הודעות הדוא"ל הנפוצות ביותר של שתי דקות שתוכל להתמודד איתן מיד

לְפִימתודולוגיית GTD, אם משהו לוקח לך פחות משתי דקות, אתה צריך לעשות את זה מיד - יותר, והוא נכנס לרשימת המטלות שלך. להלן כמה מהודעות הדוא"ל הנפוצות ביותר של שתי דקות שתוכל לזהות משורת הנושא שלהן.

פוסט זה הופיע במקור בבלוג IQTELL.

כאשר אנו סקרים את תיבת הדואר הנכנס שלנו, רובנו נרצה לקבל איזושהי הערכה לגבי כמה זמן ייקח לעבור על כל ההודעות. על מנת לעשות זאת, יצרתי רשימה המכילה את סוגי המיילים שאנו מקבלים, ומה אנו יכולים לצפות מבחינת הזמן שייקח להם לטפל בו. ואם זה ייקח פחות משתי דקות, כדאי לטפל בזה מיד.

המטרה שלנו היא לנסות ולחקור הנחות וכללי אצבע שונים לגבי ההתנהגות שלנו כאשר אנו מעבדים מיילים. אלה יכולים להיות מועילים ביותר, שכן מניסיוני, ככל שאתה יכול להפוך תהליכים לאוטומטיים, אתה צריך ליישם פחות משאבים נפשיים. בפרט, אתה יכול לעזור לבטל את הוויכוח הפנימי המתמיד שלנו: האם עלי לעשות זאת כעת או מאוחר יותר? כבונוס נוסף, התוצאה תשאיר מספיק כוח נפש ללא פגע למשימות החשובות באמת.

כמובן שלכל כלל יש יוצא מן הכלל; עם זאת, על ידי הנחת כמה הנחות, הצלחתי לייעל על ידי עיבוד דוא"ל באופן משמעותי. שים לב שאנחנו מדברים על תיבת הדואר הנכנס שלך בעבודה.

מיילים של שתי דקות לטיפול מיידי

הודעות דוא"ל לידיעתך/תזכירים

"מיילים לידיעתך" הם ככלל אצבע הודעות דוא"ל של פחות משתי דקות מכיוון שלרוב הם לא דורשים שום פעולה מצידך. אתה כנראה יכול להבין במהירות מה לעשות איתם ולעבד אותם לתוך תיקיית העזר שלך.

אימיילים לקידום מכירות

מיילים לקידום מכירות הם הודעות הנשלחות אליך מאתרים המקדמים מוצר, אירוע או מידע באמצעות ניוזלטרים. סוג זה של דואר אלקטרוני מתחלק לשתי קטגוריות: אלה שאתה מעוניין בהן ואלה שאתה לא.

אלה שאתה מעוניין בהם בהחלט ייקח לך יותר משתי דקות מכיוון שהם יכולים להוציא אותך מזרימת העבודה שלך. אלה שאתה לא מעוניין בהם ייקח לך כמובן פחות משתי דקות ויש להסיר אותם מתיבת הדואר הנכנס שלך לחלוטין.

אימיילים להזמנות

הודעות אימייל של הזמנה הן דוא"ל פעולה. הם דורשים ממך לבצע פעולה אחת: לקבל או לדחות. מכיוון שהפעולה הקשורה היא די פשוטה, סביר להניח שכל הודעות הדוא"ל להזמנות ייקח לך פחות משתי דקות. יתכנו פעולות המשך, למשל, קניית מתנה, איסוף ניקוי יבש וכו', אבל אתה יכול וצריך לפחות לקבל או לדחות.

"מחכה ל" מיילים

מיילים "מחכים" הם הודעות תזכורת שנשלחות אליך ממישהו שמחכה לפעולה שאתה צריך לבצע. סוג דוא"ל זה הוא, כמובן, דוא"ל של פחות משתי דקות מכיוון שלעתים קרובות הוא דורש עדכון סטטוס מהיר, כמו "אקבל אותו מאוחר יותר אחר הצהריים".

FWD: הודעות דוא"ל המוני

אני לא יודע מה איתכם, אבל אני אף פעם לא קורא מיילים המוניים ומסווג אותם כזבל באופן מיידי.

אימיילים שייקחו יותר משתי דקות

מיילים אישיים

מיילים אישיים שנוחתים במייל העבודה שלך כנראה אינם קשורים למשימות המיידיות שלך. ככזה, הם ייקח לך יותר משתי דקות כי הם מוציאים אותך מאזור ה"עבודה" שלך. מבחינה נפשית, כניסה ויציאה מפוקוס ייקח לרוב יותר משתי דקות. התייחס אליהם כאל הפרעה ונהל אותם בהתאם.

אימיילים שפותחים שיחות או ויכוחים

מובן מאליו שדוא"ל מסוג זה ייקח לרוב יותר משתי דקות מזמנכם. זה די מסובך לזהות את המיילים האלה לפני שאתה פותח אותם. אין כלל אחד שיכול לומר לך אם מדובר במייל שיחה או דיון או לא. עם זאת, מכיוון שאנו יכולים לזהות ממי קיבלנו את האימייל הזה ולרובנו יש זיכרון ברור של האינטראקציות הקודמות שלנו, אנו יכולים להניח על מה הדוא"ל יעסוק על ידי הסתכלות על מי שלח אותו.

מיילים במדיה חברתית

מיילים של מדיה חברתית הם התראות והודעות שאתה מקבל מרשתות חברתיות שאתה מנוי אליהן, כמו פייסבוק או טוויטר. ככלל, אני ממליץ להסיר את כל ההתראות החברתיות מהמייל שלך. עם זאת, הם עלולים לקחת יותר משתי דקות מכיוון שהם יכולים להוציא אותך מזרימת העבודה.

החזרת מיילים

סוג זה של אימייל חוזר הוא הודעה המאשרת משהו שכתבת, או מנסה להבהיר משהו ששאלת או אמרת. סוג זה של הודעה יכול ללכת לשני הכיוונים מבחינת הזמן שהוא יכול לקחת, מכיוון שבדרך כלל זה 50/50 אם אתה צריך להמשיך את שרשרת הדוא"ל הזו כדי לדון או לדון בנקודה מסוימת. אני בדרך כלל מסמן את אלה ליותר משתי דקות. לפעמים אני יכול לדעת על סמך השולח, הבעיה וניסיון העבר אם אני צריך לסמן את זה כפחות משתי דקות.

RE: RE: RE:

זהו אחד קל. המיילים הארוכים של RE: RE: RE: הם ללא ספק מייל של יותר משתי דקות. המיילים האלה הם ללא ספק המיילים שצורכים את הזמן הרב ביותר שתתקלו בהם, למה? הכלל שלי הוא לעולם לא להגיב, אלא להיכנס לשיחה; ושיחה כמעט תמיד אורכת יותר משתי דקות.

FW:

הודעות דוא"ל העברה הן הודעות דוא"ל שמישהו אחר מזוהה כרלוונטיות עבורך, מכיוון שחלק אחר כבר בדק את המיילים האלה והחליט שאתה צריך לטפל בהם. הייתי מסווג את FW: מיילים כמיילים של יותר משתי דקות.

כל סוגי דוא"ל נפוצים אחרים שאתה חושב שצריך לכלול? ספר לנו מה אתה חושב!

איך לזהות את ההודעות "יותר מ-2 דקות" לפני שאתה פותח אותן?| IQTELL

חיים פקל הוא מנהל השיווק של IQTELL. IQTELL היא אפליקציית דואר המשלבת בצורה חלקה אימייל ומשימות כדי לעשות דברים.

תמונה מאתגאג'מן(פליקר).

רוצה לראות את העבודה שלך על Lifehacker? אֶלֶקטרוֹנִיאנדי.