התחל לדרג את המשימות שלך כדי להקל על מיון רשימת המטלות שלך.
אנו עשויים להרוויח עמלה מקישורים בדף זה.
קרדיט: TippaPatt/Shutterstock
מרכיב עיקרי של פרודוקטיביות הוא מתן עדיפות לאחריות היומיומית שלך, וזו הסיבה שרשימות מטלות חשובות כל כך. בדרך כלל, אני מציעבאמצעות מטריקס אייזנהאואר, שעוזר לך למיין מטלות ויזואלית לפי כמה הן דחופות וחשובות, אבל יש דרך אחרת: שיטת ABCDE, שמגיעה מלאכול את הצפרדע הזו!: 21 דרכים נהדרות להפסיק לדחות ולהספיק יותר בפחות זמן מאת בריאן טרייסי. בָּרוּר,לאכול את הצפרדע- או לבצע את המשימה הגדולה והתובענית ביותר שלך קודם - היא אחת הדרכים להתמודד עם חובות היום, אבל גם מבנה איך תעשה את השאר הוא די חשוב. הנה איך זה עובד.
מהי שיטת הפרודוקטיביות של ABCDE?
שיטת ABCDE היא דרך פשוטה לסווג כל מה שאתה צריך לעשות. השימוש בו יכול להיות צעד ראשון מוצק להכנת רשימת המטלות שלך, במיוחד אם אתה עוקב אחר דגם כמורשימה 1-3-5, שמחייב אותך לבצע משימה אחת גדולה, שלוש בינוניות וחמש קטנות בכל יום. להבין את המשימות הגדולות, הבינוניות והקטנות היא למעשה משימה בפני עצמה (אבל היא לא נחשבת לאחת מהחמש, סליחה).
כאשר אתה מתכנן את היום שלך, אתה הולך לתת לכל משימה שלפניך ציון. ראשית, רשום את כל מה שאתה צריך לעשות. זו יכולה להיות רשימה של המשימות שלך ליום, לשבוע או לחודש - בסופו של דבר תנקה את הכל. לאחר מכן, תן לכל אחד מהם ציון על סמך המתווה הזה:
A מיועד למשימות החשובות ביותר, כמו כל דבר שתהיה לו השלכה אם הוא לא ייצא לפועל. אלו הן משימות ה"צפרדע" שידרשו משאבים וזמן, אבל הן יכולות להיות גם משהו שלא לוקח הרבה זמן אבל יש לו עונש נכבד על כישלון, כמו תשלום חשבון בזמן.
משימות ב' הן כאלה שגם צריך להסתיים, אבל לא יהיו להן השלכות רציניות כל כך אם הן לא יבוצעו מיד. אתה יודע שאתה צריך לעשות אותם בשלב מסוים (שמא הם יסלימו לדחיפות של משימה A) אבל יש לך קצת מרחב התנועות.
למשימות C אין השלכות על אי-ביצוע, אבל הן דברים שיהיה טוב לטפל בהם. עבורי, משימה C עשויה להגיב לפרסום יחסי ציבור לומר שאני לא מעוניין לראיין את הלקוח שלהם. לא הייתי צריך לעשות את זה, אבל זה דבר נחמד לעשות ששומר על קשר מקצועי ידידותי. (לעומת זאת, משימה ב' תגיב לסוכן הפרסום של מישהו מיד כאשר הוא מנסה לקבוע זמן לראיון. משימה א' תהיהמַעֲשֶׂההראיון.)
משימות D הן כל דבר שאתה יכול להאציל למישהו אחר. לאדם שאתה נותן לו את זה לא אמור להיות שום משימות A או B שהוא ייקח ממנו; זה צריך להיות בראש סדר העדיפויות עבורם, גם אם זה לא חשוב עבורך או פשוט משהו שאתה סומך עליו שהם יבוצעו כמו שצריך.
משימות E הן אלה שאתה מבטל לחלוטין. אם הם לא משרתים שום מטרה, אין להם השלכות הקשורות אליהם, או שהם עשויים אפילו להוציא אותך מהמסלול או להזיק, פשוט אל תעשה אותם. אבל זה ציון די יחסי: תגיד שרצית ללכת למכולת הערב אבל פשוט אין לך זמן. יש לך מספיק אוכל בבית או שאתה יכול להזמין אוכל לקחת. זה בסדר לחסל את זה הפעם, אבל כשתרוקן את כל האוכל שלך, הטיול במכולת ישאג בחזרה לרשימה במיקום גבוה יותר. משימות E אחרות עשויות לעולם לא להופיע שוב; הם פשוט חסרי משמעות. התעלם מהם כדי להפחית את הלחץ על עצמך.
זכור שזה צריך להיות קצת סובייקטיבי. ישנן דרכים אחרות, אינטנסיביות יותר לסווג את המשימות היומיומיות שלך, ואם אתה נאבק במתן ציון לאחריות שלך, ייתכן שתצטרךנסה משהו קצת יותר ממוקד נתונים. המטרה כאן היא להיות מהיר ויעיל כדי שתוכל להפסיק להילחץ ממה שצריך לעשות, לתעדף את זה ופשוט להתחיל לעשות את זה.
השתמש בציוני ABCDE כדי להיות פרודוקטיבי יותר
לאחר שכל משימה קיבלה ציון, התחל לתכנן את היום שלך (ושבוע וחודש). כאן נכנסת רשימת המטלות הזו של 1-3-5: המשימה הגדולה האחת צריכה להיות משימה A, משהו שהוא דחוף ובזמן, ו/או דורש משאבים גדולים ומיקוד. שלוש המשימות בגודל בינוני עשויות לכלול אחת קטנה יותר ברמה A, אך ככל הנראה יהיו Bs. עבור חמש המשימות הקטנות יותר, אסוף את כל הציונים הנותרים ב' ואם תרצה, Cs. באשר לדברים ברמת D, מיקור חוץ ותיאום עליהם עדיין עשויים לדרוש מספיק עבודה כדי להכשיר את ביצוע המשלחת כאחת מחמש המשימות הקטנות יותר שלך, אבל זה תלוי כמה מאמץ זה באמת דורש ומה נראה שאר היום שלך כְּמוֹ. אל תירה במסנג'ר, אבל אולי תצטרך ליפול לאחור במשימה C כדי לטפל במשלחת.
ניתן פשוט להחתים את הציונים E. קדימה למחוק אותם או למחוק אותם. זה ירגיש טוב (ופרודוקטיבי) להשיג את הסופיות הזו עליהם.
לאחר שארגנת אילו משימות נחוצות ליום, הסתכל קדימה על השבוע וודא שאתה מתחשב באחריות ברמת B וגלגל אותם ליום שמתאים לך אם אין לך זמן ספציפי כזה. יְוֹם. דחייתם תהפוך אותם ל-As די מהר.
כמו תמיד, סמוך עלטיימבוקסלתזמן את היום משם. הקצו זמן לכל משימה בלוח השנה שלכם, תנו לעצמכם את מירב הזמן לתפקידים מרכזיים ברמת א' ופחות ופחות זמן ל-B ו-C. אל תעשו ריבוי משימות; במקום זאת, עשה כל דבר לפי הסדר, התחל באכילת הצפרדע ועבור בין הדברים האחרים בזה אחר זה עד שהם מסיימים. (היוצא מן הכלל כאן הוא שאם אתה מקצה משימות, נסה לבצע את זה מוקדם כדי שלאדם השני יהיה זמן להשלים את מה שאמור להיות עבודה ברמת A או B גם עבורו.)
דירוג תחומי האחריות שלך הוא דרך קלה לקבל עליהם פרספקטיבה ולשפר את תחושת הדחיפות שלך סביבם, אשרמכריח אותך להיות פרודוקטיבי יותר. הכנסת הכל לרשימה מסודרת מעניקה לך מבנה וכיוון, מבזבזת פחות זמן לאורך היום, ותעניק לך תחושה של הישג כשתסיים, וזה כשלעצמו ניצחון בפרודוקטיביות.
לינדזי אלפסון
עורך תכונות
לינדזי אלפסון היא עורכת התכונות של Lifehacker. כיום היא מכסה פריצות ללימודים ולפרודוקטיביות, כמו גם ניקיון ביתי ודיגיטלי, ומפקחת על הפרילנסרים על קצב המין ומערכות היחסים. היא בילתה את רוב הקריירה שלה לפני ה-Lifehacker בסיקור מדיה ופוליטיקה עבור כלי תקשורת כמו Us Weekly, CNN, The Daily Dot, Mashable, Glamour ו-InStyle. בשנים האחרונות, העיסוק העצמאי שלה התמקד בשימוש בסמים ובמשבר מנת יתר, עם קטעים שהופיעו ב- Vanity Fair, WIRED, The New Republic, The Daily Beast ועוד. הסיפור שלה עבור BuzzFeed News זכה בפרס American Journalism Online לשנת 2022 עבור ההסרה הטובה ביותר של חדשות מזויפות.
בנוסף לעיתונאות שלה, לינדזי היא סטודנטית בבית הספר לבריאות הציבור העולמית של NYU, שם היא עובדת לקראת התואר השני שלה בבריאות הציבור ועורכת מחקר על הטיה תקשורתית בדיווח על שימוש בחומרים עם יוזמת הדיווח על התמכרות של המכון למדיניות אופיואידים. היא גם מחנכת ספין מוסמכת של שוין. היא זכתה בתחרות Dunkin' Donuts לשנת 2023 שהעניקה לה שנה של קפה חינם. לינדזי מתגוררת בניו יורק, ניו יורק.
קרא את הביוגרפיה המלאה של לינדזי