השלבים החשובים ביותר ליצירת רשימת מטלות אפקטיבית

המפתח ליום פרודוקטיבי הוא, עבור רבים, רשימת מטלות מוצקה, וזו הסיבה שיש כל כך הרבה אלמנטים שמרכיבים אותה. כדי להיות ברור, אפילו לרשום את כל הדברים שאתה צריך לעשות בצורה אקראית עדיין עדיף מאשר לא לעשות את זה, אבל אם אתה באמת רוצה להצטיין, למה לא להשקיע קצת יותר זמן וליצור אחד שיעזור לך לעשות הכל באמת?

לפני הכנת הרשימה שלך, תעדוף את המשימות שלך

הצעד הראשון להכנת רשימת מטלות נהדרת הוא להבין מה באמת צריך להיות בה. יש לך כמה אפשרויות כשאתה עושה את זה, אבל הדבר הראשון שאתה צריך לעשות הוא לזרוק כל דבר שאתה רוצה או צריך לעשות.

כעת, אתה יכול להשתמש באחת משלוש שיטות כדי למיין ולתעדף את המשימות הללו. הראשון די קל: דרג כל אחד באמצעות ה-שיטת ABCDE. הקצה לכל משימה ציון מ-A, הדברים החשובים ביותר שיהיו להם השלכות אם הם לא יבוצעו; ב, המשימות שלא יהיו להן השלכות משמעותיות מיד אם יבוטלו, אבל כן צריך לטפל בהן; ג, משימות ללא השלכות אמיתיות על אי ביצוען, אבל יהיה טוב שיטפלו בהן; ד, משימות שאתה יכול להאציל למישהו אחר בביטחון שהוא יבצע אותן; ו-E, משימות שאתה יכול פשוט לזרוק לגמרי כי אין להן מטרה או שום השלכות הקשורות אליהן.

זו גישה די סובייקטיבית שמבקשת ממך להבין את הציונים האלה בעצמך וללכת איתם, אז אם אתה צריך משהו קצת יותר קונקרטי, שקול להשתמש במטריצת אייזנהאואראוֹגישה מתמטית שימושית זו. אם תבחר ב-Eisenhower, תיצור גרף שבו ציר X מייצג דחיפות וה-Y מייצג חשיבות, כך שבסופו של דבר תקבל ברביע שמאלי עליון מלא במשימות דחופות וחשובות, בעוד שהחלק הימני העליון להראות לך משימות לא דחופות ולא חשובות, וכן הלאה. כשעושים זאת, כדאי לרשום הקשר כלשהו, ​​כמו מועדים והשלכות אפשריות, ליד כל משימה, כדי שתוכל לזהות ביתר קלות אם הם בזמן (או "דחופים") ותוצאתיים (או "חשובים"). אם תבחרו במסלול המתמטי לאובייקטיביות מירבית, הסתכלו לאחור על רשימת המשימות ההיא והקצו לכל אחד שני מספרים בין 1 ל-10: הראשון הוא כמה מאמץ ייקח המשימה והשני הוא כמה השפעה תהיה לה בסופו של דבר. לאחר מכן, חלק את מספר ה"תוצאות" של כל משימות במספר "המאמץ" שלה לקבלת ציון סופי, שגם הוא יהיה בין 1 ל-10, ולאחר מכן דרג את כל המשימות מהמספר הנמוך ביותר למספר הגבוה ביותר, כך שתעדף את אלו החשובות אך דורשות את המינימום מאמץ, כלומר תוכל להספיק יותר מבלי לבזבז את כל האנרגיה והמשאבים שלך.

הכנת רשימת המטלות עצמה

לאחר שנישכתם את המשימות החשובות והדחופות, עליכם להכין את רשימת המטלות עצמה. אל תפחד לאמץ סוגים רבים של רשימות מטלות,כמו אלו לטווח ארוך ויומיום. המשימות החשובות אך לא דחופות, למשל, עשויות להיות עדיף להכניס לרשימה של יעדים שבועיים מאשר ליום של יעדים, כך שתוכל לחסוך את עיקר הזמן שלך למה שהכי דחוף.

תקן הזהב של רשימות המטלות הוארשימת 1-3-5, אז שקול לדבוק בנוסחה הזו בעת יצירת הרשימה שלך, בין אם זה ליום, לשבוע, לחודש או לכל השנה. עם רשימה מהסוג הזה, תבחר משימה אחת גדולה, שלוש בגודל בינוני וחמש קטנטנות כדי לדפוק בזמן - ותעשה רק את אלה. הזמן והמשאבים שלך סופיים, כך שזה מונע ממך להיות מוצף או לבזבז את הזמן שלך על משימות לא ראויות. משימה גדולה צריכה להיות משימה שתדרוש זמן ומאמץ, ובנוסף תהיה לה השלכות על אי-ביצוע. בחייך האישיים, זה יכול להיות הגשת מיסים או השתתפות בכנס הורים-מורים. בעבודה, זה יכול להיות ניתוח נתונים שאתה צריך להציג בפגישה גדולה. משימות בינוניות הן כאלה שדורשות קצת זמן ויש להן השלכות מסוימות, אבל לא דורשות נתח גדול מהזמן או המשאבים שלך. משימות קטנות הן אלה שנחמד לבצע אך לא יהרסו אותך אם לא יטופלו, כמו מיון מיילים או ארגון ההערות שלך. ביצוע אלה יניע אותך ותעניק לך הרגשה של הישג באותה מידה שזה יתרום משהו קונקרטי לעבודה שלך.

בחר את שיטת רשימת המטלות שלך

לבסוף, אתה צריך לעשות רשימה אמיתית, אבל יש דרכים שונות לעשות את זה. אל תנסה לשמור את כל זה ב-noggin הישן; קל לשכוח דברים או לצאת מהמשימה. במקום זאת, אתה יכול להשתמש באפליקציה המיועדת לרשימות מטלות,כמו אלה, או אפילו כתוב ביד את המטלות שלך.כתיבה ביד עוזרת לךהתחבר ושמור את כל מה שאתה רושם, כך שזו יכולה להיות דרך מצוינת לפתוח את היום ולהגדיר את המשימות הדוחקות שלך במוח שלך. אם אתה הולך להיות הרבה בתנועה, נסה לכתוב במחברת חכמה,כמו Rocketbook Core, כך שתוכל לסרוק את הדפים ולהיות זמינים בטלפון שלך או במכשירים אחרים מיד. אַחֶרֶת,מתכנן מהבית הספר הישןעובד ממש טוב כאן. (להלן רשימה של מתכננים מעולים עבור מגוון צרכים.)

המטרה היא להוריד את הרשימה במקום נגיש, אבל גם להקדיש זמן ליצירה שלה, כך שאתה מתחבר לחשיבות המשימות העומדות על הפרק ומתחייב אליהן. זה לוקח קצת יותר זמן בכל בוקר, אבל באמת יכול להשתלם.