת. פרק את תמונות המשפחה ועדכן אותן. שמור על הדברים שעושים אותך מאושר אך עשה זאת במתינות. השולחן שלך מיועד לעבודה לא לטיפול בסחלבים או לארכיון הישגי הכדורגל של ילדך.
אם תענה על שתי השאלות האלה בכנות, תוכל מיד לסלק הרים של שטויות. האם אתה צריך כמה כבלי USB מיני פינים כדי לעבוד? לא. אתה צריך 40 עטים? לא. האם אתה צריך תזכירים בפקס מלפני חמש שנים? לא. היה חסר רחמים. ברוב המשרדים יש מעט מאוד שהוא קריטי למשימה וצריך לאחסן ולשמר אותו באותה הקפדה השמורה לצילומים מנחיתה על הירח. היו ליברליים בהשלכתכם לצד חפצים שאינם בשימוש.תמונה מאתnkzs.
היוצא מן הכלל לזריקת דברים שאינם בשימוש הם אותם דברים נדירים ביותר אך הכרחיים. לכולנו יש את הכבל המוזר שאנחנו משתמשים בו רק מדי פעם לסנכרון המכשיר הזה או אחר והחלפתו יהיה כאב עצום. כאן נכנסים לתמונה תיקי Ziploc. גם אם זה יעלה רק 5$ להחליף את הכבל, הטרחה למצוא אותו באינטרנט, להזמין אותו ולהמתין לו גוברת בהרבה על כמות המקום הקטנה שהכבל המסומן והמאוחסן כהלכה יתפוס. הכנס לתיק ה-Ziploc ותווית אותו בבירור כמו "כבל AV מצלמת וידאו של Panasonic Cam-to-Composite AV" כדי למנוע כל עתיד "מה זה?" רגעים במהלך הפעלות ניקוי עתידיות.
איך להמשיך
אם לא הבהרנו היטב עד שלב זה את "הכלחוֹבָהלכלל go" יש מעט יוצאי דופן. אתה צריך לשנות את הלך הרוח שלך מזה של מישהו ששומר דברים לזה של מישהו שנפטר מדברים. אתה רוצה להסתכל על כל אובייקט במונחים של "האם זה שימושי? לֹא? אז איך אוכל להיפטר מזה כמה שיותר מהר?" שום כמות של טיפים או טריקים לניקוי לא יכולה למנוע את הצורך לשנות את הלך הרוח שלך כפי שגיליתי לפני שנים עם שלימהפך משרדי.תמונה מאתלְעַקֵם.
הדבר הראשון שהייתי צריך לעשות לפני שפיניתי את השולחן המבולגן שלי היה להודות שמה שכיניתי קודם לכן להתארגן היה בעצם רק
ניקוי
. כאשר באג הארגון היה נושך, הייתי קורע את המשרד שלי ומבלה סוף שבוע שלם במחשבה "זהו זה! אני מתארגן!" רק כדי לגלות שהשבוע הבא הוביל לערימה גדולה של בלגן. לא הייתה לי מערכת להתמודד עם שום דבר: ניירת, פרויקטים נכנסים, קבצים דיגיטליים, שום דבר. נאלצתי לשבת ולאמץ את הלך הרוח של אדם לא מסודר. כל לוחות השנה, המתכננים והמכולות לא עזרו אפילו ולו אפילו עד שהשתלטתי על הסביבה שלי.
זה לא מספיק רק לנקות את החלל, לנקות אבק מהשולחן ולקרוא לזה טוב. לכן הדגשנו כל כך חזק את המונולוג הפנימי שלך בסעיף הראשון. ניקיון המשרד שלך - או המכונית שלך, או הבית שלך, או כל חלל אחר שלך - לא מתייחס לאופן שבו זה הסתבך מלכתחילה ולצפות שהוא יישאר נקי זה כמו לצפות ממהמר לא לבזבז את כל הכסף שאתה פשוט נתן לו. אם אתה רוצה להמשיך את העניינים, תצטרך לא רק לפנות את שולחן העבודה שלך כדי להתחיל, אלא גם להפעיל מערכת שתשמור אותו. שקול את השאלות הבאות:
איך נע נייר במשרד שלך?אם אתה סובל ממשרד עמוס, אתה לא יודע את התשובה לשאלה הזו. נייר צריך זרימת עבודה. ייתכן שיש לך זרימת עבודה אחת לנייר או שייתכן שיש לך זרימות עבודה מרובות על סמך המקום ממנו מגיע הנייר. זרימת העבודה הבסיסית ביותר עבור נייר היא: הנייר מוכנס לתיבת הדואר הנכנס שלך, אתה מסיר את הנייר ומעריך את ערכו, ומתייק או משליך אותו מיד. נשמע יסודי עד כאב, נכון? אם זה היה אלמנטרי בפעולה כמו בסיפור החוזר, האנשים היחידים שהיו קוראים את זה היו אלה שמתמוגגים משולחנותיהם הבתוליים.
עכשיו זה הזמן להחליט אם מערכת התיוק שבה אתה משתמשזקוק לשיפוץאו אם אתה צריך לנטוש את זה בשביל משהו פשוט יותר כמומערכת הקופסה האחת. בזמן שאתה נמצא, זה ודא שכןלהגדיר מדיניות שמירת רשומותכדי להדריך כמה זמן אתה שומר דברים במערכת התיוק שלך.
האם למשרד שלכם יש אחסון מיידי ועמוק?סביבת העבודה שלך בפועל צריכה להיות נקייה מכל דבר מלבד העבודה שאתה מטפל בה באופן פעיל. מגירות השולחן ואזורי האחסון בהישג ידם צריכים להיות רק הציוד שבו אתה משתמש לעבודה היומיומית שלך. להשתמש במתייג כל יום? זה יכול להיכנס למגירת השולחן שלך. להשתמש בפאוץ' למינטור פעם בחודש? יש לאחסן אותו בארון או בארון באזור פחות סחר במשרד שלך.
אם הנחת דברים היא טרחה ואין שום חריזה או סיבה לאופן שבו אחסנת דברים, אז אתה תהיה מאוד עמיד לעשות זאת והדברים פשוט יגמרו על השולחן והמזנון שלך. שוב.
האם טיהור הוא חלק מהסקירה השבועית והחודשית שלך?כרגע סביר להניח שלא. בעתיד זה יהיה. לא עבדת כל כך קשה כדי להוציא את כל השטויות מהמשרד שלך רק כדי לתת לזה להצטבר שוב. פעם בחודש תסתכל על המשרד שלך ושאל את עצמך מה היה שימושי ומרומם באותו חודש ומה לא. הצג את הדברים חסרי התועלת. התפקיד שלך הוא לעשות דברים - לא לטפל בשטויות הסוררות שנסחפו על השולחן שלך. היו חסרי רחמים בפגישות הטיהור המתוכננות שלכם וזכרו כל מה שלא עוזר לכם להשיג את המטרות שלכם.
האם עמיתיך לעבודה ובני משפחתך יודעים על המאמץ שלך?
ברגע שתסדר את שולחן העבודה שלך ותפקוד זרימת העבודה שלך, עדיין יש לך דבר אחרון לעשות. אימון האנשים סביבך. אם אתה לא רוצה שבני משפחה ועמיתים לעבודה פשוט יזרקו דברים על השולחן שלך, עליך לאמן אותם להשתמש בתיבת הדואר הנכנס שלך. היו טקטיים, לפעמים כל מה שצריך זה פשוט "אני משתדל מאוד להגדיל את זמן התגובה שלי, אם תשים דברים ישירות בתיבת הדואר הנכנס שלי אז אוכל להגיב לזה מהר יותר" או וריאציה כלשהי. רק אתה מכיר את עמיתיך לעבודה, אולי תידרש לבנות מדורה של דוחות TPS על שולחנם כדי להעביר את המסר, אבל פעולה זו תעזור לצמצם את הטרחה שאתה עובר מדי יום כדי לשמור על המערכת שלך על המסלול.
קריאה נוספת ושמירה על המיקוד שלך:
מצב העבודה שלך, פריסת המשרד שלך, ובמיוחד הנטייה שלך לבלגן והסיבות שזה בסופו של דבר נערם על השולחן שלך הם כולם ייחודיים. קח את המוטיבציה שמצאת בקריאת המדריך לעיל והשתמש בו כדי להתחיל לאלף את סביבת העבודה שלך. בתהליך תרצו רעיונות ותובנות נוספות ולמזלכם, כיסינו הרבה טיפים לאורך השנים על השבתת חללי עבודה סוררים ושליטה בבלגן. עיין במאמרים הבאים לקריאה נוספת.תמונה מאתredfloor.
היתרון של קריאה על פינוי וניקיון לאחר ביצוע הניקוי הראשוני של המשרד שלך הוא שזה שומר עליך מוטיבציה. זה מזכיר לך למה ניקית את המשרד שלך, זה שומר את העין שלך חדה לבלגן ולדרכים לגרש אותו, וזה גורם לך לתעב לראות את המשרד שלך חוזר להרוס.
עכשיו, כשאתה חמוש בכלים ובשאלות קשות שיעזרו לך לארגן את המשרד שלך, הקפד לצלם כמה תמונות לפני ואחרי כדי לשלוח ל-Lifehacker Workspace Show and Tell Pool! אנחנו אוהבים לראות משרדים מדהימים ואנחנו אוהבים את זה אפילו יותר כשאנחנו זוכים להציץ בצילומי לפני ואחרי כדי לראות כמה רחוק הגעת.
ג'ייסון פיצפטריקהסוד של משרד ללא עומס הוא דבקות נצחית ב"הכל חייב ללכת". מדיניות של ניקיון ואמונה שאין בלגן שאשפה גדולה מספיק לא יכולה לטפל בו.
