לעסקים יש מדיניות לגבי משך הרישומים והניירת - וגם אתה צריך. צמצם את העומס במשרד שלך על ידי קביעת כללים לטיפול בניירת.
בבלוג הארגוני Ian's Messy Desk, ליאן יש כמה טיפים נהדרים להפחתת העומס במשרד. העיקרי שבהם הוא יצירת מדיניות שימור שיאים.
למרות ההתקדמות הטכנולוגית, ישנם קבצים מסוימים, כגון רישומי כוח אדם ומסמכים ארגוניים, שתצטרך לשמור לפרקי זמן ממושכים. כדי לנהל את התהליך הזה, תזדקק לתוכנית שמירת רשומות. אופן קריאת המדיניות הזו ישתנה בהתאם לחוקים המקומיים.
זה לא יעיל או מעשי לשמור על ניירת מעבר לנקודה שבה היא נדרשת על פי חוק או מועילה לך ישירות - אז שלום לחשבונות כבלים בני חמש. התהליך של איאן מתחיל בהקצאת כלל ומשך עבור כל סוג של מסמך בערימה ה"פעילה" של אחד, ואז איחוד וארגון תיבות הארכיון שלך עם תאריכי הרס עד. בדרך זו, הפעלות הניקוי שלך מאפשרות לך במהירות ובביטחון לגרוס, לשרוף או לצלם את המסמכים למסלול נמוך יותר של כדור הארץ. אם אינך בטוח בתזמון הנייר, עיין במדריך של Kiplinger לכמה זמן לשמור מסמכי מס. אם תרצה לסדר את ארון הקבצים שלך, שקול עוד יותרדיגיטציה של המסמכים שלך לאחסון לטווח ארוך ללא עומס.תמונה מאתמרסין ויצ'ארי.
שמונה דרכים לשמור על העומס במשרד שלך[שולחן העבודה המבולגן של איאן]